Todo mundo quer ser ágil, mas será que estão dispostos a mudar?

Nos últimos anos, o mundo corporativo tem passado por transformações cada vez mais rápidas e disruptivas. Para que uma empresa avance e se mantenha competitiva, precisa desenvolver a capacidade de se adaptar rapidamente a novos cenários. Isso fez com que novas técnicas de gestão surgissem para preparar a empresa, deixando-a apta a enfrentar sem medo os constantes turbilhões mercadológicos causados pelo avanço da tecnologia.

Por essa razão, é fundamental que o processo de gerenciamento seja altamente eficiente. A boa notícia é que não faltam métodos de gestão de projetos. E são criados para facilitar as atividades das equipes, aumentando o nível de eficácia, organização e obtenção de resultados. Os prestadores de serviços de tecnologia já entenderam bem a importância dessas ferramentas. Mas e os clientes? Percebem valor? Possuem barreiras para aderir ao planejamento proposto?

O Método Ágil, uma das mais novas ferramentas de gerenciamento de projeto, apresenta uma oportunidade única para que o cliente entenda e acompanhe o dia-a-dia de desenvolvimento e implantação de suas demandas.

Mas, infelizmente não é tão simples. Convencer o cliente de que ele vai passar a ter responsabilidades frequentes durante o projeto, que tudo é planejado dentro de um determinado ciclo, que a participação dele é fundamental para o sucesso das “sprints”, e que estar disponível é premissa fundamental, bom, isso requer um pouco de paciência.

Quando um cliente busca um fornecedor ele procura, basicamente, alguém que resolva o seu problema de forma rápida e assertiva. Muitas vezes, porém, temos a impressão de que ele quer transferir a responsabilidade do produto final direto para o prestador de serviço, como se fosse possível saber em detalhes todos os processos internos, todas as necessidades do produto, e, principalmente, as expectativas das áreas envolvidas.

Esta mentalidade é resquício das metodologias ultrapassadas, onde a relação cliente-contratante se dava apenas pelo acompanhamento de um cronograma em uma planilha de Excel.

Métodos ágeis, uma luz no fim do túnel. E não é o trem.

As metodologias ágeis são, sem dúvida, uma tendência irreversível para gerenciamento de projetos, pois aproximam os times do cliente e do fornecedor, além de oferecer entregas em etapas, ajudando o cliente a ter contato com o produto final antes, corrigindo o seu percurso sempre que necessário.

Embora ainda insipiente, empresas que começaram a usar os métodos ágeis já comprovaram sua eficiência. A introdução não é fácil: exige muita disciplina, investimento em treinamento e captação de pessoas para replicar o modelo a cada novo funcionário. Em média, as empresas levam de 2 a 3 anos para poder fazer a virada de cultura.

Os pilares desta metodologia são simples. Para os clientes: transparência, engajamento e adaptação. Para a equipe: auto-organização, acompanhamento e qualidade. Somadas essas características, a chance de sucesso e satisfação são grandes.

Para quem ainda não está muito familiarizado com o conceito, um pouco de história: a gestão ágil surgiu na década de 80, devido às sucessivas exigências do mercado por inovação, produtividade, flexibilidade e melhoria na qualidade dos projetos de software. Porém, foi apenas em 2001 que a expressão “metodologias ágeis” ou Agile tornou-se conhecida, quando especialistas em processos de desenvolvimento de software criaram o “manifesto ágil”.

Resumidamente: o conjunto de funcionalidades a ser entregue em um projeto são agrupadas no Product Backlog. No início de cada sprint, é realizada uma reunião de planejamento em que serão priorizados os itens do Backlog de produto e então selecionadas as atividades que serão implementadas durante a próxima sprint. Essas tarefas passam a compor o Sprint Backlog.

No início de cada dia do período de sprint ocorre uma reunião. Ela tem por objetivo compartilhar com o time o que foi concluído no dia anterior, e quais as prioridades do dia atual. No final da sprint, ocorrem reuniões com as conclusões do que foi entregue, uma análise das dificuldades e necessidades de melhorias para as próximas fases. Com base nisso, é feito o planejamento para a próxima sprint.

Intensidade e melhoria contínua a cada nova etapa.

Como o método ágil se difere do gerenciamento tradicional?

Ao utilizar um modelo ágil, com entregas interativas e incrementais, você disponibiliza um pacote pronto para uso ao final de cada sprint. Isso diminui o risco de erro e insatisfação em relação ao produto, pois pode-se ter uma visão do todo já nas primeiras reuniões. No projeto tradicional, a entrega é feita somente no final. Qualquer alteração só poderá ser feita após a entrega. Se o problema for em alguma premissa, por exemplo, significará um super retrabalho ou até inviabilizar o projeto.

De tudo isso, uma certeza: cada minuto perdido em migrar para uma ferramenta moderna de gerenciamento significa um risco grande de sua empresa perder competitividade.

Como implementar a mudança na sua empresa?

Hoje, as pessoas têm um sentido aguçado para fazer sugestões e apontar soluções para tudo. Mas, quando uma mudança aparece diante de nós, existe muita resistência.

Por onde começar:

1) Treinamento: conheça em detalhes a metodologia e veja como ela pode ser adaptada à realidade da sua empresa. Eleja o Scrum Master que será responsável pelos processos e por maximizar o conhecimento.

2) Replique o conhecimento: A melhor forma de iniciar a implantação dos métodos ágeis é, sem dúvida, vendendo a ideia para o seu time. Mostrar a agilidade de entregas, o nível de assertividade do produto e o foco em qualidade é algo essencial, além de engajar o seu time.

3) Inicie a implementação em etapas: uma mudança não pode ser implementada de uma hora para outra. Provavelmente sua empresa está no modelo ainda antigo de cascata e uma mudança de cultura pode ser incômoda. Escolha um projeto piloto para testar o novo modelo.

4) Identifique indicadores de sucesso: converse com a equipe para ver o que deu certo e o que precisa ser melhorado. Mostre os resultados. Aperfeiçoe o método. E se der pra demonstrar que o custo for menor já no primeiro projeto, aí é gol de placa!

Mudanças são boas, acredite.

E aí, você ou a sua empresa estão preparados?