AGILE PRACTICES & METHODS
แชร์ประสบการณ์จากกิจกรรม “AGILE PRACTICES & METHODS” วันอาทิตย์ ที่21 กรกฎาคม 2562 โดยคุณดามพ์ (มงคล หงษ์ชัย)
เนื่องจากได้รับโอกาสเข้าร่วมกิจกรรม “AGILE PRACTICES & METHODS” ในวันอาทิตย์ ที่21 กรกฎาคม 2562
ซึ่งดำเนินกิจกรรมโดยพี่ “ดามพ์ มงคล หงษ์ชัย” AGILE COACH, SCRUM MASTER และที่ปรึกษาทางธุรกิจที่มีประสบการณ์กว่า 5 ปี ในอุตสาหกรรม HIGH-TECH และ STARTUP ในซิลิคอนแวลลีย์, ประเทศไทย และออสเตรเลีย อีกทั้ง เป็นผู้ฝึกสอนเพื่อช่วยให้ผู้คนเข้าใจถึงความคล่องตัวด้วยการทำงานแบบ AGILE ในสหรัฐอเมริกา, ไทย, ฮ่องกง, สวีเดน, เนเธอร์แลนด์, เบลเยียม และโปแลนด์
หลังจากได้รับความรู้แบบเข้มข้นจากกูรูตัวจริงด้าน AGILE จึงอยากนำมาแบ่งปันแก่ผู้ที่สนใจ เผื่อจะนำไปปรับใช้เป็นบันไดไต่สู่ความสำเร็จในยุค DIGITAL TRANSFORMATION ด้วยกัน…
เริ่มต้นด้วยการทำความรู้จักกับสมาชิกทุกท่านผ่านกิจกรรม “HELLO FRIENDS”
กติกา (รอบที่1)
- จัดแถวโดยเรียงลำดับ วันที่, เดือน และเวลาเกิด จากต้นปี-ปลายปี (กรณีเกิดวันเดียวกันใช้เวลาตัดสิน)
- ห้ามสื่อสารกันด้วยการพูดคุย (งดใช้เสียง และภาษากาย)
- ให้สื่อสารกันผ่านแอพพลิเคชั่น Line เท่านั้น (ห้ามใช้ Line Group ในกรณีที่รู้จักกันมาก่อน)
“จัดแถวเสร็จใช้เวลาทั้งสิ้น 7.37 นาที” (สมาชิก 15 ท่าน)
กติกา (รอบที่2)
- จัดแถวโดยเรียงลำดับ ระยะทางระหว่างที่พักกับสถานที่จัดกิจกรรมจากใกล้-ไกล
- ให้สื่อสารกันโดยการพูดคุย
“จัดแถวเสร็จใช้เวลาทั้งสิ้น 1.40 นาที” (สมาชิก 15 ท่าน)
สิ่งที่ได้เรียนรู้จากกิจกรรม “HELLO FRIENDS” คือ เทคโนโลยีที่มันเข้ามาก็ไม่ได้ช่วยทำให้การสื่อสารของเราดีขึ้น การสื่อสารแบบ Face to Face ยังคงเป็นรูปแบบการสื่อสารที่ดีที่สุด
STEVE DENNING กล่าวว่า “AGILE ไม่ใช่การ IMPLEMENT เครื่องมือ และกระบวนการ แต่มันคือการฝัง AGILE MINDSET ลงไปในความทรงจําของร่างกายต่างหาก”
STEVE DENNING สรุปในหนังสือ “THE AGE OF AGILE” ว่า AGILE เป็นเรื่องของ CUSTOMER, FEEDBACK และ CONNECTION
ซึ่งกำลังจะถูกพิสูจน์ผ่านการทำกิจกรรม “MINI AGILE COOKING” ว่าเป็นเช่นนั้นจริง ๆ หรือไม่?
AGILE VALUES AND PRINCIPLES
4 หัวใจหลักของ AGILE (The Four Values of The Agile Manifesto)
- Individuals and interactions over processes and tools ให้ความสำคัญกับตัวผู้ทำงานและการมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างผู้ทำงาน มากกว่า การทำตามขั้นตอนและเครื่องมือ
- Working software over comprehensive documentation เน้นการสร้างซอฟแวร์ที่ใช้งานได้จริง มากกว่า เน้นเอกสารที่ครบถ้วนสมบูรณ์
- Customer collaboration over contract negotiation ประสานความร่วมมือกับลูกค้ารวมถึงผู้มีส่วนได้เสีย มากกว่า การเจรจาต่อรองตามสัญญา
- Responding to change over following ตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงความต้องการได้ทันที มากกว่า ทำตามแผนงานที่วางไว้
12 หลักการพื้นฐานของ AGILE (The Twelve Principles of The Agile Manifesto)
- Our highest priority is to satisfy the customer through early and continuous delivery of valuable software. ความพึงพอใจของลูกค้าเป็นสิ่งสำคัญที่สุด โดยการส่งมอบงานตรงตามเวลา และได้ในแบบที่ลูกค้าต้องการ และเกิดประโยชน์ใช้งานได้จริง
- Welcome changing requirements, even late in development. Agile processes harness change for the customer’s competitive advantage. สามารถเปลี่ยนแปลงความต้องการได ้ถึงแม้จะเข้าสู่ช่วงท้าย ๆ ของโครงการ เพราะมีกระบวนการที่คล่องตัว สามารถปรับเปลี่ยนได้เพื่อความได้เปรียบในการแข่งขันของลูกค้า
- Deliver working software frequently, from a couple of weeks to a couple of months, with a preference to the shorter timescale. ส่งมอบบ่อยขึ้น เร็วขึ้น เป็นรายสัปดาห์มากกว่ารายเดือน จะช่วยให้ได้รับ feedback จากลูกค้าและนำกลับมาปรับปรุงแก้ไขให้ตรงกับความต้องการลูกค้า
