Design Sprint — O que é e como aplicamos em 3 dias no Hurb
Me chamo Jean Marcos e sou APM de Hotéis aqui no Hurb, nesse artigo, vou explicar de forma objetiva para que serve uma Design Sprint e como eu e o meu UX Everton Hostyn a aplicamos em nosso time de Hotéis.
Antes de tudo, você sabe o que é uma Design Sprint? Se você atua na área de Product Management, Design ou até mesmo de Tecnologia talvez você já tenha ouvido falar.
O que é Design Sprint?
Criada por Jake Knapp (autor do livro “Sprint”), Design Sprint é uma metodologia criada por Jake Knapp onde foi primeiramente utilizada em diversas startups do portfólio da Google Ventures.
Com diz no livro “Sprint” Uma Design Sprint faz com que a gente encontre um problema e valide sua solução sem precisar lançar um MVP, podemos ter um resultado sem ter um alto investimento sendo com usuários reais e o melhor, o mais rápido possível em 5 dias.
Para que serve a Design Sprint?
Como o fundador do Linkedin, Reid Hoffman, disse uma vez:
“Se você não está envergonhado com a primeira versão do seu produto, isso significa que você lançou tarde demais.”
A Design Sprint faz parte de uma prevenção contra esse desperdício de valores, ao mesmo tempo que permite que a gente aprenda rapidamente, agrega valor ao usuário.
Basicamente é a forma de acelerar o processo de criação e validação de soluções, como se pegássemos um atalho para conceber algo que pode ser testado e gerar aprendizados, antes mesmo da construção de uma versão final para lançamento.
Com o passar do tempo, a Design Sprint veio sendo otimizada e mais ágil, foi quando a AJ&Smart descobriu a metodologia e implementou o processo Design Sprint 2.0, onde adicionou mais dinâmicas com maior qualidade tendo um resultado melhor e reduziu para 4 dias.
Realizaram uma parceria com o Jake Knapp, e ao longo do tempo, começaram a implementar em grandes empresas que já tinham sucesso com outras formas de trabalhar, reduziram o tempo, aumentaram o número de atividades sem perder a qualidade e, na verdade, conseguiram resultados ainda melhores!
Afinal, por que aplicamos uma Design Sprint aqui no Hurb?
Agora que você sabe o que é, vou contar mais um pouco o motivo de ter aplicado no meu time. Aqui no Hurb utilizamos a metodologia de OKR, onde cada squad de produto define o seu objetivo estratégico num período de 6 meses conforme os objetivos macros do time e a North Star Metric da empresa.
Em um desses objetivos do meu time que cuida de toda parte de Hotéis, temos o objetivo de “Melhorar o conteúdo e qualidade das informações de hotéis” que tem um foco em otimizar a nossa Página de Hotéis para entregar a melhor experiência de navegação e usabilidade aos nossos viajantes, tornando a jornada do usuário mais fluída e eliminando possíveis dúvidas ao efetuar uma reserva. Com isso, vimos que seria o momento perfeito para aplicar uma Design Sprint, logo determinamos essa iniciativa como o nosso principal desafio para a nossa Design Sprint.
Como preparamos a nossa Design Sprint?
Preparando o terreno
Escolha um grande desafio
Para realizar uma DS é preciso ter um grande objetivo ou problema em jogo, até mesmo quando não se há tempo suficiente para implementar esse objetivo. No nosso contexto, escolhemos o desafio de “Melhora do conteúdo de hotéis, desde descrição a qualidade de fotos”, 100% focado na página de hotel, é um baita desafio.
Defina um Decider
O Decider ou Definidor é o responsável por tomar decisões em determinadas etapas da DS. No nosso contexto, o GPM do meu time foi o Decider, além de entender o nosso objetivo estratégico também possui mais de 1 década no Hurb sendo um histórico imenso e importante para tomar decisões.
Recrute uma equipe para a DS
Na teoria reforçam ser 7 pessoas ou menos, pois, muitas pessoas podem atrasar o fluxo da DS. No nosso contexto, havia 20 pessoas onde conseguimos adaptar a DS a nossa realidade, em determinadas etapas separamos em grupos e foi um sucesso.
