Panduan Sukses Menggunakan Teknik Brainstorming
Problematika ibarat seperti bumbu sehari-hari yang harus dimakan oleh setiap orang, baik posisinya sebagai sosok individu maupun keberadaan manusia dalam sebuah komunitas atau institusi.
Sama halnya dengan sebuah organisasi atau institusi. Siklus organisasi akan terus berkembang, tidak mungkin stagnan. Organisasi tuntut untuk terus menerus melakukan perubahan. Menghadapi itu semua, apakah manusia atau organisasi terus bergerak untuk melakukan perbaikan, inovasi atau diam diri?
Ada sebuah pertanyaan sederhana, namun penting untuk direnungkan bersama. Pertanyaan-pertanyaan penting itu adalah?.
· Apa yang kamu lakukan jika di tempat kerjamu terdapat masalah serius?.
· Sebuah institusi pemerintah ingin membuat budaya baru dilingkungan ASN yang dapat mendorong kinerja para aparatur negara menjadi lebih baik. Apa yang bisa dilakukan oleh puncuk kepemimpinan untuk bisa melakukan perubahan?.
· Seorang guru biologi ingin mendorong para siswanya memecahkan masalah lingkungan di sekitar. Apa yang bisa dilakukan oleh guru tersebut untuk mendorong siswa bisa mengutarakan gagasannya sebanyak mungkin?.
· Sebuah NGO kesehatan yang konsen terhadap isu-isu kanker anak ingin melakukan inovasi fundraising dengan memanfaatkan social media. Langkah pertama apa yang bisa dilakukan seorang manager fundraising tersebut?
Sangat penting untuk memahami bagaimana kita bisa menyelesaikan masalah di atas. Kabar baiknya adalah keempat permasalah tersebut dapat dipecahkan dengan menggunakan metode Brainstorming.
Brainstorming merupakan salah satu tool yang bisa digunakan dalam mengurai setiap permasalahan atau memunculkan ide-ide baru (ideation).
Brainstorming metode untuk memunculkan penyelesaian masalah kreatif dengan mengajak/mendorong anggota kelompok untuk melemparkan pendapat, ide sambil semua peserta menahan kritik atau melakukan penilaian secara langsung.
Benjamin Brandall mendefinisikan Brainstorming sebagai proses pengambilan keputusan kritis, namun ia bekerja dengan sangat baik ketika didekatkan dengan sikap yang bertujuan dan ringan hati. Dengan menggunakan pemikiran lateral, brainstorming memecahkan masalah dengan mengambil pendekatan tidak langsung dan kreatif.
Alat inovasi yang dikembangkan oleh Alex Osborn tersebut dapat digunakan dalam kelompok besar maupun kecil. Jika pada awal pemuculannya banyak digunakan dalam sektor bisnis, saat ini brainstorming digunakan dalam seluruh sektor, termasuk dapat digunakan oleh pekerja social, ASN, guru dan masih banyak lagi.
Brainstorming juga bagian dari metode inovasi, Design Thinking.
Manfaat Brainstroming
Alat Brainstorming mempunyai banyak manfaat, diantaraanya adalah:
Pertama, Problem Solving
Ini adalah manfaat paling utama. Brainstorming telah banyak digunakan oleh pelbagai institusi mulai dari kecil hingga besar dalam memecah kebuntuan. Brainstorming dalam bidang Pendidikan, dapat diimplementasikan kepada siswa, memberikan stimulus siswa untuk memecahkan permasalahan yang berkaitan dengan tema atau matpel.
Kedua, Ide baru akan terus muncul
Brainstorming memberikan kesempatan kepada semua orang untuk memunculkan ide-ide atau gagasan baru tanpa dibatasi oleh sekat-sekat tertentu. Semakin banyak anggota kelompok mengutarakan gagasannya, maka semakin besar peluang sebuah masalah terselesaikan.
Ketiga, Pemicu Kreativitas
Semua anggota kelompok (tanpa ada pembeda), berhak mengutarakan sebuah ide, meskipun ide yang dilontarkan adalah ide gila. Ketika semua orang diberi kesempatan untuk mengemukakan curah gagasan, maka proses kreativitas akan muncul.