- Business people and developers must work together daily throughout the project. การให้ลูกค้าเข้ามามีส่วนร่วมทำงานกับนักพัฒนาฯ ให้ได้ตลอดช่วงของโครงการ
- Build projects around motivated individuals. Give them the environment and support they need, and trust them to get the job done. สร้างแรงจูงใจให้คนทำงาน สร้างบรรยากาศการทำ งานที่ดี ให้ความช่วยเหลือด้านต่าง ๆ และที่สำคัญต้องไว้วางใจและเชื่อใจทีมงานว่าสามารถทำได้สำเร็จตามวัตถุประสงค์
- The most efficient and effective method of conveying information to and within a development team is face-to-face conversation. วิธีที่ม่ีประสิทธิภาพและประสิทธิผลที่สุดในการถ่ายทอดข้อมูลไปยังบุคคลอื่น และภายในทีมพัฒนาได้อย่างถูกต้องมากที่สุด คือ การพูดคุยแบบเห็นหน้ากัน จะสร้างความเชื่อมั่นระหว่างกันได้
- Working software is the primary measure of progress. ใช้ผลลัพธ์ของงาน เป็นตัววัดผลความก้าวหน้า/ความคืบหน้าของงาน
- Agile processes promote sustainable development. The sponsors, developers and users should be able to maintain a constant pace indefinitely. กระบวนการทำงานแบบ Agile เป็นกระบวนการที่มีความยั่งยืนในการพัฒนาออกแบบงาน ซึ่งจะช่วยคำนวณระยะเวลาการทำงานได้ค่อนข้างใกล้เคียงกับความเป็นจริง ลดความขัดแย้งในการทำงาน ร่วมกันภายในองค์กร
- Continuous attention to technical excellence and good design enhances agility. ให้ความใส่ใจติดตามข่าวสารนำเทคนิค/เทคโนโลยีใหม่ ๆ ที่ทันสมัยกว่า มาใช้ในการออกแบบ เพื่อเพิ่มความคล่องตัวในอนาคต
- Simplicity-the art of maximizing the amount of work not being done-is essential. ความเรียบง่ายเป็นสิ่งสำคัญ-เป็นศิลปะของนักพัฒนาในการเลือก Solutions ที่เหมาะสมในการออกแบบเพราะนั่นจะเป็นการเพิ่มความยากง่ายของงานโดยไม่จำเป็น
- The best architectures, requirements and designs emerge from self-organizing teams. สมาชิกในทีม จะต้องมีความรับผิดชอบในตนเองและต่อเพื่อนร่วมงาน และมุ่งมั่นที่จะพัฒนางานของตนเองให้สำเร็จอย่างมีคุณภาพ (ความสามารถจัดการตนเองได้)
- At regular intervals, the team reflects on how to become more effective, then tunes and adjusts its behavior accordingly. ในช่วงเวลาที่เหมาะสม สมาชิกทีมจะต้องประเมินผลเพื่อสะท้อนออกมาให้เห็นว่า จะเพิ่มศักยภาพ และปรับตัวเข้าหากันเพื่อให้งานบรรลุเป้าหมายได้ดีขึ้นได้อย่างไร
Agile is “easy to understand difficult to master”
ถ้าจะทำเรื่อง Agile ควรเข้าใจเรื่อง 4 Values + 12 Principles ให้ลึกซึ้งก่อน แล้วค่อยสร้างบรรยากาศ หรือปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานให้สอดคล้องกับหลัก 4 Values + 12 Principles
Arie van Bennekum (1 ใน 17 ผู้คิดค้น Agile Manifesto) กล่าวว่า “ถ้าคุณสร้างบรรยากาศและเปลี่ยนวิธีการทำงานให้เกิด 4 Values + 12 Principles ขึ้นมาได้จริง คุณเป็น Agile แล้ว”
ถาม-ตอบ
1.องค์กรไทย ไม่ค่อยมีในเรื่องของการ Reflects, Feedback และ Recognition การจะทำเรื่อง Agile จำเป็นต้องทำเรื่องเหล่านี้ให้เกิดขึ้นก่อนหรือไม่?
ตอบ ไม่จำเป็น หากจะทำเรื่อง Agile ควรเริ่มจากคนกลุ่มเล็ก ๆ เพื่อเป็นตัวอย่างให้เกิดการเรียนรู้ในองค์กรขึ้นก่อน ไม่ควรทำพร้อมกันทั้งองค์กรเพราะเป็นเรื่องใหม่
ผู้คิดค้นเรื่อง Agile แนะนำว่า ให้ทำกับคนกลุ่มเล็กก่อน คนที่เป็น Transformation Key ควรจะเรียนรู้ว่า จะทำให้เกิดขึ้นได้จริงกับคนกลุ่มเล็กทำอย่างไร? กับคน 5 คนทำอย่างไร? เวลาติดปัญหากับคน 5 คนแก้อย่างไร? เรียนรู้แล้วค่อย ๆ เพิ่มจำนวนคนขึ้น
2.การนำ 4 Values + 12 Principles มาประเมินว่าองค์กรเป็น Agile แล้วหรือยัง? มีวิธีการ rating แบบง่าย ๆ แนะนำไหม? คะแนนเฉลี่ยเท่าไรจึงจะถือว่าองค์กรเป็น Agile แล้ว?
ตอบ ประเมิน 4 Values + 12 Principles แต่ละข้อ โดยการให้ rating 1–5
ถ้าได้คะแนนเฉลี่ย 4–5 (ที่มาจากความสัตย์จริง) ก็ถือว่าองค์กรเป็น Agile แล้ว
3.คนหนึ่งคนควรทำ Project หลาย Project แล้วทำงาน Daily ด้วยหรือไม่?
