Como conduzir uma daily produtiva
15 minutos são o suficiente para enxergar o progresso do time.
Olá, eu sou a Jess, mais uma sobrevivente desse universo paralelo de gestão de produto e tecnologia. Por um bom período de tempo participei de reuniões de acompanhamento de time (dailies) nas quais eu não conseguia enxergar de fato o progresso do time. Confesso que muitas vezes as falas eram tão técnicas que eu nem entendia o que a pessoa estava fazendo. Isso sempre me deixava desconfortável.
Graças a muitas experimentações com um time super disposto a melhorar e a maravilhosa condução do meu grande amigo Marlon Furtado, chegamos a uma estrutura de reunião que funcionou muito bem para nós. Espero que ajude o seu time também.
A função da Daily
A literatura nos ensina que na daily o colaborador fala brevemente sobre o que fez, o que está fazendo e se tem algum impedimento para continuar. Isso nos ajudaria a entender quais tarefas estão sendo executadas e se estamos com alguma dificuldade em alguma delas. Essa dinâmica faz sentido, entretanto vale lembrar que o valor que realmente queremos com isso é saber o progresso das entregas que o time se comprometeu.
O que acontecia em dailies que eu participava era que as pessoas começavam a falar o que ocorria ao longo do seu dia e isso não necessariamente mostrava o progresso do time. O colaborador tem vários outros compromissos como reuniões ou aulas que não precisam ser mencionados e nem controlados pelo time. Pode até gerar uma pressão desnecessária e um falso sentimento de improdutividade no dia, caso a pessoa não tenha tido tempo de executar alguma coisa. E está tudo bem você ter compromissos.
Um cuidado importante, também, é com o tempo dedicado a esse momento. 15 minutos devem ser o suficiente. O ideal é tentar ser bem objetivo e evitar conversas para tomada de decisão sobre um projeto, isso é assunto para um pós-daily apenas entre os envolvidos (e interessados).
Na prática
O foco precisa ser na performance de entrega do time, por isso é bom ter o apoio do quadro de tarefas durante a dinâmica. Sabendo onde se quer chegar é só aplicar essa receita de como executar uma daily produtiva:
- Sejam pontuais e lembrem que é uma dinâmica breve. Começar na hora combinada é respeitar os compromissos e a rotina de cada um.
- Tenham um responsável por conduzir a dinâmica. Vocês podem ter a figura de um agilista ou como gostávamos de fazer, o último que chegasse conduzia.
- Visualizem o quadro de tarefas. Abram o jira, trello ou qualquer ferramenta em que gerenciam as suas tarefas.
- O condutor da vez aponta para a primeira tarefa em andamento e pergunta sobre o progresso: “O que foi feito aqui?” / “O que falta fazer?” / “Tem algum impedimento?”.
- Os envolvidos na tarefa em questão respondem de preferência dando uma previsão de quanto tempo ainda necessitam para finalizar (ex.: “mais algumas horas, dias, semanas”). Se houver qualquer impedimento, o colaborador o expõe e já alinha para ser falado sobre isso após a daily.
- O condutor aponta a próxima tarefa e assim o faz até finalizar o quadro.
É provável que na primeira vez de execução o time exceda os 15 minutos, mas isso não é um problema. Vocês vão notar que a medida que aplicam a dinâmica, alguns assuntos se repetem ao longo da semana e vocês passam mais rápido por eles.
Percepções da gestora ou gestor
Na dinâmica acima a gestora ou o gestor precisa atentar para vários pontos relevantes a performance do time. Fica evidente quando há sobrecarga de tarefas, por exemplo, e nesse caso é necessário ter bem definido as tarefas prioritárias para que concentrem tempo e esforço nelas, as demais ficarão para outro momento e está tudo bem. Perceba o ritmo e os limites do time e os respeitem.
É possível ter uma visão mais realista quanto ao prazo das entregas. Se ao longo da semana perceber que a tarefa não andou com o ritmo esperado, já pode rever a data de entrega.
Em casos de tarefas com impedimento, o time deve se organizar para desbloqueá-la o mais rápido possível, para que não afete o progresso do projeto.
Por último e muito importante, gestores e líderes técnicos podem perceber o nível de dificuldade de cada tarefa e colaborador, para que nas próximas atuem em tarefas mais adequadas e desafiadoras para o seu desenvolvimento.
Compartilhei uma receita de dinâmica para tornar uma daily mais produtiva que tem funcionado bem nos times que participo. É simples! Sabendo que queremos acompanhar o progresso das tarefas, visualizamos o quadro de atividades, e comentamos o que foi feito, o que falta fazer e os impedimentos de cada uma. Lembrem de manter objetivo e breve. Para alguns pode parecer óbvio, mas pelo que pude experienciar a teoria não era bem aplicada. Confio que seu time pode se beneficiar dessa dinâmica e ficarei feliz quando puder colocar em prática.
Se você gostou desse artigo, peço retribuições:
- Respeite a todos, mas principalmente as mulheres e a natureza.
- Se você evoluir essa dinâmica, compartilha comigo!
Beijos em seus corações.
