เจาะลึก! ข้อแตกต่างของการประชุมระหว่างที่ออฟฟิศ บ้าน คาเฟ่ หรือ Coworking space
โลกเรานั้นเปลี่ยนแปลงไปเป็นอย่างมาก โดยเฉพาะวิถีชีวิตของเหล่าวัยทำงาน ที่เมื่อก่อนเวลาจะประชุมก็จะต้องจมอยู่แต่ในบรรยากาศเดิมๆ ชวนหลับ แต่ตอนนี้หลายๆ บริษัทก็เปิดโอกาสให้เริ่มมีการประชุมในสถานที่ใหม่ๆ นอกเหนือจากออฟฟิศได้ โดยวันนี้เราก็จะมาเจาะลึกถึงความแตกต่างกับ 4 สถานที่สุดฮิตที่ใช้ในการนัดประชุมกันจ้า
1. ออฟฟิศ
เริ่มด้วยสถานที่พื้นฐานที่ไม่ว่าจะกี่ยุคสมัย ใครๆ ต่างก็ต้องมาประชุมกันที่นี่ นั่นก็คือ ‘ออฟฟิศ’ นั่นเอง
ข้อดี
การประชุมที่ออฟฟิศนั้นข้อดีอยู่ที่พนักงานจะรวมตัวกันได้อย่างง่ายดาย รวมไปถึงการประกาศนัดหมายการประชุมด้วย อีกทั้งยังประหยัดเวลา เพราะพนักงานไม่จำเป็นที่จะต้องเสียเวลาในการเดินทางออกไปข้างนอก หรือถ้าเป็นการนัดประชุมคุยกับคู่ค้า การที่ได้ประชุมในออฟฟิศตัวเองนั้น ก็ยิ่งสบายใจไปกว่าครึ่ง เพราะเรียกได้ว่าเป็นนี่เป็นถิ่นของเรา ด้วยเหตุเหล่านี้การประชุมในออฟฟิศนั้นจึงยังติดโพลล์ยอดฮิตของเราอย่างไม่ต้องสงสัย
ข้อเสีย
หลายๆ ออฟฟิศขาดงบในการพัฒนา อุปกรณ์ก็ไม่ทันสมัย ขาดตกบกพร่องไม่ได้รับการซ่อมแซม ไม่เอื้ออำนวยเวลาประชุมนำเสนอ อีกทั้งปัญหาห้องประชุมไม่เพียงพอหรือความผิดพลาดคลาดเคลื่อนในการจองห้องประชุมจนเป็นเหตุให้ประชุมเป็นอันต้องเลื่อนออกไป ก็ยังเป็นปัญหาหลักของการนัดประชุมที่ออฟฟิศหลายๆ แห่ง
2. บ้าน
‘บ้าน’ เป็นสถานที่อีกแห่งที่หลายๆ คนอาจจะนึกไม่ถึง ส่วนใหญ่แล้วการนัดประชุมที่บ้านนั้นจะเกิดขึ้นกับบริษัทที่เล็กๆ หรือแนวสตูดิโอสายอาร์ตต่างๆ ที่ปรับปรุงบ้านให้กลายเป็นที่ทำงาน หรือไม่ก็คือการนัดประชุมอย่างเร่งด่วนของบริษัท
ข้อดี
การประชุมในบ้านนั้นแน่นอนว่าจะต้องเป็นความอบอุ่น ความใกล้ชิดและเป็นกันเอง สถานที่เล็กๆ ที่คุ้นเคย ความวุ่นวายน้อยๆ ที่ทำให้พอมีสีสัน ทำให้การประชุมที่บ้านนั้นมีบรรยากาศเหมือนคุยกันกับคนในครอบครัว
ข้อเสีย
ก็จะคล้ายๆ กับการประชุมที่ออฟฟิศ นั่นก็คือความไม่พร้อมของอุปกรณ์ต่างๆ ที่จะใช้ในการประชุม เนื่องจากบ้านเป็นที่อยู่อาศัย จอสไลด์หรือกระดานคงมีไม่เพียงพอ เสียงรบกวนจากภายนอกก็จะเข้ามาได้ง่าย ยิ่งถ้าหากมีพนักงานที่เพิ่มขึ้น สถานที่ก็อาจจะคับแคบเกินไป รวมถึงการจะนัดหมายให้มาประชุมที่บ้าน เพื่อนๆ เชื่อเถอะว่าจะต้องมีพนักงานบางคนรู้สึกไม่ปลอดภัยอย่างแน่นอน พูดแล้วก็แอบกลัวนิดๆ เพราะคนเราสมัยนี้น่ากลัวนัก รู้หน้าไม่รู้ใจ
3. คาเฟ่
ผ่านมาสองที่แล้วที่เราได้ทำการชำแหละให้เห็นถึงข้อดีข้อเสีย คราวนี้ก็มาถึงตาของ ‘คาเฟ่’ สถานที่บรรยากาศดีพร้อมอาหารและเครื่องดื่มหลากหลายชนิดชวนหลงใหล
ข้อดี