ตอบ การทำงานหลาย Project ไม่ค่อยเหมาะกับคนไทย เพราะคนไทยส่วนใหญ่เรียนหนังสืออย่างเดียวไม่ได้ทำงานด้วย จึงทำให้ Focus อย่างเดียว เรื่องอื่น ๆ พ่อแม่เป็นผู้ป้อนให้ พอเข้าสู่วัยทำงานที่ต้องรับผิดชอบหลาย ๆ อย่างพร้อม ๆ กันทำให้เสีย Focus ต่างจากเด็กต่างชาติที่ทำงานและเรียนไปด้วย เค้าน่าจะทำงานได้หลายอย่าง แต่เอาเข้าจริง ๆ Project เดียวยังจะทำไม่เสร็จอยู่แล้ว ให้มาทำหลายอย่าง และหวังผลสูงด้วย ดังนั้น วิธีการบริหารงานแบบนี้ใช้ไม่ได้แล้วในปัจจุบัน และอนาคต จริง ๆ มันใช้ไม่ได้มาแต่แรกแล้ว
ทักษะคนไทยไม่ได้เหมาะกับการทำงานหลายหน้า มันต้องไปดูก่อนว่ารากเหง้าพื้นฐานพฤติกรรมคนไทยมาจากไหน มันไม่ได้มาเริ่มต้นจากที่ทำงาน มันเริ่มต้นมาจากชีวิตจริง
Generation (Gen)
เราแบ่งกลุ่มประชากรตามช่วงปีที่เกิดออกเป็น Gen B, Gen X, Gen Y, Gen Z, Gen Alpha และ …
ซึ่งมักจะได้ยินคำบ่นเป็นประจำว่า Gen นั้น เป็นแบบนั้น เป็นแบบนี้ “Gen B ทำไม่เข้าใจอะไรยาก?” “Gen Y ทำไม่เอาแต่ใจ?”
ชวนคิดแบบนี้นะครับ รุ่นปู่ รุ่นทวด (Gen B) มีชีวิตที่ลำบาก ข้าวยากหมากแพง ต้องทำงานหนักมาก พอเริ่มประสบความสำเร็จ ก็ส่งต่อมายังรุ่นพ่อแม่ของพวกเรา (Gen X) ซึ่งเริ่มที่จะสบายขึ้นมาบ้าง แต่ก็มีบางคนที่ยังต้องทำงานหนักอยู่ พอมาถึงรุ่นพวกเรา (Gen Y) เรายิ่งสบายขึ้นเพราะคุณพ่อคุณแม่ตามใจ ยิ่งพอเรามีลูก รุ่นลูกของเรา (Gen Z) ก็ยิ่งสบายขึ้นไปอีก ความสบายถูกส่งต่อมาให้เรื่อย ๆ จากรุ่นสู่รุ่น การที่เด็กรุ่นใหม่เป็นแบบนี้ ก็เป็นเพราะกรรมที่เราทำล้วน ๆ
ดังนั้นจะบ่นเรื่อง Gen ไปทำไม ในเมื่อมันเป็นสิ่งที่พวกเราทำมาจากรุ่นสู่รุ่น หยุดบ่นหยุดพูดเรื่องนี้ แล้วหันมาศึกษากันว่าแต่ละคนเริ่มมาอย่างไร? มานั่งคุยกันว่าเราจะปรับตัวเข้าหากันอย่างไร? “Stop Complaining Start Collaboration” ได้แล้ว ไม่ต้องมาบอกหรอกว่า Gen Y เอาแต่ใจตนเอง ก็เราตามใจเค้ามา แล้วพวก Gen Y, Z ก็ไม่เข้าใจว่ารุ่นปู่ รุ่นย่า (Gen B) ต้องลำบากมาขนาดไหนกว่าที่จะมีกินมีใช้อยู่ในทุกวันนี้
หมายเหตุ
- ผู้เขียนเป็นคน Gen Y
- ผู้บรรยายเป็นคน Gen X
ในช่วงกลางทศวรรษ 1990 มีผู้รู้หลากหลายคนหลายคณะ ได้นำเสนอระเบียบวิธีการพัฒนาซอฟต์แวร์ (Software Development Methodology) แบบใหม่ของตนเอง ซึ่งมีลักษณะคล้ายกันคือ ไม่เคร่งในระเบียบวิธีมากเกินไป (Lightweight) เมื่อเทียบกับรูปแบบดั้งเดิมที่เป็นการทำงานแบบหนัก ๆ หน่วง ๆ (Heavyweight) ที่ใช้กันมานานหลายสิบปี ที่รัฐออริกอน ประเทศสหรัฐอเมริกา แต่จากการพบกันครั้งนี ้ยังไม่เกิดอะไรขึ้นมาแบบเป็นชิ้นเป็นอัน
ต่อมาในระหว่างวันที่ 11–13 เดือนกุมภาพันธ์ ปี 2001 เหล่าผู้รู้ที่มีส่วนร่วมในการนำเสนอระเบียบวิธีการพัฒนาซอฟต์แวร์แบบใหม่ทั้ง 17 คน ได้มีโอกาสนัดพบปะกัน ณ รีสอร์ท แห่งหนึ่งในรัฐยูทาห์ ประเทศสหรัฐอเมริกา เพื่อหารือถึงแนวทางร่วมกันในการนำเสนอสิ่งที่กลุ่มคนเหล่านี้ได้ค้นพบ ซึ่งได้ข้อสรุปว่าชื่อ “Agile”