De todo modo, é extremamente importante ter pessoas de diferentes áreas para trazerem diferentes pontos de vistas sobre o problema e a solução.
Essas 20 pessoas são de áreas diferentes como Produto, Design, Tech, Growth e Research! Uma parte da equipe veio de outro estado, isso também é algo importante estar atento na organização antecipada da DS.
Agende com especialistas
Há uma etapa de entrevistar especialistas para contextualizar a equipe da DS sobre os principais problemas do nosso produto e mercado. No nosso contexto, o principal especialista que iria nos trazer essas informações também era o nosso GPM devido a bagagem que ele traz do nosso produto de Hotéis.
Escolha um facilitador
No caso se você estar organizando a DS, talvez você seja o facilitador, mas de toda forma, é preciso ter alguém responsável para liderar todo o processo da DS. No nosso contexto, como a equipe era grande, tivemos 2 facilitadores assim conseguimos dividir bem as demandas.
Organize as salas e agendas
Algo importante é realizada todos os dias da DS em uma sala só, para não ter movimento de materiais de uma sala para outra, seria um empenho grande! No nosso contexto, reservamos uma sala especialmente para os 3 dias da empresa com uns lanches para “enganar o estômago” e fechamos toda a agenda da nossa equipe.
Sem distrações
A equipe precisa estar focada na DS, é precisa liderar a DS de uma forma engajada onde toda a equipe participe! Para isso, é preciso fazer com que a DS seja algo prazeroso e não entediante.
Cronograma das dinâmicas
É super importante planejar todo o tempo que temos, cada dinâmica, almoço, é preciso que os facilitadores estejam atentos a todo controle do tempo.
Materiais
Por último é indispensável os materiais da DS como quadros brancos, post its de cores diferentes, canetas hidrográficas pretas, adesivos redondos amarelos e vermelhos, cronômetro e lanche.
Como aplicamos uma Design Sprint aqui no Hurb?
No momento em que decidimos aplicar a DS, estudamos bastante todas as versões, possibilidades e como ela já havia sido aplicada anteriormente em outras empresas. Algo que nos ajudou foi algumas pessoas da equipe já terem participado em suas empresas anteriores, é importante ter ao lago pessoas que já passaram por essa experiência, assim podemos prevenir riscos.
Formato da Design Sprint
Como relatei acima, há a Design Sprint 1.0 descrita no livro “Sprint”:
Há a Design Sprint 2.0, uma versão otimizada pela AJ&Smart junto ao Jake Knapp:
E, há uma versão da Desing Sprint 2.0 otimizada pela Dinius, uma agência de Design focada em Design Sprint:
Aqui no Hurb cada time de produto tem total liberdade de usar metodologias e frameworks que façam sentido ao seu contexto, e o melhor, podemos nos basear na metodologia, porém, aplicá-la ao contexto da realidade do nosso produto, isso é, usá-la ao nosso favor, podendo ter alterações, desfocando do by the book.
Com isso, realizamos algumas alterações no processo de nossa DS, tínhamos apenas 3 dias disponíveis com o time e nem todas as dinâmicas faziam sentido ao nosso contexto, logo essa foi a nossa Design Sprint Hotels:
Como aplicamos cada dinâmica no processo da Design Sprint?
Para iniciarmos a Design Sprint, primeiro atuamos em dinâmicas que fazem parte da área do problema, depois em dinâmicas que fazem parte da solução. Ao longo das descrições de cada dinâmica, você vai perceber que primeiro estamos mapeando o problema e depois construímos e validamos suas soluções.
1) Entrevistas e Como podemos:
Na primeira dinâmica, realizamos o Como podemos. Basicamente, durante nossa apresentação inicial e na entrevista, todos começam a DS mapeando problemas nos post its em forma de pergunta, exemplo “Temos um problema na empresa x onde a maioria são vendas off-line”, a pergunta seria “Como podemos aumentar as vendas online?”.
