Knowledge Management Nedir? Huawei Türkiye için KM & CI/CD Süreçleri
Herkese merhaba,
Bu yazımda sizlere Knowledge Management’ın (Bilgi Yönetimi) ne olduğunu, bizim için neden önemli olduğunu, Knowledge Management çeşitlerinin neler olduğunu, hangi aşamalardan oluştuğunu ve Knowledge Management için neler yapabileceğimizi anlatacağım. Ayrıca Huawei’de Knowledge Management için yaptıklarımızdan da bahsedeceğim.
Knowledge Management nedir?
Knowledge Management (KM), bir organizasyonun bilgilerini çalışanların kolayca erişebileceği bir şekilde topladığı, düzenlediği, paylaştığı ve analiz ettiği süreçlerin bütünüdür. Bu bilgi, teknik kaynakları, sık sorulan soruları, eğitim belgelerini ve insan becerilerini içerir.
Knowledge Management System (KMS), şirketler tarafından tüm bilgi belgelerini hem iç hem de dış müşteriler için kolay erişilebilir formatlarda düzenlemeye yardımcı olmak için kullanılan bir araçtır.
Bilgi Türleri
Üç tür bilgi vardır; örtük (tacit), açık (explicit) ve gömülü (embedded).
1.Örtük Bilgi (Tacit Knowledge): İnsanların kafalarının içinde olan ancak açıklanması zor olan bilgidir. Tipik olarak know-how olarak adlandırılan bu bilgi türü sezgisel olabilir ve büyük ölçüde deneyime dayalıdır. Örnek olarak, nefes alma yeteneğinizi düşünün. Birçoğumuzun kolaylıkla yapabileceği bir şey olsa da, aslında nasıl yapılacağını açıklamak başka bir konudur.
2. Açık Bilgi (Explicit Knowledge): Kolayca dökümanlaştırılabilen herhangi bir bilgidir, yani yakalanması, bir veritabanında saklanması ve daha sonra başkalarıyla paylaşılması kolaydır. Bazı açık bilgi örnekleri, veritabanlarında, notlarda, standart işletim prosedürlerinde, videolarda vb. bulunan bilgileri içerir.
3. Gömülü Bilgi (Implicit, Sharing, Embedded Knowledge): Bu bilgi sistemik süreçlerde, rutinlerde, kılavuzlarda, yapılarda ve organizasyon kültürlerinde bulunur. Yönetim girişimleri yoluyla resmi olarak veya kuruluşların diğer iki bilgi türünü kullandığı ve uyguladığı gayri resmi olarak gömülüdür. Gömülü bilgi açık kaynaklarda bulunabilirken, bir şeyi belirli bir şekilde yapmanın bir işletme için neden önemli olduğu her zaman hemen açık değildir.
Bilgi Yönetim Sürecinin durumları nelerdir?
Farklı kaynaklarda, Bilgi Yönetimi sürecinin farklı yorumlar nedeniyle az ya da çok aşamadan oluştuğunu görebilirsiniz. Bu süreci dört ana bölüm olarak değerlendirebiliriz.
- Bilgi Toplama: Bu, veri girme, optik karakter tanıma ve tarama, çeşitli kaynaklardan bilgi çekme ve dahil edilecek diğer bilgileri aramayı içerir.
- Bilgi Depolama ve Organizasyon: Süreçteki bu adım, içeriği bulmak için bir bilgi yönetim sisteminde kataloglamayı ve indekslemeyi ve kullanıcıların sindirmesi için daha fazla ilgili bilgi sağlamak için bu içeriğe bağlantılar yerleştirmeyi içerir.
- Bilgi Dağıtımı: Bu, kullanıcıların FAQ’lar, eğitim videoları, teknik incelemeler ve kılavuzlar dahil olmak üzere bilgilere erişmesi için bir yol sağlar.
- Bilgi Kullanımı: Bilgi kullanıcılara dağıtıldıktan sonra, onu eyleme geçirmeleri gerekir.
Bir Organizasyonda Bilgi Yönetiminin Faydaları
- Organizasyondaki bilgi eksikliklerinin tespit edilmesini ve böylece eksikliklerin giderilmesini sağlar.
- Çalışanlar arasında kurumsal hafızanın transferini sağlar.
- Çalışanların ihtiyaç duydukları bilgilere daha hızlı erişmelerini sağlayarak verimliliği artırır.
- Süreçlerin ve prosedürlerin en doğru durumlarının kayıtları tutularak olası karışıklıkların önüne geçilir ve organizasyon içinde standardizasyon sağlanır.
Ancak kurum/firmada bilgi yönetim sistemini kullanırken dikkat etmemiz gereken bazı noktalar vardır. Bunlar,
- Bilgi hızla değişiyor, paylaşılan bilgilerin güncelliği her zaman takip edilmelidir.
- Bilgi güvenliği unutulmamalıdır. Doğru kişilerin doğru bilgileri görmesini sağlamak için kullanıcı izinleri ve güvenlik seviyeleri ayarlanmalıdır.
Huawei Türkiye’de KM & CI/CD Süreçleri
Peki Huawei Türkiye olarak Bilgi Yönetimi için ne yapıyoruz? Kurum içi bilgi eksikliklerini tespit etmek ve bu eksiklikleri gidermek için Bilgi Yönetim Komitesi ve KM alanındaki uzmanlarla kurum içi eğitimler düzenliyoruz.
Çalışanlarımızın deneyimlerini ve bilgilerini FAQ, makale ve know-how gibi farklı formatlarda paylaşmalarına destek oluyoruz. Ortaya çıkan bu KM verilerini organize ediyor ve diğer tüm çalışanların erişmesi için saklıyoruz. Her çalışanın kolayca erişebilmesi için KM platformlarını kullanıyoruz.
Dışarıda ise Medium, Huawei Forum Developer, Reddit gibi platformlar hakkında bilgilerimizi paylaşıyoruz.
Üniversitelerle iş birliği yaparak alanında uzman arkadaşlarımızın öğrencilere konferanslar, workshoplar ve TechTalks yapmalarını sağlıyoruz.
Ayrıca video kayıdı eğitim serileri ile bu bilginin topluma aktarılmasına katkıda bulunuyoruz. Son olarak tüm dünyada ve Türkiye’de Huawei Developer Groups (HDG) ile etkinlikler düzenliyoruz.