Kent Beck ยกตัวอย่างสิ่งที่เขาพบเจอในการทำงานให้ฟังว่า “เขาถูกมอบหมายให้ทำ Project 2 คนกับเพื่อน ต่อมาหัวหน้าแจ้งกับเขาว่า เพื่อนของเขาต้องไปทำ Project อื่น จากที่วางแผนว่าจะเสร็จภายใน 6 สัปดาห์ ทำให้ Project กว่าจะเสร็จต้องใช้เวลาถึง 12 สัปดาห์ โดยที่เขารู้สึกแย่กับตัวเองมาก ยิ่งไปกว่านั้น หัวหน้าของเขากร่นด่าว่าเขาทำงานช้ามาก และแจ้งว่า Project นี้ล้มเหลวเพราะเขา แต่ตัวเขาเองก็ยอมในสิ่งที่หัวหน้าของเขาแจ้ง ซึ่งต่อมา Kent Beck ก็เริ่มคิดได้แล้วว่าแบบนี้มันไม่ใช่ความผิดของเขาเพราะโปรเจ็คนี้ต้องใช้คน 2 คน ถึงจะทำเสร็จภายในระยะเวลา 6 สัปดาห์ ดังนั้นการทำงานไม่ได้ตามเป้าหมายครั้งนี้ของเขาคือความผิดพลาดของหัวหน้าของเขานั่นเอง
ลักษณะแบบนี้คล้ายกับการ์ตูนที่มีการเขียนล้อกันที่สหรัฐอเมริกาเกี่ยวกับแนวคิดที่ชื่อว่า “ Dilbertesque Organization” ซึ่งก็คือ องค์กรที่ปรับคนที่ตันด้าน Technical แล้ว ให้ไปเป็นระดับ Manager เพราะองค์กรคาดหวังว่าเรื่อง Technical ไม่ได้เรื่องคนน่าจะได้ เรื่องคนนั้นง่าย ๆ แค่ไปสั่งให้คนที่เก่งด้าน Technical ทำงานแค่นั้นเอง แต่กลับกลายเป็นว่าคนที่ Technical ไม่ได้ เรื่องคนก็น้อยมากที่จะได้ ดังนั้น องค์กรก็มีหลากหลายมิติที่ทำให้เกิดการทำงานแบบ Heavyweight เกิดขึ้น
คำถามชวนคิด?
เหตุผลใดที่ทำให้คุณอยากลาออก ไม่อยากไปทำงาน หรือหากเลือกได้พรุ่งนี้อยากเกษียณเลย ?
ตอบ ?
โลกใบเดิม
การบริหารแบบ Traditional Management ในโลกใบเดิมที่มีการทำงานที่เรียกว่า “Waterfall” การทำงานแบบนี้ยกตัวอย่างเช่น
- ถามลูกค้าเอามาให้ครบ (3 เดือน)
- เอาสิ่งที่คิดว่าลูกค้าให้ครบแล้วมาออกแบบ (3 เดือน)
- ลงมือทำ (3 เดือน)
ถ้าเป็นคนท้อง Product คงออกมาแล้ว (9 เดือน) แต่การทำงานแบบ Waterfall นั้น Product ไม่ออก…
ทั้ง 17 คน (The Agile Alliance) บอกว่าไม่เอาแล้วพอแล้วกับการทำงานแบบนี้ ขอคิดวิธีการทำงานแบบใหม่
Bob Martin เชิญเจ้าของการทำงานแบบใหม่ หรือ Lightweight มาประชุมร่วมกันในปี 2001 ทำให้พบจุดร่วมของ Framework ของการทำงานแบบใหม่ทั้ง 10 แบบ คือ 4 Values + 12 Principles
หมายเหตุ
- AGILE ถูกเขียนขึ้นเป็นครั้งแรกในปี 2001
- Scrum ถูกคิดค้นอย่างเป็นทางการในปี 1993
- Jeff Sutherland และ Ken Schwaber ช่วยกันคิดเรื่อง Scrum ขึ้นมา แต่ Mike Beedle (ปัจจุบันเสียชีวิตแล้ว) คือผู้ที่นำไปใช้เป็นคนแรก ๆ
ในปี 2001 มี Framework ให้เลือก 10 แบบ แต่ในปี 2019 มี Framework ถึง 40 แบบให้เลือกใช้
บทสรุป
โลกใบเดิม การบริหารงานก็แบบหดหู่อย่างที่เราสัมผัสมา ประกอบกับการทำงานแบบเดิมมีแค่ Framework เดียวคือ Waterfall ซึ่งมาจากนิสัยของพวกเราเองที่ติดมาจากที่เรียน (ถาม?เวลาได้รับ Project มาตอนต้นเทอมทำเสร็จตอนไหน ตอบ คืนสุดท้าย ก่อนส่ง ) ถึงแม้เราจะได้รับเวลาที่เยอะมาก แต่เราก็จะทำเสร็จคืนสุดท้ายอยู่ดี แล้วเราก็ติดนิสัยมาที่ทำงาน ถึงเวลาแล้วที่เราต้องเปลี่ยนไปสู่โลกแห่ง AGILE
สิ่งที่มักเข้าใจผิด
หลายท่านอาจคิดว่าถ้าทำตาม Scrum แล้วจะได้การทำงานแบบ AGILE ซึ่งเป็นความคิดที่ไม่ถูกต้องเสียทีเดียว เนื่องจากบางส่วนของ Scrum นั้น ไม่มีส่วนเกี่ยวข้องกับ AGILE เลย แต่ Scrum จะมาช่วยให้การทำงานแบบ AGILE ที่ทำอยู่เป็น AGILE ที่มีขั้นตอนที่ชัดเจนและสมบูรณ์มากขึ้น หากเราไม่ได้มีการทำงานแบบ AGILE แต่นำ Scrum มาใช้ ก็ไม่ได้หมายความว่าจะได้การทำงานแบบ AGILE
Scrum เข้าใจง่ายทำยาก และมักเจ็บปวดกับประโยคที่ว่า “You are doing Scrum but you are not being AGILE”
คำถามชวนคิด?