Na apresentação inicial é preciso contextualizar a equipe da DS em relação ao nosso produto. Nesse momento, separamos uma série de dados do nosso produto para ambientar a nossa equipe da DS, dados como CTR, Conversão, Visitas, Pedidos, Acessos, Taxa de Rejeição e muito mais… isso fez com que todos, seja de qualquer equipe tivesse uma visão macro do nosso produto e de como está atualmente.
Na Entrevista, nós facilitadores e a equipe da DS realizamos algumas perguntas específicas e estratégicas para o Especialista (que no nosso caso também é o Decider, rs) onde foi possível ampliar ainda mais o mapeamento de problemas do nosso produto.
Após a apresentação e a entrevista, todos colaram os post its no quadro, onde removemos post its duplicados e agrupamos por categoria: Avaliações, Fotos, Comodidades, Mapa, Disponibilidade, Rolagem, Descrição, Custo e Arquitetura das informações.
Após isso, realizamos a votação nas perguntas que fazem mais sentido, ou seja, que realmente são problemas impactantes que precisamos criar soluções para resolver.
2) Jornada
Na teoria, a parte da Jornada seria o Mapa + Alvo. É a dinâmica que serve para decidir focar em uma determinada parte da jornada do usuário. No nosso contexto, já temos definido o alvo da jornada do usuário que iremos priorizar, o nosso produto que é a Página do Hotel, logo nesse momento apenas apresentamos a jornada que já temos.
3) Objetivo e Perguntas
O Objetivo a Longo Prazo é justamente para definirmos um futuro de sucesso para nosso produto, é agora de fazermos algumas reflexões com otimismo sempre pensando em “Qual será o impacto do projeto se tudo der certo?”. Todos pegam um post it e escrevem um objetivo começando com “Em 2 anos…”.
Após isso, todos votam em 2 objetivos que veem que fazem mais sentido e votam, o Decider decide qual objetivo será nossa estrela guia.
Agora sobre as Perguntas da Sprint é o momento de vestirmos o chapéu do pessimismo e pensar em obstáculos que teremos pela frente que irão impedir de chegarmos ao Objetivo a Longo Prazo definido.
Todos mapeiam as ameaças e transformam em perguntas começando com “Conseguimos…?”, exemplos:
Após isso há a votação das 3 ameaças que fazem mais sentido como ameaça do objetivo definido.
Pronto, agora temos definido onde queremos chegar e o que talvez nos impeça de chegar lá!
4) Pesquisa Relâmpago
Na Pesquisa Relâmpago é possível que cada participante pesquise referências de empresas, produtos e serviços que tentaram ou conseguiram responder perguntas parecidas com as Perguntas do Sprint que foram levantadas! Vale destacar que todos que eles devem pesquisar inspirações em qualquer indústria e mercado possíveis, não só da área do produto.
5) Desenho do conceito
Agora chegamos na fazer que é possível desenhar soluções dos problemas que mapeamos. No nosso contexto, dividimos em grupos para focarem em determinadas categorias dos problemas citados acima.
É o momento em que todos irão desenhar suas próprias ideias, é preciso olhar para o Como Podemos, o Objetivo a Longo Prazo, as ameaças das Perguntas da Sprint e a Pesquisa Relâmpago, com isso será possível gerar insights e criar soluções.
Após o mapeamento de soluções, é o momento de explorar a solução e desenhar deixando o mais parecido com o produto final possível.
6) Galeria, Apresentação e Votação
Nesse momento é essencial para a definição da solução que iremos validar na DS! Começamos pela Galeria onde é realizado uma votação das ideias (como um mapa de calor) de cada conceito detalhado que mais fazem sentido, ou seja, que chegam mais próximo do Objetivo, que respondam nossas ameaças e que sejam a melhor solução para os nossos problemas mapeados.
Depois há uma Apresentação, onde cada equipe apresenta o que propôs de solução referente a categoria do grupo.
Após a votação das ideias mais importantes de cada conceito detalhado e da apresentação, é a hora de realizar a Votação Decisiva momento em que decidimos os conceitos detalhados que iremos validar com os usuários reais!
