Paydaşlarla Yaşayabileceğiniz Zorluklar — 1

Bu haftaki bültenimizde paydaşlarla yaşanan zorlukları ele alıyoruz. Paydaşlarla yaşayabileceğiniz zorluklar tek bültene sığmayacağı için bölümler halinde ele alacağız. Bu haftaki bültende eksik ya da yanlış bir paydaşın yaratabileceği zorlukları ve genel olarak paydaşlarla yaşanabilecek çatışmaları tartışacağız.

Keyifli okumalar.

— — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — —

Yanlış ya da Eksik Paydaş

Paydaşların zamanında, yanlış ve eksik olarak belirlenmemesi gereksinim edinimi, onaylama, doğrulama, kabul gibi birçok analiz süreci adımını olumsuz olarak etkileyecektir. Eksik belirlenen bir paydaşın projenin ilerleyen zamanlarında ortaya çıkması sizin için bir sürü yeni gereksinim anlamına gelebilir. Ayrıca bu yeni gereksinimlerle birlikte bazı mevcut gereksinimlerin değişmesi de önemlidir. Diğer taraftan yanlış belirlenmiş, görevi yanlış tanımlanmış bir paydaş da sizin için sıkıntı oluşturacaktır. Örneğin uzmanlık alanı olmamasına rağmen bir paydaşı uzman olarak düşünerek iş kurallarını ondan almaya kalkarsanız en iyi ihtimalle zaman kaybedersiniz. Daha kötü ihtimal yanlış iş kurallarıyla yazılım geliştirmek olacaktır.

Bu hatalara düşmemek için yapılacak olan iş etkili bir paydaş yönetimidir. Öncelikle paydaşları belirleyerek başlayın. Talebin gelişiyle birlikte talep sahibi, süreç sahibi, sponsor gibi kritik paydaşları belirleyin. Daha sonra bu paydaşlarla yapacağınız gereksinim edinme çalışmalarında çalışılması gereken diğer paydaşları keşfetmeye çalışın. Çalışmalarınızda sık sık mevcut paydaş listenizin güncel ve doğru olup olmadığını kontrol edin.

Paydaşları belirledikten sonra yapmanız gereken her bir paydaşın projedeki görevini, sorumluluğunu, ilgisini ve etkisini belirlemektir. Böylece hangi durumda kime ne soracağınızı, aldığınız iş analizi bilgilerini kime onaylatacağınızı daha iyi takip edebilirsiniz. Paydaşların projeye yönelik ilgi seviyelerini ve ilgili olduğu noktaları bilmek onların projeye dahiliyetini sağlamanız konusunda size destek olacaktır.

Projenin başında belirlediğiniz paydaş listesinin, paydaşların yetki/sorumluluk/ilgi/etki durumlarının sabit kalacağı yanılgısına düşmeyin. Özellikle uzun süreli projelerde projeye yeni paydaşlar dahil olabilir. Paydaşların kurumdaki pozisyonu değişebilir. Bu nedenle mevcut paydaşlar proje kapsamının dışına çıkabilir ya da proje üzerindeki yetkileri değişebilir. Proje süresince yaşananlar nedeniyle paydaşların ilgileri değişebilir. Bütün bunlar için tetikte olmalı, değişiklikleri proaktif bir şekilde takip etmelisiniz.

Paydaşlarla Yaşanan Çatışmalar

Farklı opsiyonların, önceliklerin ya da amaçların olduğu bir ortamda çatışma durumunun gelişmesi olasıdır. Bir analist olarak karşılaşabileceğiniz en yaygın çatışma durumları şunlardır:

- Paydaşların kendi aralarında çatışmaları

- Sizin paydaşlarla çatışmanız

Çatışma kararsızlık, vakit kaybı, memnuniyetsizlik ve her türlü durumda verimsizlik anlamına gelir. Bu yüzden hızlıca fark edip çözmeniz gereken bir durumdur. Aksi taktirde proje tıkanır ya da yanlış yöne ilerleyebilir.

İlk olarak paydaşların kendi aralarındaki çatışmayı ele alalım. İş birimindeki paydaşlar farklı öncelikler, ortak iş ve işlemler için farklı görüşlerden dolayı uzlaşamıyor olabilir.

Bu tip durumlarda öncelikle çatışmanın kök nedenini iyi tespit ettiğinizden emin olun. Daha sonra paydaşları mümkün olduğunca konuyu kendi aralarında çözecek şekilde yönlendirmeye çalışın. Mevcut durumu ve çatışma noktasını açıkça ortaya koyun, çözüm önerilerini paydaşlarla beraber tartışın. Eğer paydaşlar bunu kendi aralarında çözemiyorlarsa siz onlara belirlediğiniz seçenekleri sunun ve bir yerde buluşmalarını isteyin. Bu da olmazsa durumu projede karar verici yetkisindeki başka bir paydaşa (sponsor) götürün.

Diğer bir çatışma sizin paydaşlarla fikir birliği oluşturamamanız durumunda olur. Bu durum çoğunlukla kapsam, önceliklendirme ya da önerdiğiniz yeni bir süreçle ilgili olabilir. Paydaşlar mevcut süreçlerinin değişmesini istemeyebilirler. Ya da sizin önerdiğiniz yöntem, yaklaşım, işlevler, ekranlar hoşlarına gitmeyebilir.

Böyle bir çatışma durumunda da yukarıdakine benzer şekilde çatışmanın kök sebebini doğru şekilde belirleyip, argümanlarınızı ve çözüm önerilerinizi ortaya koyun. Daha sonra müzakere tekniklerini kullanarak doğru çözümü bulmaya çalışın. Burada dikkat etmeniz gereken kritik bir nokta, kendi düşüncenizin hatalı olabileceğini aklınızdan çıkartmamaktır. Sizin bakış açınız, değerlendirme biçiminiz ya da elinizdeki bilgiler yanlış/eksik olabilir. İçinde bulunduğunuz durumda paydaşın argümanları daha doğru olabilir. Bunu aklınızdan çıkartmayın.

Yukarıda konuştuğumuz bu iki durum çözüm ekibiyle de başınıza gelebilir. Yani çözüm ekibi ortaya koyacakları çözümün biçimi, zamanlaması, arka planı, vb. sebeplerle çatışma yaşayabilir. Ya da işin mevcut zaman dilimi içerisinde, belirlenen teknolojilerle, beklenen kalitede olamayacağına yönelik sizinle çatışabilirler. Bu durumda da yine durumu doğru anlamak, daha sonra karşılıklı argümanları ortaya koymak, müzakere teknikleri kullanarak durumu çözmeye çalışmak ve bütün bunlar başarılı olmazsa yetkili birinin hakemliğine başvurmak şeklinde ilerlemelisiniz.

Originally published at https://www.linkedin.com.