สภาพแวดล้อมการทำงานแบบใดที่ทำให้เราอยากไปทำงานทุกวัน และเราได้รับการปฎิบัติเยี่ยงคนในที่ทำงาน ?
ตอบ ?
โลกแห่ง AGILE
ที่มาของคำถาม
สภาพแวดล้อมการทำงานแบบใดที่ทำให้เราอยากไปทำงานทุกวัน และเราได้รับการปฎิบัติเยี่ยงคนในที่ทำงาน ?
คำถามส่วนแรกมาจากประวัติของ AGILE ท่อนหนึ่งใน Agile Menifesto ที่กล่าวว่า AGILE เป็นชุดของคุณค่าที่ยึดความไว้วางใจและการให้ความเคารพซึ่งกันและกัน และส่งเสริมรูปแบบองค์กรที่ยืด คน, ความร่วมมือ และสร้างสภาพแวดล้อมในการทำงาน ให้คนมีความรู้สึกว่าอยากไปทำงาน
ส่วนที่สอง AGILE เกี่ยวกับ การส่งมอบผลิตภัณฑ์ที่ดีให้กับลูกค้า ขณะเดียวกันสร้างสภาพแวดล้อมในการทำงานให้กับคนได้รับการปฏิบัติเยี่ยงคนไม่ใช่เยี่ยงทรัพสมบัติของบริษัทฯ โดยเค้าแนะนำให้ตัดคำว่า Asset ออก เพราะคนไม่ใช่ Asset คนไม่ใช่ Resource คน คือ คน
เรามักจะได้เห็น หรือได้ยินคำว่า AGILE PEOPLE อยู่บ่อย ๆ ซึ่งอาจสงสัยว่าทำไมถึงไม่ใช้คำว่า AGILE HR สาเหตุเนื่องมาจาก HR คือคำย่อของ Human Resource เพราะคนไม่ใช่ Resource คน คือ คน ดังนั้น จึงโปรโมทคำว่า AGILE PEOPLE ขึ้นมา
บทสรุป
เรากำลังจะปรับเปลี่ยนกระบวนทัศน์จากโลกใบเดิมมาเป็นโลกแห่ง AGILE. โลกใบใหม่ เราจะละทิ้งการบริหารงานทั้งหมดทั้งมวลที่ทำให้เรามีความรู้สึกว่า “เห้ยไม่ไหวว่ะ” “พอได้แล้ว” กับการทำงานแบบเดิมที่ 9 เดือนแล้ว Product ยังไม่ออก เรากำลังจะสร้างบรรยากาศจากเดิมที่ทำให้คนอยากลาออกกลายเป็นทำให้คนอยากไปทำงานแทน
กิจกรรม “AGILE DRAWING”
กติกา (รอบที่1)
- วาดรูปอะไรก็ได้ให้เวลา 4 นาที
คำถาม? (หลังวาดเสร็จ)
วาดให้ใครเหรอ?
สิ่งที่ได้เรียนรู้
พอได้รับโจทย์มาก็ตั้งหน้าตั้งตาวาดทันที วาด ๆ ไปรู้สึกไม่ชอบใจก็กากบาทรูปทิ้งอีกต่างหาก (ทั้งที่ใช้เวลาวาดตั้ง 3 นาทีกว่า) สุดท้ายใกล้หมดเวลาเลยได้รูปผีเสื้อง่อย ๆ มา 1 ตัวที่มุมขวาบนของกระดาษ พอวาดเสร็็จกลับถูกถามอีกว่าวาดให้ใครเหรอ? ตอบไม่ได้อีกต่างหาก
นี่คือการทำงานแบบเดิม ที่ใช้เวลา 4 นาทีเต็ม โดยไม่รู้ว่าลูกค้าคือใคร? Feedback ระหว่างทางคืออะไร?
กติกา (รอบที่2)
- ให้ถามผู้ที่อยู่ด้านซ้ายมือ (สมมุติว่าเป็นลูกค้า) ว่าอยากได้ภาพอะไร? (ถามความต้องการของลูกค้า) ใช้เวลา 2 นาที
ลูกค้าของผมตอบว่าต้องการ “ผู้ชาย”
- วาดเสร็จรอบแรกนำภาพให้ดูแล้วถาม Feedback จากลูกค้าของเรา (ปรับอะไร? ต้องการอะไรเพิ่มเติม?)