7) Fluxo do teste de usabilidade e 8) Storyboard
Depois de escolher a direção da solução que o protótipo irá tomar, é hora de entender como ele será testado. O exercício do Fluxo do teste de usabilidade ajudará a equipe a entender o que falta no conceito para conseguirmos definir todas as etapas da jornada do usuário e prototipar uma experiência que gere as repostas certas para as Perguntas do Sprint!
O Storyboard basicamente é o momento de juntar tudo em um quadro, com todas as fases do teste de usabilidade, referências da pesquisa relâmpago, desenhos do conceito de talhado para que os fluxos estejam bem alinhados para as próximas fases de construção do protótipo e do roteiro do teste com os usuários.
No nosso contexto, juntamos as 2 dinâmicas, realizamos uma trilha simples de cada passo do usuário junto ao Storyboard.
9) Construção do protótipo
Na construção do protótipo tivemos 2 UX focados nessa demanda, mesmo que eles tenham participado de toda a DS, uma parte da equipe estava ajudando-os em dúvidas ou sugestão que iam surgindo referente as soluções levantadas.
10) Teste com usuários reais
A outra parte da equipe da DS estava focada ajudando também ao time de Research na construção do roteiro do teste e condução das entrevistas para que fossem validadas as soluções mapeadas com os protótipos.
O time de Research organizou todas as entrevistas selecionado usuários reais que foram em nosso escritório participar presencialmente, ao todo 6 pessoas.
Em todos os testes e entrevistas foi possível validar nossas soluções levantadas com o roteiro de teste planejado e os protótipos desenvolvidos.
Por fim, alcançamos nosso resultado?
As soluções que foram mapeadas foram validadas nos testes positivamente!
Mas e se validássemos que aquelas soluções não eram as melhores? Também seria uma Design Sprint de sucesso, justamente porque mapeamos problemas, validamos as soluções tendo um investimento menor do que se fossemos lançar um MVP, ou seja, de qualquer forma é um processo onde partimos da ideia para o aprendizado rapidamente.
O lado bom disso tudo também, é que mesmo que não criamos soluções para todos os problemas mapeados (menos votados), temos problemas mapeados para construirmos soluções e validarmos futuramente
Conclusão
A Design Sprint é sem dúvidas uma metodologia de sucesso para quem sabe planeja-la e aplicá-la junto a diversos fatores como passos que não podem faltar no planejamento.
Mesmo que uma parte do time se deslocasse de outro estado, realizamos presencialmente pois o contato humano fez com que o time interagisse da melhor forma possível, foi algo muito engajador para o time que atua de forma remota.
No contexto do meu time de Hotéis, era o momento certo para aplicarmos a DS propondo melhorias na página de Hotéis, era algo esperado pelo time. Tivemos alguns momentos desafiadores, porém, conseguimos mapear os problemas e validar as soluções pelos testes realizados com usuários reais em nosso escritório.
Foi uma experiência incrível aprender e realizar várias dinâmicas otimizadas dentro da metodologia da Design Sprint 2.0, nos baseamos na teoria reformada pela agência @diniusdesign onde tivemos mais dinâmicas e algumas específicas sendo bem mais otimizadas dentro do nosso tempo estabelecido (3 dias).
Não posso expor os problemas e soluções que validamos, mas garanto que essa Design Sprint foi um divisor de água para o nosso produto de Hotéis, onde irá impactar diretamente o usuário de forma positiva.
Resumindo, foi algo bem além do que eu imaginava, sem dúvidas será um diferencial pro nosso produto.
Ressalto a importância de ter times diferentes na DS, cada ponto de vista Técnico, de Growth, de Produto e de UX foi muito importante.
Isso só foi possível graças ao time incrível que se entregou de corpo e alma que tenho muito orgulho de fazer parte!
Agradecimentos ao Team Hotels!
Product: Graziela
UX: Matheus Lamoço, Mateus Maria, Everton Hostyn
UX Writer: Beatriz Santos
Research: Iara Amaral, Francine Tavares, Júlia Crespo
Growth: Ana Carolina, Alessandra Araújo, Daniel Salazar
Tech: José Barbosa, Kevin Siani, Mayara Lima, Pamela Santos, Thallison Raniere, Diego Diógenes, Lucas Moura.