Keempat, Melatih Keberanian dan Pengendalian Diri
Brainstrorming melatih seseorang untuk mengemukakan pendapat pribadinya. Dalam forum ini, tidak ada sifat pasiv, menunggu dan berpangku tangan. Brainstorming mendorong semua orang untuk berani berbicara dan mengeluarkan potensi terbaiknya. Selain itu, mereka akan belajar mengendalikan diri -dengan memberikan kesempatan kepada orang lain untuk mengemukakan pendapat, meskipun pendapat mereka salah dan tidak masuk akal.
Proses Brainstorming
Menurut Osborn, selama ini kreativitas seringkali dipadamkan oleh (1), sedikitnya anggota kelompok membuat ide, dan (2) orang-orang yang terlibat di dalamnya terlalu banyak memberikan evaluasi secara langsung (baik masukan maupun kritikan tajam). Karena itu dalam proses Brainstorming semua tim yang terlibat dalam proses tersebut harus membangun kesamaan dalam: (1) Membangun ide sebanyak-banyaknya, (2) Saling mendorong munculnya ide-ide liar dan nampak berlebihan, dan (3) Menahan mengeluarkan kritikan, masukan sekecil apapun.
Bagaimana Brainstorming dapat dipraktikkan?
Secara umum dalam Creative Problem Solving (CPS), Osborn menjelaskan empat tahap proses Brainstorming, diantaranyanya adalah:
1. Description (Menjelaskan)
Menjelaskan dengan melakukan identifikasi tujuan, harapan dengan didukung dengan data di lapangan, mendefinisikan masalah dan membuat daftar pertanyaan-pertanyaan (rumusan masalah) yang mengandung solusi.
2. Meaning (Membentuk Pengertian)
Menjelajah gagasan melalui proses brainstorming dengan melibatkan seluruh tim.
3. Development (Mengembangkan)
Melakukan filter dari curah gagasan dengan mengedepankan proses evaluasi ide yang telah dibuat kemudian mengumpukannya dalam jumlah terbatas, pada akhirnya memilih diantara salah satunya.
4. Implementation (Menerapkan)
Hasil dari ideation kemudian diformulakan kedalam rencana aksi untuk diimplementaiskan dengan melibatkan sumber daya yang terkait.
Step by Step Brainstorming
Brainstromrming mempunyai langkah-langkah taktis yang bertujuan agar proses brainstorming bisa berjalan dengan maksimal sekaligus menghasilkan produk yang diinginkan. Langkah-langkah tersebut adalah:
Langkah 1. Membuat Rencana Aksi
.Fokus merumuskan masalah/daftar pertanyaan-pertanyaan terbuka yang mengundang solusi, seperti: “Bagaimana kita akan meningkatkan pelayanan pembuatan KTP?”.
Phil McKinney, CEO CableLabs menulis aturan emas brainstorming (Golden Rules Brainstorming) untuk membantu fasilitator dan tim terhindar dari kesalahan umum, salah satunya adalah Atur fokus. Fasilitator mempunyai peran sentral dalam mengkondisikan semua peserta agar fokus, khususnya dalam investigasi masalah dan pencarian solusi. Di samping itu, fasilitator terampil dapat mendorong anggota tim untuk melakukan investigasi secara menyeluruh dan mendalam.
· Buatlah kelompok yang beranggotakan tim yang berhubungan langsung dengan persoalan yang akan dipecahkan, kemudian jika ada pakar libatkan juga.
· Buat perencanaan waktu dan tempat yang sesuai. Bisa menggunakan catatan manual atau menggunakan google calendar. Jika menggunakan google calendar, undang semua tim sehingga semua anggota tim bisa mengakses, memberikan masukan dan umpan balik.
· Pilihlah fasilitator yang tepat. Menurut Mitchell Ditkoff, seorang fasilitator braistoring trampil harus bisa menjadi Conduktor (menghubungkan semua komponen-komponen yang ada), Alchemist (mentransformasikan sebuah nilai-nilai kepada semua tim), Mad Scientist (membuat eksperimen dan terobosan penuh gairah), Diamond Cartter (pandai memecahkan masalah tanpa merusak atau meninggalkan persoalan), Actor (pandai memerankan peran sehingga ibarat sebuah tontonan enak untuk dinikmati), Environmental (pandai menggugah, menemukan nilai, imajinasi manusia dan menafikan segala ide buruk), Officer the law (menegakkan aturan), Servant (melayani semua proses brainstorming), Dancer (selalu bergerak), dan Stand Up (memiliki sense humor untuk mencairkan suasana).