แน่นอนว่าจุดเด่นของการนัดประชุมที่คาเฟ่นั้น อันดับหนึ่งก็คือบรรยากาศอย่างแน่นอน เพื่อนๆ ลองคิดภาพการประชุมไป จิบชา กาแฟ หรือน้ำหวานโซดาต่างๆ ช่วยเพิ่มความผ่อนคลายและความสดชื่น ทำให้ตื่นตัว ก็สามารถทำให้เกิดบรรยากาศดีๆ ระหว่างการประชุมเพิ่มมากขึ้นแน่ๆ
ข้อเสีย
หลักๆ เลยคือขาดความเป็นส่วนตัว คาเฟ่ที่เน้นบรรยากาศ อาหารและเครื่องดื่ม จะต้องมีผู้คนมาจับจองที่นั่งกันมากมายเต็มร้าน เสียงจุกจิกมากมายแทรกระหว่างการประชุมสร้างความสับสน ที่นั่งก็ไม่เพียงพอ เรียกได้ว่าถ้าไม่ได้ไปจับจองที่นั่งตั้งแต่ร้านเปิด ก็จะเจอปัญหาโต๊ะเต็มอย่างแน่นอน นี่ยังไม่รวมถึงอุปกรณ์อำนวยความสะดวกในการประชุมที่ไม่เพรียบพร้อมด้วยนะ ลองนึกสภาพปลั๊กไฟที่มีไม่พอกับจำนวนคนที่ต้องการใช้สิ การประชุมจะต้องติดขัดสุดๆ จะประชุมทีวุ่นวายกันไปเลยทีเดียวเชียว
4. Coworking space
สำหรับแห่งสุดท้ายนี้ เป็นสถานที่ที่เรียกได้ว่าปัจจุบันนี้กำลังรุ่งเรืองเลยก็ว่าได้ ‘Coworking space’ สถานที่ที่เหล่าคนทำงาน ผู้ประกอบการ ฟรีแลนซ์ นักเรียนและนักศึกษา จะมาแชร์พื้นที่ใช้งานกัน ความเบื่อจะต้องหายไปเมื่อได้มาเยือนที่แห่งนี้
ข้อดี
การแข่งขันที่สูงขึ้นทุกวันของ Coworking space แต่ละแห่งถือเป็นสิ่งที่ดีต่อผู้ใช้บริการ ข้อดีของสถานที่แห่งนี้สามารถกลบข้อเสียได้อยู่หมัด เพราะการประชุมที่ Coworking space นั้น สะดวกสบายและมีอุปกรณ์ครบครันกว่าที่ใครหลายๆ คนคิด! ไม่ว่าจะเป็นความเร็วของอินเทอร์เน็ต จำนวนปลั๊กไฟ รวมทั้งอาหารว่างทั้งหลายที่มีบริการให้ฟรี ถือว่าที่นี่เป็นสิ่งที่ตอบโจทย์อย่างถึงที่สุดกับไลฟ์สไตล์ของคนในยุคนี้
Coworking space ส่วนใหญ่แล้วมักแบ่งพื้นที่อย่างเป็นระเบียบ สามารถใช้บริการได้ตั้งแต่วัยนักเรียน นักศึกษา จนกระทั่งถึงวัยทำงาน หรือหากเป็นในส่วนของผู้ประกอบการ ทาง Coworking space ก็มีในส่วนของห้องประชุมขนาดต่างๆ ไม่ว่าจะขนาด 2 คน 6 คน หรือจะมาเป็น 10 คน สถานที่แห่งนี้ก็พร้อมให้บริการอยู่เสมอ ยิ่งสำหรับฟรีแลนซ์หรือผู้ทำงานที่ต้องพึ่งพาดิจิทัลและคอนเนคชั่นแล้ว การใช้สถานที่นี้เป็นฐานทัพ ก็จะมีโอกาสได้พบเจอผู้คนใหม่ๆ ได้มากขึ้นอีกด้วย
ข้อเสีย
การประชุมใน Coworking space นั้นอาจจะมีข้อเสียอยู่ตรงที่เราจะต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมขึ้นมาจากปกติ ยิ่งถ้าเป็นสถานที่ที่อยู่ในเมืองก็จะยิ่งมีราคาที่สูง ทำให้เกิดโอกาสที่งบจะบานปลายหรือตัวพนักงานเองอาจจะเพลิดเพลินกับบรรยากาศและสิ่งอำนวยความสะดวกจนเกินไปและการประชุมไม่คืบหน้า
สุดท้ายนี้ไม่ว่าอย่างไรก็ตาม การจะประชุมในแต่ละครั้ง ก็ขึ้นอยู่กับความสะดวกของทุกคนและเนื้อหาของการประชุมของแต่ละบริษัท เราหวังเป็นอย่างยิ่งว่าบทความของเรานั้น จะสามารถช่วยเพื่อนๆ ในการตัดสินใจเลือกสถานที่ในการประชุมกันได้นะจ๊ะ
