電腦玩物站長的筆記思考術-筆記技巧以改變為起點

讀完感想：

筆者近期讀過除了原子習慣以外，非常有幫助和內涵的一本書，作者以他個人的角度、經驗，提出了許多工作效率的問題，以及對應的解法，最近筆者從工程師，變成擔任四人小組的小組長，陷入了工作爆炸的處境，希望能藉由書中的經驗，來解決筆者目前遇到的問題

想要解決的問題

1. 筆記過分雜亂，如何統整筆記？
2. 工作上有太多專案要處理，工作碎片，且生活瑣事過多

讀完後的行動：

1. 以任務為導向，每一個任務都要開一個筆記本，並且在開頭有KPT的架構執行
2. 每個筆記後面帶來行動（try）
3. 筆記中進行有邏輯的演繹思考
4. 筆記本身可以上tag
5. 建立SOP清單，可以節省更多時間
6. 21天不一樣的實驗
7. 讀一本書時的準備

• 準備問題、想解決的目的
• 讀完後的感想、收穫、行動

筆記技巧以改變為起點

筆記的目的不是記憶過去，而是改變你對經驗的記憶，創造對你有益的認知，所以，筆記是為了未來而寫，用未來的眼光改變現在的記憶，未來才會變成你想要的樣子

比方說：

一般日記：我今天又拖延了某件事情，但若用未來的眼光來看待今天拖延的事情

1. 是不是我沒有找到更簡單有效的步驟，所以我拖延了？
2. 是不是我沒有幫自己創造一個更專注的情境，所以我拖延了？

會透過未來的眼光，調整當下的自己，創造出更好的未來

所以，問題不在問題本身，而是你如何面對問題跟處理問題

因此，筆記中可以問自己三個問題

1. Why: 為什麼會這樣
2. How: 我是如何想的
3. What:我想要變成怎麼樣

筆記很重要如何是把他人的資料，變成我的知識、我的行動，這才是筆記的意義

所以，常常有人在整理資料時，思維是：要去整理所有的資料

這麼做有三個結果

1. 花很多時間在整理無用的資料，造成整理很有壓力、產能不高，且參雜太多雜訊
2. 下次不想花時間整理
3. 整理的資訊沒有吸收，還是資料

因為，你不需要整理所有資料，而是只整理出對你有用的資料⇒更進一步的是，透過這些資料，能幫你做到什麼？

• 上課整理筆記，是為了考試更高分
• 上班整理紀錄，是為了作好主管交辦的任務

因此，整理後的資料，可以產生行動，才是好的整理方法

承諾行動的關鍵整理原則

收集大量的資料後，需要以行動主導整理

當收集的資料放久了，當初收集他們的「起心動念的期望」會消失或遺忘，於是我失去了當初收集背後的行動目的，這麼一來，資料還是資料，沒有產生影響

關鍵不是收集了太多東西，而是忘記太多收集的目的與期望

當我收集大量的資訊後，需要的分類方式，不是根據資訊的類型分類，而是一個以後會怎麼去這些使用這些資訊的分類

舉個例子

例如：大日子的標籤

作者很想要帶老婆去吃這家高級的餐廳，收集的重點就不會只是這家餐廳，而是會連「我很想要帶老婆去」的這個感動和行動一起保存下來

未來就能在適當的時機，很快速的找出適合的餐廳

例子2

Netflix，我的片單有很多電影，但每到假日想要看時，有時提不起勁，一是怕不好看，二是怕花太多時間，少了當初存下來的期望和感動

但若是存入片單時，就幫影片分類行動（週末放鬆時看、約會時候看、跟小孩一起看、一個人看鉅作、可以隨意看看），就很容易的在對的時機，找到對的片單

獨立思考跟融會貫通

寫筆記跟說筆記的過程中，要想辦法用自己的的詞彙，將重點重新描述，在學習如何學習（learning how to learn）一書中，也不斷的提到，想要學習一件事，最好的方式就是學習完後教導別人

也在此建議大學或出社會的人，改掉只是抄筆記和畫重點的習慣，嘗試真正的寫筆記跟說筆記，就會發現吸收的特別快，筆記也不在只是資料，而是資訊

而使用自己的詞彙重新描述的過程中，其實就是把新的知識，與現有的資料庫作連結，強化記憶，大腦就會不停地強化現有的知識跟吸收新的知識

在刻意練習中，一個人若是背景知識很強，遇到該背景新的知識時，往往會吸收的比別人還要快，就是如同上述的原理

1. 接觸新知
2. 與舊有的知識作連結
3. 放進資料庫

嘗試作有邏輯的演繹思考

在寫文章、筆記、整理資料時，需要強調前後邏輯推理關係，雖然會造成文章變很長，但也能幫助每一篇文章都思考得很透徹，並且整篇文章的邏輯論證都站著住腳，未來回頭看的時候，都有辦法想起原因，且也會幫助記憶，因為記下的不是零碎的記憶，而是從A節點連結到Z節點，那麼在演繹下，可以很快想到所有推論過程的資料

