Zamanı Nasıl Etkili Yönetiriz?

Zaman, günümüz şartlarına baktığımızda en değerli kaynaklardan biri. İyi bir haber ise aynı zamanda yönetebileceğimiz bir kaynaktır. Peki Nasıl?

Zamanı etkin ve etkili yönetebilmemiz adına bazı kurallar var. Bunları paylaşacağım ancak her yiğidin yoğurt yiyişi farklıdır sözünden yola çıkarak şunu söyleyebilirim ki kendi iş akış sürecinize göre kendi yöntemlerinizi oluşturabilirsiniz. Önemli olan bu kuralları gerçek hayata uygularken kendi öz kontrolünüzü hayat felsefesi haline getirerek zamanınızın yöneticisi olmanız.

Uygulayacağınız pratiklerle günümüzün en büyük ikilemlerinden birine bireysel bazda herkesin kendi çözümünü getirmesine destek olmasını umuyorum.

Zamanı yönetmeye çalışırken bize engel olan zaman çalıcılarımız neler olabilir?🤔

Konfor Alanındaki Alışkanlıklarımız ve Davranışlarımız

Rahat ve güvende hissettiğimiz alandan çıkmak düşündüğümüz kadar kolay olmayabilir. Maalesef bu alan bizi monotonlaştıran ve gelişip ilerlememizi engelleyen alandır. Eğer telefonda geçirdiğiniz vakti azaltmak istiyorsanız, buradaki konfor alanından çıkışı kademeli olarak azaltabilirsiniz. Telefonu farklı bir odaya koyup dikkatinizi dağıtmasına izin vermeden kitap okumayı deneyebilirsiniz. İlk zamanlarda bunu yarım saat yapabilirken zamanla bunu daha uzun saatlere çıkmasını sağlayabilirsiniz.

Erteleme Alışkanlığımız

Neden erteliyoruz? Çünkü mevcut alışkanlarımızdan vazgeçmek istemiyoruz.

Ertelemek istediğimiz işle ilgili kaygılarımız olabiliyor. Mesela spor, diyet, yabancı dil öğrenmek gibi..

Aynı zamanda zorunlu olarak düşündüğünüz şeyleri yapmak zor gelebiliyor. Spor yapmalısın! Bu düşünce bizde hemen isteksizlik yaratıyor. Yapmalıyım yerine yapmak istiyorum diyebilirsiniz.

Alışkanlıklarda 21 gün kuralını hepimiz biliyoruz. Ertelediğiniz her konu için bu kuralı uygulayabilirsiniz. Yaşanımızın lideri olmak için bu kural bize bir kapı açacaktır. Çünkü ertelediğimiz her şey bize yük.

Bir işe başladıktan sonra devamı gerçekten geliyor. Başlamak bitirmenin yarısı sözünü duymuşsunuzdur. Orası bir eşik. O eşiği aştığınızda gerçekten çok hızlı bir şekilde sonuç alıyoruz. O yüzden aklınızda bir planınız varsa HEMEN BAŞLAYIN 😊

Çoklu Görev (Multitasking)

Tanım olarak baktığımızda birkaç işi aynı anda yapmaya çalışmak. Hatta çevrenizde son zamanlarda duymuşsunuzdur. “Ben çok multitasking biriyim. Aynı anda birkaç işi bitiririm” diye. Maalesef zamanı yönetmek için verimli bir yöntem değildir. Her işi tek seferde odaklanarak yapıp, onu rafa kaldırıp diğer görevlere geçmek en verimli yöntemdir.

Beynimizin bir süzme kapasitesi vardır. İki işi aynı anda aynı kalitede yapmamız maalesef mümkün değil. Bir işi düzgün yapabilecekken, ne o iş olur ne o iş olur. Amacımız burada hız kazanmak biliyorum ancak günün sonunda çok iş yaparsınız ama hiçbir şey yapmamışsınız hissi verir. Verimli sonuç alamayız.

Duygusal Dayanıklılık

Olaylar karşısında iyi uyum sağlama süreci olarak tanımlanabilir. Duygusal dayanıklılık davranışı da sonradan öğrenilebilen davranışlardan biridir. Bu süreçteki kabullenme ve uyumlanma sürceni kolay ve hızlı atlatıyor olmak da karşılatığımız zorluklarda zamanımızı etkin kullanmada oldukça önemli.