ลูกค้าของผมให้ Feedback ว่าขอ “รวย ๆ”
- วาดภาพอีกครั้งตาม Feedback ที่ได้รับจากลูกค้า (ตามที่ลูกค้าอยากได้) ใช้เวลา 2 นาที
ผมจึงวาด “เงินโผ่ลจากกระเป๋ากางเกงด้านขวา, ทองคำแท่งในมือด้านซ้าย และกุญแจรถ Mercedes Benz ในมือด้านขวา เพิ่มให้ ”
- นำให้ลูกค้าดู
ลูกค้าหัวเราะชอบใจ
สิ่งที่ได้เรียนรู้
การพูดคุย/ถามความต้องการของลูกค้าก่อนลงมือทำงานนั้น ทำให้การทำงานของเราชัดเจนขึ้น การ Update งานเพื่อขอ Feedback จากลูกค้า ทำให้เราสามารถทำงานที่ตอบสนองความพึงพอใจของลูกค้าได้รวดเร็วยิ่งขึ้น
จะเห็นว่ารอบที่1 กับรอบที่2 นั้นใช้เวลา 4 นาทีเท่ากัน แต่ผลลัพธ์ที่ออกมาแตกต่างกันมาก
หมายเหตุ
หนุ่มโสดท่านใดมีคุณสมบัติตรงตาม Requirement หากมีความสนใจในตัวลูกค้าของผมสามารถ Comment ไว้ได้เลยนะครับ เดี๋ยวแนะนำให้ฟรี ๆ เลย
สรุปเรื่อง Agile โดยพี่ดามพ์
การทำงานแบบโลกใบเดิมซึ่งประกอบไปด้วยเหตุผลต่าง ๆ มากมายที่ทำให้เราอยากลาออก ประกอบไปกับ Framework ที่มีแค่อันเดียวคือแบบ Waterfall แต่ถ้าเป็นโลกแห่ง Agile จะมีเหตุผลต่าง ๆ มากมาย การบริหารงานต่าง ๆ มากมายที่ทำให้เรารู้สึกว่าอยากไปทำงานทุกวัน และเราได้รับการปฏิบัติเยี่ยงคน แล้วการทำงานก็เปลี่ยนไป ซึ่งการวาดรูปจากกิจกรรม “AGILE DRAWING” สะท้อนให้เห็นว่า 4 นาที คือการทำงานแบบ Waterfall ซึ่งไม่รู้เลยว่าลูกค้าคือใครแต่ใช้ 4 นาทีเต็ม ๆ ที่ไม่ได้ Feedback เลยระหว่างทำงาน ต่างจากการทำงานแบบ Agile ที่ใช้แค่ 2 นาที เอาของออกมา เพื่อไป Get Feedback จากลูกค้า แล้วพัฒนาต่ออีก 2 นาที จะเห็นว่าการทำงานแบบเดิมคือใช้ทั้งหมดไปเลย 4 นาที แล้วใส่ความมโนของตัวเองว่าลูกค้าอยากได้ สินค้าออกมาครั้งเดียว ได้ Feedback แค่ครั้งเดียว ซื้อไม่ซื้อวัดกันไปเลย แต่การทำงานแบบ Agile จะซอยย่อยเป็น 2 ครั้ง เพื่อเอาสินค้าออกมาแล้ว Get Feedback เผลอ ๆ เราทำเพียง 2 นาที แล้วเอาไปให้ลูกค้าดู หากลูกค้าชอบอาจตัดสินใจซื้อเลย เราก็ไม่ต้องใช้เวลาถึง 4 นาที แล้วเอาอีก 2 นาที ที่เหลือไปทำงานใหม่ได้เงินมากขึ้น นี่ล่ะครับวิธีการทำงานแบบใหม่ การทำงานแบบเดิมมองว่าเป็นแบบ “งานจบคนเจ็บ” งานมันจบแต่คนมันเจ็บ แต่การทำงานแบบ Agile มองว่าเป็นแบบ “คนสำราญงานสำเร็จ” หรือมีอีกอันที่บอกว่า “งานได้ผลคนเป็นสุข” เอางานขึ้นก่อนคนมาที่สอง แต่ก็ยังดีกว่า “งานจบคนเจ็บ” บางบริษัททำ Agile กันแบบนี้คือไปเลือกหนึ่งใน Framework จากที่มีให้เลือกถึง 40 Framework แล้วบริหารแบบ “งานจบคนเจ็บ” ซึ่งน่าเศร้า เช่น ไปเลือก Framework อย่าง Scrum, Spotify หรือ XP ซึ่งมันเป็น Framework ที่งานออกอยู่แล้ว แต่ไม่ได้สนใจเรื่องคนเลยอันนี้น่าเจ็บปวด ถ้าเราทำงานแบบ Waterfall เหมือนเดิมแต่ทำให้คนมีความสุข มันดีกว่าแบบแรกไหม? Waterfall ไม่ใช่ตัวร้ายซะทีเดียวสิ่งสำคัญอยู่ที่คนสำราญหรือเปล่า ดังนั้นหากเราเลือกจับคู่กุ้ง, หอย, ปู และปลา แล้วเรียงลำดับคู่ที่เหมาะสมจากมากไปน้อยผลจะออกมา ดังนี้
หอย+ปลา ดีที่สุด
หอย+ปู ยังพอไหว
กุ้ง+ปลา ไม่ไหว
กุ้ง+ปู ไม่ไหวเช่นกัน
ถาม-ตอบ
1.อะไรคืออุปสรรคใหญ่ในการ Implement เรื่อง Agile ในองค์กร?
ตอบ ไม่เอาจริงเอาจัง เพราะการจะทำเรื่องนี้สำเร็จต้องอาศัยความที่อยากเปลี่ยนจริง ๆ จะทำเรื่องนี้ได้ต้องมี Passion
2.ปัญหาใหญ่ ๆ ขององค์กรตอนนี้ก็คือ ผู้บริหารไม่ได้มี Mindset แบบที่พวกเราเป็น ยกตัวอย่าง เช่น การมาเข้าร่วมสัมมนานี้ในวันอาทิตย์ เพื่ออยากทำให้องค์กรมันคล่องตัวขึ้น ถ้าเจอบริบทแบบนี้คิดว่ามีกรณีศึกษาอะไรบ้างที่พอจะเห็นการเปลี่ยนแปลงการสร้าง Agile ภายใต้บริบทที่มันยาก ๆ แบบนี้?
