Analiz Sadece Gereksinimlere Yönelik Bir Çalışma Değildir

Resim PublicDomainPictures tarafından Pixabay’a yüklendi

İş analizi çalışmalarında gereksinimler dışında varsayımlar, riskler, bağımlılıklar çözüm kapsamı gibi birçok başka bilgiler de söz konusudur. Bu bilgiler iş analizi çalışmalarının girdileri olabileceği gibi çalışma içinde üretilebilir ya da çalışma çıktısı olarak da ortaya koyulmaları söz konusu olabilir. İş analizi boyunca temelde 3 grup bilgi üzerine çalışma yürütürüz:

• Projeye ilişkin bilgiler
• Çözüme ilişkin bilgiler
• Ürüne ilişkin bilgiler

Projeye yönelik iş analizi bilgileri, çözümü ortaya çıkartacak olan iş ve çabaları tarif eden, kısıtlayan, tanımlayan ve detaylandıran bilgilerdir. Projeye ilişkin bilgilere birkaç örnek:

• P1- Proje en geç 15 Haziran 2023 tarihinde tamamlanmış olmalıdır.
• P2- Proje ekibi bir proje yöneticisi, bir analist, iki yazılım geliştirme uzmanı ve bir test uzmanından oluşacaktır.
• P3- Proje yönetim metodolojisi olarak Rational Unified Process (RUP) yaklaşımı kullanılacaktır.
• P4- Projedeki en temel risklerden biri proje ekibindeki üyelerin 4 farklı lokasyonda bulunmaları, 3 farklı ana dile sahip olmaları ve İngilizce seviyelerinin yeterli olmama ihtimalidir.
• P5- Kullanıcı eğitimleri mevcut çalışan kadrosuna 3 grup halinde birer günlük yüz yüze eğitimler şeklinde gerçekleştirilmelidir. Eğitimler uygulama kullanıma alınmadan önce tamamlanmış olmalıdır.

Ürüne yönelik bilgiler proje ya da çalışma sonunda ortaya koyulacak ürünü tarif eden, kısıtlayan, gereksinimlerini ve ihtiyaçlarını ortaya koyan ve detaylandıran bilgilerdir. Ürüne ilişkin bilgilere birkaç örnek:

• Ü1- Yazılım responsive web uygulaması olarak geliştirilecektir. Hem desktop hem de mobil cihazlarda kullanıcı dostu bir arayüz sunmalıdır.
• Ü2- Kullanıcılar uygulama üzerinden ikinci el eşya alış-verişi yapabileceklerdir.
• Ü3- Web uygulaması üyelik sistemiyle çalışacaktır.
• Ü4- Uygulamada kredi kartı ve Paypal ile ödeme seçenekleri bulunacaktır.

Üçüncü bir bilgi grubu da çözüme ilişkin bilgiler kümesidir. Burada ihtiyacı karşılayacak olan tüm iş analizi bilgileri yer alır. Çözüm kavramı, bir iş ihtiyacını karşılamak üzere ortaya koyulacak ürünü içerdiği gibi bu ürünün çözümü sağlamasına yönelik bazı ek işleri ve öğeleri de içerebilir. Çözüme yönelik bilgiler ürün ile proje bilgileri arasında kalan, bazen bunlardan biri olarak da kabul edilebilecek bilgilerdir. Örneğin veri aktarımına yönelik geliştirilecek ek yazılım ya da özellikler ürünün bir parçası değildir ama çözüm için gerekli öğelerdir. Uygulamanın bakımı ve operasyonuna yönelik gereksinimler ve diğer iş analizi bilgileri de çözümün bir parçası olarak ele alınmalıdır ama direkt olarak ürünün ya da projenin konusu değillerdir. Çözüme yönelik iş bilgilerine birkaç örnek:

• Ç1- Yazılımın devreye alınmasıyla birlikte yeni bir organizasyon yapılanmasına gidilecektir. Yeni organizasyon şeması EK-C de verilmiştir.
• Ç2- Yeni çözümle birlikte satın alma iş akışı EK-A da belirtildiği şekilde değişecektir. İş akışında mavi arka planla belirtilen adımlar otomasyon üzerinden geri kalan iş ve işlemler manuel olarak yürütülecektir.
• Ç3- Yeni uygulama devreye alınırken eski sistemdeki dataların yeni sisteme, yeni bilgi yapısına uygun bir şeklide aktarılması gerekmektedir. Bu aktarma, yazılım geliştirme şirketinin sağlayacağı bir araç üzerinden kurumumuz çalışanlarınca gerçekleştirilecektir.
• Ç4- Kullanıcı eğitimleri hazırlanırken her bir kullanıcı grubu için ana akışlar başta olmak üzere analiz boyunca belirlenmiş tüm alternatif senaryolar da dahil olacak şekilde uygun senaryolar, ekranlar üzerinden bire-bir çalıştırılarak öğretilmelidir. Ayrıca kullanıcıların karşılaşabileceği en sık istisnai durumlar tanımlanmalı ve bu durumlarda neler yapılması gerektiği eğitime eklenmelidir. Eğitimler mevcut çalışanlar için yüz-yüze, kurumumuza sonradan katılacak personel içinse yüz-yüze yapılan eğitim videolarının yazılım üzerinden ulaşılabilen video formatlı eğitimleri şeklinde olmalıdır.

Özellikle Ç4 numaralı son örneğe dikkatinizi çekmek istiyorum. Bu örnekte eğitime yönelik iş analizi bilgileri olduğunu fark etmiştiniz. Ama benzer şekilde Ç5 numaralı projeye yönelik bilgilerde de eğitimden bahsediliyor. Ama iyice dikkat ederseniz proje ilişkin iş analizi bilgilerinde yapılacak işlere yönelik o işin ne zaman yapılması gerektiği gibi proje planına konu olacak bilgileri içerirken çözüme ilişkin bilgilerde yer alan ifade ise eğitimin ne içermesi gerektiği ve nasıl olması gerektiğine yöneliktir.

Yukarıdaki gruplamanın dışında iş analizi bilgileri aşağıdaki şekilde sınıflara ayırmak da mümkündür:

• Gereksinimler (işlevsel, işlev harici, geçiş, proje, kalite, vb.)
• İş kuralları (veri/bilgi öğeleri, hesaplamalar,/formüller, kısıtlar, başlatıcılar, mesajlar, vb.)
• İş ihtiyacı
• Çözüm alternatifleri
• Beklenen değer/fayda
• Paydaşlara yönelik bilgiler
• Risk tanımları
• Problem ifadeleri
• Varsayımlar
• Bağımlılıklar
• Entegrasyonlar
• Bağlam
• Kısıtlar

Yukarıdaki listeden de anlayabileceğiniz gibi bir iş analizi faaliyetini sadece gereksinimlerle ilişkili bir çalışma olarak görmek büyük bir yanılgı olur. Bir analistin proje süresince yapacağı projeye, ortaya koyacağı çözüm ve ürüne ilişkin olarak yukarıda saydığım bilgelerin birçoğuyla çalışması gerekecektir.

Analiz sadece gereksinimlere yönelik bir çalışma değildir!