Langkah 2. Memilih Salah Satu Prosedur
Konseptor mendesain prosedur brainstorming dengan melibatkan fasilitator. Ada beberapa prosedur/Teknik brainstorming, saya akan mengemukakan 10 teknik brainstorming berikut ini:
· Brainwriting — dalam brainwriting, semua anggota kelompok diperbolehkan untuk menuliskan, membagikan, dan mengomentari sebuah gagasan anggota lainnya tanpa diminta untuk berdiri atau berbicara.
· Role Storming — proses kreatif yang melibatkan anggota kelompok dalam proses improvisasi berdasarkan peran atau fungsi masing-masing anggota kelompok. Dalam Role Storming, fasilitator sudah memberikan petunjuk kepada masing-masing anggota kelompok, peran seperti apa yang akan mereka jalankan.
· Brainstorming Terbalik — Pada pendekatan brainstorming ini, peserta diminta untuk mencari ide berkebalikan dengan ide yang diajukan/tengah dibahas. Sebagai contoh, dalam proses awal muncul gagasan “bagaimana organisasi melakukan fundraising menggunakan media sosial”, fasilitator atau peserta yang lain mungking mengemukakan pendapatnya “bagaimana organisasi dalam melakukan fundraising mengurangi penggunaan media social?”.
· Round Robin Brainstorming — Fasilitator melibatkan semua peserta dengan memberikan pertanyaan, akses curah gagasan sehingga dalam pendekatan brainstorming ini, tidak ada anggota/kelompok yang paling dominan.
· Mind Mapping — Mind Mapping adalah alat visual. Michael Michalko mendefinisikan mind map sebagai alternatif pemikiran keseluruhan otak terhadap pemikiran linier. Dalam Teknik ini, semua peserta menggambarkan sebuah gambaran dengan menghubungkan antara ide-ide yang berserakan.
· Gap Filling — Teknik ini menggugah perasaan peserta dengan cara menuliskan beberapa pernyataan, seperti “kemana kamu ingin berada?”, “bagimana caranya kamu mendapatkannya?”. Semua peserta akan merespon, kemudian kumpulkan jawaban-jawaban dari peserta dan jadikan sebagai bahan referensi proses pengambilan keputusan dalam brainstorming.
· Analisis SWOT — Mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman (semisal) sebuah organisasi. Teknik ini digunakan untuk menentukan sebuah project atau keputusan penting dalam organisasi. Teknik analisis SWOT digunakan untuk menstimulasi analisis kolaboratif.
· Starbursting — Dalam Starbursting, fasilitator menuliskan tantangan dan peluang dengan bantuan visual bintang enam. Masing-masing ujung bintang diberi tulisan satu kata: who (siapa), what (apa), where (dimana), when (kapan), why (mengapa), dan How (bagaimana). Kata-kata tersebut digunakan untuk membangun sebuah pertanyaan dalam curah gagasan.
· Brain Netting — Teknik ini menggunakan internet dalam menjalankan proses brainstorming. Sangat cocok digunakan oleh peserta yang tidak mungkin untuk bisa bertemu atau bertatap muka. Tools yang bisa gunakan adalah, Slack, Google Docs, atau yang sederhana menggunakan WhatsApp dan Telegram.
· Figure Storming -Mengambil pendekatan seorang tokoh dalam merencanakan aksi, membuat keputusan penting dan metodologi. Tokoh-tokoh yang dapat diambil, seperti Bill Gates, Sundar Pichai, atau Mahatir Muhammad dan lain-lain.
· Charette -Memecah garis besar sebuah persoalan menjadi bagian-bagian kecil. Sangat cocok digunakan untuk sebuah organisasi yang memiliki banyak divisi di saat yang bersamaan mempunyai problem yang harus dipecahkan dan salig terkait.
· Scamper –Scamper merupakan Teknik pragmatis. Mengembangkan produk, layanan atau ide berdasarkan gagasan yang telah ada, namun dengan modifikasi/pembaharuan. Proses Scamper terdiri dari Substitue (pengganti), Combine (menggabungkan), Adabt (adabtasi), Modify (modifikasi), Put To Another Use (gunakan lagi), Eliminate (hilangkan), Reverse (balikan).