ตอบ เปลี่ยนแปลงตัวเองก่อนให้ไปเป็น Agile แล้วค่อยไปบอกคนอื่นให้เปลี่ยน เพราะว่าหลาย ๆ อย่างเราไม่เป็นแล้วเราไปบอกให้คนอื่นเปลี่ยนเขาจะไม่เชื่อ
พี่ดามพ์แชร์ประสบการณ์ส่วนตัวว่าเคยใช้ SCRUM เนื่องจากมีคนบอกว่าหากใช้ SCRUM แล้วการทำงานจะเร็วขึ้น 50% ในขณะที่จะทำงานน้อยลง 50% ในตอนนั้นพี่ดามพ์อยากเป็น Agile Coach ซึ่งจะต้องใช้เวลา 5-10 ปีถึงจะได้เป็น แต่ถ้าหากใช้ SCRUM แล้วได้ผลจริงจะใช้เวลาเพียง 2.5 ปี ผลคือพี่ดามพ์สามารถเป็น Agile Coach ภายในเวลาแค่ 2 ปี แล้วก็เอาเรื่อง Agile ไปใช้ที่บริษัทแห่งหนึ่งในประเทศสหรัฐอเมริกา ซึ่งก็เจอปัญหาในหลาย ๆ อย่างมาก จึงเริ่มจากการที่ตัวของพี่ดามพ์เองเป็นอย่างที่ Agile Concept ว่ามาก่อน แล้วจึงไปชักชวนกลุ่มเล็ก ๆ ทำด้วยกัน พอกลุ่มเล็ก ๆ สามารถทำประสบความสำเร็จ ทุก ๆ คนเห็นว่ามันใช้ได้จริงแล้ว คนอื่นเขาก็อยากจะมาร่วมด้วยเอง
3. มีวิธีทำ SCRUM อย่างไรบ้างที่ได้งาน และได้คนด้วย เพราะบางที่ได้ผลงาน แต่คน Burnout กันหมด?
ตอบ จะมี Role หนึ่งในทีมงาน SCRUM ที่จะต้องมาสร้าง Happiness ให้กับทีม แนวคิดของ SCRUM คือ การทำงานแบบเป็นทีมที่มี Skills ครบในทีม (ไม่ใช่ Function ครบนะครับ) แล้วแบ่งหน้าที่กันออกเป็น 3 ส่วน ส่วนแรก คือ ส่วนที่ติดต่อกับลูกค้า ส่วนที่ 2 คือ คนทำงาน และส่วนที่ 3 คือ คนที่คอยช่วยเหลือแก้ไขปัญหา
กิจกรรม “AGILE COOKING”
กติกา
- แบ่งกลุ่มตามความสมัครใจ 3 กลุ่ม (สมาชิก 15 ท่าน)
- แบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบออกเป็น 3 ส่วน ดังนี้
1.รับหน้าที่ติดต่อกับลูกค้า จำนวน 1 ท่าน ผู้รับหน้าที่นี้จะต้องรู้เรื่องเกี่ยวกับธุรกิจเป็นอย่างดี (คาดว่าจะขายได้เท่าไหร่, ขายได้จริงเท่าไหร่ และของเสียที่เกิดขึ้นในการทำงานแต่ละครั้งเท่าไหร่) เข้าใจความต้องการของลูกค้า และสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้า ชีวิต 50% ส่วนใหญ่อยู่กับลูกค้าเพื่อสร้างความสัมพันธ์ และ รับข้อมูลความต้องการ แล้วอีก 50% ของชีวิตอยู่กับทีมเพื่อบอกว่าลูกค้าอยากได้อะไร ส่วนเรื่องของการทำงานอย่างไรต้องให้ทีมเป็นคนคิด ออกแบบเอง เพราะถ้าบอก How ทีมจะไม่ชอบและรู้สึกว่าจ้ำจี้ Steve Jobs เคยกล่าวไว้ว่า “It doesn’t make sense to hire smart people and then tell them what to do , We hire smart people so they can tell us what to do.”
2.รับหน้าที่คอยช่วยเหลือแก้ไขปัญหา จำนวน 1 ท่าน ผู้รับหน้าที่นี้จะต้องมีใจอยากช่วยเหลือผู้อื่น เวลาที่มีปัญหาอะไรจะเป็นคนคอยช่วยแก้ปัญหาทุกอย่างที่ทำให้ทีมมีความเร็วในการทำงานต่ำลง แต่ไม่ใช่ปัญหาระดับที่เล็กมาก ๆ ต้องเป็นปัญหาที่ใหญ่ระดับหนึ่งที่ส่งผลให้ทีมทำงานด้วยความเร็วที่ต่ำลง เช่น มีดไม่คมหั่นหมูยอได้ช้า ผู้รับหน้าที่นี้ต้องแก้ปัญหาให้โดยเอามีดไปลับ, ซื้อใหม่ ฯลฯ ที่มีผู้กล่าวว่าทำ Agile แล้วมันเร็ว เพราะมีคนแบบนี้อยู่ที่แก้ปัญหาเป็น ด้วยวิธีการที่ชาญฉลาดและเร็วที่สุด หากถามว่าปัญหาใดที่เกิดจากการทำงานในทุกวันนี้ หนึ่งคือไม่มีคนแก้ปัญหาให้ หลายท่านคงเคยนำปัญหาไปแจ้งหัวหน้าแต่แทนที่ปัญหาจะถูกแก้ไขหัวหน้ากลับให้ปัญหามาเพิ่ม ดังนั้น ผู้รับหน้าที่นี้คือตัวเปลี่ยนเกม เพราะว่าเขาอยากช่วยคนอื่นก่อน และมีวิธีการแก้ปัญหาที่ต่ำกว่า 24 ชั่วโมง บางบริษัทหากทีมบอกว่ามีปัญหา เขาจะเอาขึ้นบอร์ดอยู่บนช่อง Do, Doing, Done แล้วนับถอยหลังเลยว่าปัญหาที่เกิดขึ้นจะถูกกำจัดไปภายใน 24 ชั่วโมงหรือไม่ เขาจะเฉลี่ยมาเลยว่าปัญหาที่เกิดขึ้นที่ทำให้ทีมไปต่อไม่ได้จะต้องมีค่าเฉลี่ยต่ำกว่า 24 ชั่วโมง
