De pouca documentação para geração orgânica e centralizada de conteúdo dos times de Produto
Como passamos de um cenário quase sem documentação e totalmente descentralizado para uma geração orgânica e centralizada de conteúdo entre diferentes times de Produto e áreas de negócio.
O objetivo deste artigo é compartilhar com todos que trabalham com Produto, ou até outras áreas, a importância de usar uma ferramenta de knowledge base ou talvez o novo termo que esta sendo cunhado de "all-in-one docs" e como alavancou a geração de documentação em nossos times de Produto.
Muitos dos que hoje trabalham no time de Produto do Hurb não chegaram a vivenciar a experiência de quando não tínhamos uma boa ferramenta para centralizar e facilitar a criação de documentos nos squads. Por volta de 1 ano atrás, nossa área era muito carente de documentação e os conteúdos que criávamos eram descentralizados, guardados entre os milhares de outros Docs no Google Drive. Mesmo separando em inúmeras pastas, algumas até já organizados para cada time, não era algo fluido. Isso sem nem contar o fato de termos parte do conteúdo dentro de tarefas no Jira e obviamente também do Github.
Na minha percepção, o comportamento, ainda muito comum em diversas empresas, de não centralizar toda documentação seja pela tribo, ou pelo menos na granularidade de cada squad, é extremamente nocivo para qualquer companhia. Tanto no âmbito de gestão, transparência, visibilidade e obviamente organização, como para outras áreas de negócio da empresa onde é bastante confuso, difícil de entender, consumir e contribuir com relação a regras e demais entendimentos … "qual o doc correto ? Onde está o documento de priorização? O que subiu essa semana?" .
Aproveitando o ensejo para responder à colegas e demais conhecidos da comunidade, onde por certas vezes, levantaram a bandeira de deixar toda responsabilidade da documentação de Produto e Tecnologia dentro do Jira. Não vejo sentido algum pois o Jira é uma ferramenta da gestão de tarefas de times, e para os que veem esta possibilidade dentro da suite do Google, o que até faz mais sentido, todavia torna-se muito confusa e descentralizada quando escala-se as áreas de Produto, UX, Tecnologia e a própria empresa, transformando-se em algo quase ingerenciável.
Foi em uma retrospectiva com time de Produto que levantou-se a necessidade de uma ferramenta mas apropriada de gestão do conhecimento e corroborada por todos os PMs. Assim, depois de observar opções como Confluence, Notions e demais ferramentas, adotando respectivamente os objetivos da plataforma ser efetivamente transparente, acessível a todos os colaborados e com menor custo possível para empresa, chegamos a escolha da plataforma Coda.io.
Através do Coda, sua forma amigável de interação e suas inúmeras integrações, passamos a aumentar nossa capacidade de criar documentações e conteúdos das nossas necessidade, demandas e entregas. Geramos quase uma centena de páginas sobre praticamente tudo que nossos times de Produto estão produzindo, de simples documentações à, reports semanais, releases e até nosso documento de OKRs.
O mais fantástico foi ter observado que servimos como vetor para que, outras áreas da empresa, passassem a utilizar, de forma orgânica, esta ferramenta para criarem também as documentações dos seus setores.
Foi muito gratificante ver o quanto uma boa ferramenta criou um movimento orgânico entre as mais variadas esferas da empresa na criação de conteúdo, documentação, team building, dinâmicas, reports, analises, demonstração de metas e etc.
Desenvolvemos os mais variados tipos de documentos possíveis com o Coda, de reports semanais dos times Produto, enviados a toda empresa através de automações na própria plataforma, como demonstrativos de resultados trimestrais, à até Newsletters de Produto e UX para qualquer colaborador interessado.
Em próximos artigos, eu ou um dos nossos PMs, iremos descrever de forma mais desenvolvida alguns dos nossos documentos e seus impactos no time, nos stakeholders e na própria empresa.