累積自己的SOP清單

處理任何事情，無非都是有一個流程，而這些流程的紀錄，都可以幫你確保、確認每個環節，甚至未來可以不停地調整，讓整體的SOP更無懈可擊

但即使是自己已經習以為常的事情，也要學會筆記下來，更好的作法，是建立自己的SOP清單

例如：

1. 出國玩得行李清單、注意事項（偶爾出國一次）
2. 帶小嬰兒出門的物品清單（常常手忙腳亂）
3. 公司的行政流程

有了這些清單，再久久一次的出國，或者是常常帶小嬰兒出門時，整理行李、物品時，更不會像個無頭蒼蠅，花很多時間在準備，

且如果發現這次有東西忘了帶，進行修正，下次遇到相同任務時，就不會再次犯錯

SOP清單的好處：

1. 不會每次都要重新思考流程、細項，節省時間
2. 降低焦慮感

如何整理閱讀的筆記

為什麼我的讀書重點筆記沒有幫助我成長？可能是因為你沒有拆掉那本書

讀書可拆成四步驟：準備問題、深讀、反芻、拆解

• 準備問題

1. 為什麼要看這本書？我想解決什麼問題？我想學習什麼技能或心法？
2. 帶著問題去看書，收穫會更多

• 深讀

1. 先閱讀此本書在講什麼、作者為什麼要這樣思考
2. 背後的問題是什麼，例如電腦站長思考的事情：
3. 如何讓讀書產生更多真實幫助的問題
4. 讀書並非照著書走，而是與書對話來改變自我

• 反芻

1. 從我的個人情境出發，這本書帶給我什麼啟發？（也回到上述的，用自己的話再講一次）
2. 就算是不符合原意也沒關係，因為這是自己的經驗與他人的經驗碰撞的產物

• 拆解

1. 讀完一本書後，拆解成未來可以利用的各種素材或行動

工作不爆炸的筆記流

我們常常會面對這樣的工作碎片化情況

1. 我要同時進行多個不同專案，這些專案的資料與任務不會有序性的出現，而是無序的同時出現
2. 一個任務的細節常常不會一次搞定，而是會在不同時空片段出現
3. 每個人都說事情很重要，但你真正重要的事情是什麼？

上述會導致工作碎片爆炸，大多數朋友也會遇到一樣的狀況，那如果一直處在碎片爆炸的情況，那麼：

• 工作的速度就會因為一直要找資訊而降低
• 工作的正確度也會因為東漏西漏而下降
• 工作的選擇更可能一直在忙瑣事，而缺乏成就

工作碎片不是問題，問題是你讓他爆炸，

工作本來就會碎片化，一個越重要的專案，通常會有更多的資料、瑣事、人事、任務需要處理，而一個高效率的工作者，會將碎片重組成高價值的成果。

如何不讓工作碎片爆炸呢？

1. 碎片不要留在原處，要把資料匯流
2. 整合任務：不是紀錄雜事，而是規劃專案
3. 規劃行動：不是要看碎片，而是要看行動
4. 要作什麼：不是要分類，而是要排程

碎片不要留在原處，要把資料匯流

第一個盲點：我們把必然出現的工作碎片，一直個別處理，效率當然低下

例如：有一封企業內訊的邀約，信件來來往往討論了時間、主題、場地，在不同時間點又再度確認老闆的幾個特殊要求、電話討論、碰面討論、課程的新想法跟點子

這些都是工作的碎片，形式包含：email、通訊軟體、會議筆記、腦袋想法、電話紀錄、腦袋、便利貼中，零零總總，如果沒整理，那麼工作會越來越雜亂

（卡片筆記法就是解決這種狀況的其中之一，trello則是卡片筆記法的實踐工具之一，trello可以達到多人協作卡片的效果，只是trello不是很好的紀錄格式）

而這只是一件工作，如果有更多的專案，那麼碎片化會更嚴重

解法：

當碎片出現的第一時間，就把碎片集中到筆記，在筆記中整理出工作流程，把同一個任務的碎片集中到同一篇筆記中

好處：

1. 執行任務時，不用回到信箱、通訊軟體、腦袋中找資料，節省時間
2. 不會漏掉哪個碎片的資訊
3. 知道碎片的重要排序
4. 碎片再多也不會亂

整合任務：不是紀錄雜事，而是規劃專案

第二個盲點，我們常常錯失很多重要的相關碎片，導致我們的專案一直無法有效推進

例如：作者在製作新書時，很多年前有一個想法，想要製作解決工作低效率的書籍（第一個碎片），兩三年前陸續開設時間管理和工作效率課程，累積了很多的經驗（第二個碎片），讀書時看到一些商管書的主題（第三個碎片），作者發現這些碎片又可以整合成新書專案