Pilihlah prosedur yang tepat dan yang sesuai dengan latar belakang peserta. Fasilitator harus pandai-pandai memetakan semua peserta, mendalami permasalah dan goal yang ingin dihasilkan.
Langkah 3. Membuat Kesepakatan Awal
Kesepakatan awal harus dibuat agar proses brainstorming bisa berjalan dengan baik. Kesepakatan awal memuat proses, aturan dasar, dan semua yang terkait dengan proses brainstorming, semisal penggunaan tools dan perizinan ketika proses di mulai.
Langkah 4. Implementasi Proses Brainstorming
Ketika brainstorming berjalan, fasilitator trampil menjadi mediator sekaligus memastikan kesepakatan awal dapat dijalankan oleh semua peserta. Disamping itu juga, fasilitator mendorong semua peserta untuk menuangkan gagasan dan meminimalisasikan penilaian yang terlalu dini.
Langkah 5. Evaluasi
Setelah semua ide terkumpul, saatnya bagi fasilitator untuk melakukan evaluasi dan memilih salah satu ide tersebut. Dalam proses ini, semua anggota kelompok diberikan kesempatan untuk menuliskan catatan pada diagram untuk mengomentari ide-ide yang ada. Setelah kelompok memilih ide yang akan ditindaklanjuti, selanjutnya ide tersebut dikembangkan secara mendalam dengan melibatkan para ahli yang terkait dengannya.
Tips Memaksimalkan Proses Brainstorming
Banyak sekali proses brainstorming yang tidak berjalan maksimal dan menghasilkan sebuah keputusan tepat. Alih-alih keputusan yang di dapat, yang dihasilkan malah perdebatan sengit dan mempertahankan ego bahwa pendapatnya yang paling benar.
Berikut tips bagaimana meningkatkan efektifitas brainstorming sehingga hasil yang digapai dapat maksimal:
Pertama, Menentukan Tujuan
Solusi apa yang ingin Anda temukan? Jangan sampai Anda lupa untuk menentukan goal yang ingin dicapai. Tujuan yang baik harus:
· Specific
· Measurable
· Attainable
· Relevant
Kedua, Menghasilkan solusi secara individual
Pakar manajemen sekaligus Profesor Duke University, Ralph Keeney mengatakan salah satu masalah brainstorming kelompok adalah ketika kita mendengar solusi lain terhadap suatu masalah, kita cenderung melihatnya sebagai apa yang disebut sebagai “jangkar”.
Dengan kata lain, anggota tim terjebak pada tujuan dan solusi potensial dengan mengesampingkan tujuan lain. Karena itu sebelum brainstorming kelompok berjalan, kumpulkan tim kecil yang secara spesifik berhubungan langsung dengan jantung masalah. Kemudian ajak tim kecil tersebut untuk melakukan diskusi kecil. Identifikasi masalah dengan berorientasi solusi.
Ketiga, Bekerja Secara Kelompok
Dalam teori pendidikan, proses belajar akan berjalan dengan baik jika siswa mengalami atau memperagakan apa-apa yang dipelajari. Mengajak semua anggota tim untuk terlibat dan bekerja sama akan menjadikan proses brainstorming menjadi hidup.
Keempat, Memberikan Tantangan
Ketika semua anggota tim diberi sebuah tantangan, mereka akan mencoba menyelesikan tantangan tersebut. Dari proses ini semua anggota tim akan mengerahkan segenap tenaganya untuk mencapai keberhasilan.
Kelima, Membuat item tindakan.
Seringkali setelah proses brainstorming kita akan melihat beberapa orang lupa terhadap proses brainstorming yang telah mereka ikuti. Agar hasil dari brainstorming bisa memenuhi target untuk direalisasikan, maka buatlah item tindakan sekaligus menjadi pengingat kepada siapun untuk merealisasikan apa yang telah menjadi kesepakatan.
Kesimpulan
Brainstorming adalah alat kreativitas. Jika Anda bisa menggunakan Panduan Brainstorming ini dengan baik, maka Anda akan menemukan ide-ide (ideation) kreativ dan cemerlang. Terakhir, video dari Kelley mungkin akan berguna bagi Anda.