3.รับหน้าที่ทำอาหาร จำนวน 3 ท่าน (จำนวนที่เหลือ)
- เก็บข้อมูลความต้องการจากลูกค้า
- ซื้อวัตถุดิบ
- ทำอาหารรอบแรก (7 นาที)
- นำเสนอ
- ลูกค้าชิม + รับฟังข้อเสนอแนะ
หมายเหตุ
เนื่องจากเวลาไม่เพียงพอจึงจบกิจกรรมหลังจากการทำอาหารรอบแรก + นำเสนอ + ลูกค้าชิม + รับฟังข้อเสนอแนะ ซึ่งยังขาดอีก 2 ขั้นตอน คือ การทำอาหารรอบที่สอง โดยปรับปรุงตามข้อเสนอแนะของลูกค้า และนำอาหารที่ได้ปรับปรุงแล้วนำเสนอต่อลูกค้าอีกครั้งหนึ่ง
สิ่งที่ได้เรียนรู้
การนำ Agile มาปรับใช้ในการทำอาหารทำให้เห็นได้อย่างชัดเจนว่าการทำอาหารนั้นมีความชัดเจนมาก เนื่องจากทราบความต้องการและงบประมาณของลูกค้าก่อนการลงมือทำอาหาร ทำให้สามารถวางแผนการสั่งซื้อวัตถุดิบ และขั้นตอนการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และรู้สึกได้ว่าในระหว่างการทำอาหารแม้จะเกิดปัญหาขึ้นมาบ้างแต่ปัญหาเหล่านั้นจะถูกแก้ไขอย่างรวดเร็ว ส่งผลให้อาหารเสร็จอย่างรวดเร็วแม้ว่าจะมีเวลาเพียง 7 นาทีเท่านั้น ส่วนการได้รับข้อเสนอแนะหลังจากลูกค้าได้ชิมอาหารทำให้ทราบว่าต้องปรับปรุงเรื่องใดบ้างจึงจะถูกใจลูกค้า เชื่อว่าหากได้ทำอาหารรอบที่สองอาหารที่ออกมาต้องถูกใจลูกค้าอย่างแน่นอน
ถาม-ตอบ
1.ต้องรับหน้าที่ในการเตรียมทีมเพื่อ Implement ระบบ IT ใหม่ในองค์กร แต่ Key User อายุมากกว่าและมีตำแหน่งอาวุโส จะมีวิธีดิวงานอย่างไรในองค์กรที่มีวัฒนธรรมการทำงานแบบไทย ๆ ?
ตอบ ให้ความเคารพ เนื่องจากผู้อาวุโสในเมืองไทยก็ยังต้องการเด็กที่อ่อนน้อม ถ้าหากมีความเห็นที่แตกต่างอย่าพึ่งงัดทำให้เขาเสียหน้า ต้องมีวิธีการพูดที่ทำให้เขายอมรับเราให้ได้ อาจไปตีสนิทก่อน ซึ่งเทคนิคนี้ยังคงใช้ได้ผลกับผู้หลักผู้ใหญ่คนไทยที่อยากเห็นเด็กที่อ่อนน้อมเข้ามาก่อน
2.บางบริษัทอาจจะทำ Agile อยู่แล้วโดยที่ไม่รู้ว่าคือ Agile ซึ่งอาจไม่ได้ปฏิบัติตาม 12 หลักการพื้นฐานของ Agile ทุกข้อ อาจจะทำเพียง 6 ข้อ แต่ผลที่ได้คือ “คนสำราญงานสำเร็จ” เช่นเดียวกัน จำเป็นหรือไม่หากมีแนวทางในการทำงานของตนเองที่ทำให้งานคล่องตัวมากขึ้น แล้วจำเป็นต้องปฏิบัติตาม 12 หลักการพื้นฐานของ Agile ไหม หรือดูที่ผลลัพธ์ก็พอ?
ตอบ หากผลลัพธ์คือ “คนสำราญงานสำเร็จ” เพียงพอแล้ว ไม่จำเป็นต้องเอาอะไรมาครอบอีก
หลายท่านพออ่านมาถึงตรงนี้คงรู้สึกว่าเรื่อง Agile ไม่เห็นจะยากตรงไหนเลย จากประสบการณ์ของผู้เขียนที่ทดลองนำเอาความรู้ที่ได้รับจากกิจกรรม “AGILE PRACTICES & METHODS” ไปลงมือปฏิบัติจริงด้วยตนเอง ทำให้เห็นด้วยกับคำกล่าวที่ว่า AGILE IS EASY TO UNDERSTAND DIFFICULT TO MASTER
หากท่านใดต้องการนำเรื่อง Agile ไปปรับใช้ในองค์กรลองปรึกษาพี่ดามพ์ตามข้อมูลติดต่อด้านล่างนี้ได้เลยนะครับ
ขอขอบพระคุณพี่บอย (ดร.บวรนันท์ ทองกัลยา) นายกสมาคมการจัดการงานบุคคลแห่งประเทศไทย (PMAT) เป็นอย่างสูง ที่เอื้อเฟื้อสถานที่และอำนวยการจัดกิจกรรมดี ๆ เช่นนี้เสมอมา…
สุดท้ายนี้ขอแนะนำ COZY Co-Working Space สำหรับท่านที่มองหาสถานที่ทำงานนอกบ้านย่านลำลูกกา ที่ครบครันทั้ง อาหาร, เครื่องดื่ม, ห้องประชุม รวมถึงหนังสือน่าอ่านมากมายในราคาสบายกระเป๋า
- ขอแนะนำเมนูสปาเกตตี้ (อร่อยมาก)
ภาพกิจกรรม