關鍵在於，匯流工作碎片後，用完成某個目標的角度去整合碎片，並開始規劃有效的行動。

好處：

1. 匯流碎片的過程中，發現可以做的新專案、新任務
2. 新專案出現時，發現這些碎片，等於完成工作的前置作業

筆者：蠻難的，這就跟分類有關，怎麼知道這些碎片要搭配什麼樣的分類或標籤？未來才有辦法找回這些資訊呢=>使用搜尋

規劃行動：不是要看碎片，而是要看行動

第三個盲點：我們收集工作碎片，卻不處理工作碎片，意思是收集了要作什麼事，卻不規劃怎麼作

這回到書中一開始講的，整理完資料後，應該會有行動，從行動主導整理

要作什麼：不是要分類，而是要排程

第四個盲點：資料的整理關鍵不是分類，而是行動，並且依據行動來排程

當突破上面三個盲點，把工作碎片整理成一個一個行動任務（專案）後，就可以決定處理這些工作碎片的順序，也就是行動排程的清單

每週重新上膛的子彈計畫

每個週末花個一小時擬定計畫，校正計畫，分為三步驟

1. 反省前一週的行動，哪些任務被完成，哪些任務被拖延，哪些任務出了錯誤，又新增了哪些任務，工作跟生活有哪些心得、發想、疑惑
2. 清空大腦，檢查筆記、email、通訊軟體，看任務有沒有漏掉的事情
3. 檢查下週行事曆，確認下週的重點工作，確認專案進度，排序工作任務

日記的價值與目的

1. 記得自己作過什麼，以後可以回憶
2. 反省自己的錯誤，下次可以改進

工作即日記

• 每一個工作或生活任務，都會開一則新的任務筆記
• 任務筆記中，紀錄任務目的、自己怎麼想、怎麼作、
• 直接規劃任務執行流程，而非開另一個待辦清單
• 執行任務中，遇到問題、意外，全部紀錄在任務筆記
• 任務完結後，加入反省，思考下次怎麼變得更好

其實工作即日記的筆記流程，就是處理工作碎片的流程

不問優缺點的KPT日記法

KPT是用在公司管理方法，KPT是

• keep
• problem
• try

日本公司利用這個方法，聚焦在生產流程的改進、產品的規劃和檢討，目的是提升每一次產品的競爭力

KPT方法也能用在個人的改進上

核心精神是：下一次如何更好（列出行動）

例如：

keep

1. 電腦玩物主題專注在數位工作
2. 站長每天早起寫草稿
3. 站長每天晚上整理今天的新思考

problem

1. 應該什麼時候接收新資訊？早上
2. 接收好像有點浪費時間，不接收又害怕錯過重要訊息

try

1. 每天晚上把新資訊清空，白天有空接收真正的少量新資訊
2. 整理目前的接收清單，讓有效聚焦在少數優質的資訊來源

KPT的好處

1. 優缺點不重要，重要的是下一次怎麼作才會更好
2. 提升自信，因為真正的自信，來自於相信自己可以改變

正確且高效率的犯錯

沒有犯錯通常無法找到更好的方法，但拼命犯錯的人也不一定能一直進步，關鍵在於：

1. 是否學會正確的去犯錯
2. 能否高效率的避免重複犯錯

犯錯後，可以更能真正學會，但學會後，要避免重複犯錯

如何避免重複犯錯？就是犯錯時，要紀錄在筆記中，下次遇到同樣任務時，拿出來檢查，就能避免重複犯錯（類似科學實驗），在犯錯中不斷的修正，讓自己變得更好

每日不一樣的練習筆記

一個生活裡的快樂小技巧 — 連續21天的不一樣練習

把每天不一樣的嘗試筆記下來，可以幫自己和身邊的人找回快樂

真實故事：

作者和當時的女友（現任老婆）一起嘗試作一個實驗，連續21天約會，每天都吃不一樣的餐廳

那時他們每天下班都會約在市府轉運站，回家前一起吃個飯聊聊天，但是約會日常後就有點一成不變

所以作者就提議21天約會都吃不一樣的餐廳

前幾天，他們還是到習慣的麵店、自助餐店、拉麵店等解決晚餐，但接下來就使用google map隨機找餐館，或者直接走進巷子找沒吃過的店家

作者把每一天吃過的不同餐廳都記錄下來，一開始這個想法，是強迫自己要做不一樣的選擇，替生活帶來一些變化，原本看是例行公事的事情，變成每一天都有新的動機，找不一樣的餐廳去作一樣的事，讓原本重複的事情變得更快樂

對生活不再猶豫與隨便，而是嘗試作決定、找挑戰，這是一件讓人快樂的事

作者結婚後，也常常在生活中嘗試不同的21天不一樣實驗

1. 每天不一樣的運動：作不同的小動作
2. 每天閱讀一本不一樣的書
3. 每天走不一樣的散步路線
4. 每天想一個新點子
5. 每天寫下一個對身邊不同的人的描述
6. 每天寫下一件讓自己開心的事

這會讓生活一直保持樂趣，每天都帶著一點期待，有了期待，就容易保持快樂情緒（這也就是節日、儀式感的重要性，有了節日，大家才能在一成不變得生活中找到期待跟樂趣）

Ref:

1. https://www.books.com.tw/products/0010775489