Yazılım Gereksinimlerini Ortaya Çıkarmak İçin Hangi Soruları Sormalısınız? — İş İhtiyacı
Kurumun içinde bulunduğu sıkıntılı bir durum ya da fırsat iş ihtiyacı olarak tanımlanabilir. Örneğin müşteri hizmetlerinde artan müşteri şikayetleri, kurumun herhangi bir sürecindeki gecikmeler, belirli bir departmanın karlılığının düşmesi ya da sektördeki yeni bir gelişme iş ihtiyacı olarak düşünülebilir. İş ihtiyacını genelde iki farklı bakış açısıyla ele alabilirsiniz:
1. Kurum içinde, süreçlerde yaşanan bir sıkıntı
2. Kurumda herhangi bir sıkıntı, dert yoktur. Ancak ulaşmak istediği bir hedef ya da pazarda bir fırsat vardır.
Birinci duruma yönelik talepler genellikle çalışanlardan ya da orta kademe yöneticilerden gelir. Günlük operasyonda yaşadıkları süreçsel sıkıntılar, bir aksiyon almaya yönelik bilgi eksiklikleri, iş gücü ihtiyacının artması gibi belirtilerle ortaya çıkar.
İkinci durumda yapılan işler çoğunlukla kurumun stratejik hedeflerine yönelik projeler geliştirmek şeklinde karşımıza çıkar.
İş ihtiyacını doğru şekilde anlamak için kurumun iç yapısını ve dış etkileri de ele almanız gerekir. Kurumun iç yapısında özellikle organizasyonel yapısını, Teknik ve teknolojik altyapısını, insan kaynakları yetkinliğini ve süreçlerini anlamak önemlidir. Kurumun etkilendiği temel dış faktörlerse sektörün genel yapısı, rakipler, müşteriler, tedarikçiler, regülasyon, makro ekonomik faktörler ve teknolojinin son durumu olarak sayılabilir.
İş ihtiyacını belirlemek için analizin ilk aşamalarında kullanabileceğiniz temel sorular şunlardır:
- Neye ihtiyacınız var?
- Neden böyle bir ihtiyacınız olduğunu düşünüyorsunuz?
- İhtiyacınız olduğunu düşündüğünüz şeye ne zaman ihtiyacınız var?
- İşinizdeki ya da sürecinizdeki problem nedir?
- Pazardaki fırsat nedir?
- Yapılacak işin sonunda beklenen fayda nedir?
- Yapılacak işin sonunda elde edilmesi düşünülen iş faydası nedir?
- Değişiklik ile şirketin ve/veya paydaşların hangi hedefleri karşılanacaktır?
- Değişiklik ile düzeltilmesi hedeflenen sorunlar nelerdir? Değişiklik hangi problem çözmek amacıyla isteniyor?
- Değişiklikle hangi iş hedefleri karşılanacak?
- Değişikliği neden yapıyoruz? Niye yapıyoruz?
- Değişiklikten beklenen fayda nedir? Değişiklik devreye girdikten sonra bu faydayı nasıl ölçeceğiz? Fayda sayısal metrikler ile tarif edilebiliyor mu?
- Değişiklik gerçekleştirilmezse kaçırılacak fırsat, yaşanacak sorun, karşılaşılacak problem nedir?
- Hangi süreçte sıkıntı var? Süreçteki sıkıntı nedir?
- Değişiklik gerçekleştirilmezse kaçırılacak fırsat, yaşanacak sorun, karşılaşılacak problem nedir?
- Bu değişikliği gerçekleştirmemek ne gibi problemlere yol açabilir? Ne tür riskler içermektedir?
- Sistem ile neler değişecektir?
Bu aşamada kesinlikle kaçırılmaması gereken en önemli iki nokta paydaşların bekledikleri çıktı ve buna karşılık proje kısıtlarıdır. Bu ikisini tam olarak anlamadan bir projeye başlamak kucağına mayın almaktan farksızdır.
Yukarıdaki temel soru setiyle iş ihtiyacı genel olarak kavrandıktan sonra detayları kavramak için ilgili paydaşlara aşağıdaki sorular yöneltilebilir.
- Kurumun organizasyonel yapısı ne şekildedir?
- Kurumun sıkıntılı süreçleri mevcut durumda nasıl yapılandırılmıştır?
- Sıkıntılı süreçte çalışan personel, roller, görevler, görev tanımları nelerdir?
- Kurumun mevcut organizasyonel yapısı nasıldır?
- Kurumda hali hazırda bulunan Teknik ve teknolojik alt yapı neleri içermektedir? Nasıl çalışmaktadır?
- Kurumun içinde yer aldığı sektördeki ana trendler nelerdir?
- Kurumun sektöre göre avantajları, dezavantajları nelerdir?
- Kurumun rakipleri kimlerdir? Hangi alanlarda rekabet söz konusudur?
- Kurumun en kritik müşteri segmentleri nelerdir? Müşterilerin genel davranış kalıpları ne şekildedir?
- Kurumun çalıştığı tedarikçiler kimlerdir? Tedarikçilerin genel çalışma yöntemleri nasıldır?
- Kurumun uyması gereken bir kanun, anlaşma, sözleşme, standart, vb. var mıdır? Varsa bunun ana hatları nelerdir?
- Kurumun içinde bulunduğu ülke, bölge ve genel olarak dünyada makro-ekonomik trendler ne durumdadır?
- Kurumun sağladığı ürün ve/veya hizmetlerle ilgili Teknik/teknolojik gelişmeler var mıdır? Varsa bunların etkileri ana hatlarıyla nelerdir?
İş ihtiyacını doğru anlamak için mutlaka sponsor başta olmak üzere, iş ihtiyacının kaynağında bulunan alan uzmanı, son kullanıcı, süreç sahibi, tedarikçi gibi paydaşlarla çalışmalısınız. Eğer ihtiyacı net olarak anladığınızı düşünüyorsanız diğer başlıklara yönelebilirsiniz. Eğer iş ihtiyacı kafanızda net oturmadıysa ya kritik bir paydaşı atlamışsınızdır ya da önemli bir soruyu sormamışsınızdır. Yaptıklarınızı tekrar gözden geçirip eksikliğin nereden kaynaklandığını bulun ve hızlıca çözümleyin.