Hayır Diyebilmenin Önemi

Belki de en çok zorlandığımız konulardan biri. Hayır diyebilmenin çevresel ve kültürel faktörlerle de oldukça ilgili olduğunu düşünüyorum. Buna toplumsal cinsiyet rollerini de ekleyebiliriz.. Bunu karşı tarafa gösterdiğimiz olumsuz veya kötü bir davranış olarak algılamak yerine tıpkı evet diyebilmek kadar önemli olabileceğine odaklanabiliriz. Kullandığımız bilinçsizce evet’ler bizi tutarsız duruma da düşürebilir. Zamanı yönetirken de kullanacağımız doğru hayır tutumları oldukça önemlidir.

Destek İstemenin Önemi

Kendimize yetebileceğimizi düşünüp başkalarından destek almadan işlerimizi yapmaya çalışıyoruz çoğu zaman. Bunu iş hayatında da görmemiz mümkün. O yüzden işlerimizi delege etmek çok önemli. Bizden daha iyi yapan kişilere iş devri yapmalıyız. Böylece geri kalan daha önemli işlere zaman ayırabilirsiniz. Tıpkı hayır demek gibi bir eşik noktasıdır.

Bazen de destek istememek aşırı kontrol isteğinden kaynaklı olabiliyor. Güzel haber şu ki delegasyon öğrenilebilir. Özgüvenin bir parçasıdır.

Zamanı Etkili Yönetmede Kullanabileceğimiz Teknikler🌟

Eisenhower Matrisi

Eisenhower Matrisi ile yapmayı düşündüğümüz işleri 4 kategoriye ayırıyoruz:

1. Acil — Önemli: Öncelik sıramızın en başına gelmesi gereken işlerdir. Bu işleri hemen yapmalıyız.
2. Acil Değil — Önemli: Geleceğinizde gerçek fark yaratan uzun vadeli planlarınızın olduğu, gerçekten kendi isteklerinizle belirlediğiniz bölge.
3. Önemli Değil -Acil: Genelde gelen e-mailler, çalan telefonlar, iş yerinde başkalarının kendileri için sizden istedikleri vs buna girer. Eğer yapabiliyorsanız bu işleri başkasına devredin.
4. Önemli Değil-Acil Değil: Yapsanız iyi olur ama yapmasanız da hayatınızda çok şey farkettirmeyecek işler. Daha önemli işlere vakit ayırmak istiyorsanız, bu tür işleri direkt elimine de edebilirsiniz.

Pareto 80/20 Kuralı

Bir işteki etkinin büyük kısmı (yüzde sekseni), onu etkileyen faktörlerin yalnızca küçük bir oranı (yüzde yirmisi) tarafından belirlenir. Örneğin, kıyafet dolabımızdaki kıyafetlerin %20’si aslında ihtiyacımızın %80 karşılayan ve kullandığımız kısımdır.

Pomodoro Tekniği

Bu tekniğin temelinde kısa süreli çalışma seansları ve bunları takip eden mini molalar yatmaktadır.

25 Dakika İçin Bir Zamanlayıcı Ayarla: Bu 25 dakikalık zaman dilimi ilk ‘’pomodoro’’ olsun. Bu senin özel çalışma süren oluyor ve işini kesintisiz olarak sürdürerek olan bu süreyi kullanman gerekiyor.

5 Dakikalık Bir Mola Ver: Kesintisiz çalışma dönemi pomodoro tekniğinin yalnızca bir bölümü olarak tanımlanıyor. Molalar da çalışma aralıkları kadar önemli oluyor. 25 dakikalık çalışma dönemi bittikten sonra dur ve bu kez zaman ayarlayıcını 5 dakika için ayarla.

Döngüyü 3 Kez Tekrarla: 25 dakikalık 4 tane ‘’pomodoro’’ tamamlamak, 1 tam döngüyü tamamlamak anlamına geliyor. Dördüncü pomodoro haricinde her bir 25 dk ders 5 dk mola ile ödüllendirilmelidir.

Parkinson Kuralı

Parkinson yasası, “yapılan iş, işin bitirilmesi için ayrılmış süreyi dolduracak şekilde genişler” olarak tarif edilebilecek durumu tanımlamak için kullanılır.

Parkinson yasasına göre eğer bir işin tamamlanması için 1 hafta zaman verilmişse ama işin bitirilmesi gerçekte yalnızca 1 gün alacaksa, çoğunlukla iş yine de uzatılır ve sonuç olarak tamamlanması bütün bir haftayı bulur.

Zamanı yönetmede bu tekniklerden kendimize en uygun olanı seçebiliriz.

Sizin zamanı yönetmede kullandığımız farklı teknikler neler? 😉

Etkin zaman ve daha keyifli bir hayat diliyorum hepimize 💖