Когда цифры на складе не сходятся

Найти причину, по которой на складе что-то не сходится, — это одно из самых неблагодарных занятий. Ошибок может быть много:

• неправильно оформленная накладная;
• неправильное время или дата в накладной;
• техкарта с неправильным количеством списываемого ингредиента;
• не та единица измерения в любом из этих мест.

И это, наверное, самое основное. И чтобы найти причину, нужно пересмотреть почти весь бэк-офис и складские операции. Делать это вручную — долго.

Поэтому мы добавили в Идеалисте новый отчёт по складу, который поможет разобраться и найти причину. Он формируется в том же разделе, где все остальные отчёты, и скачивается в формате XLS, где каждый лист — это статистика по одному товару со списком операций.

Итак, чтобы сформировать этот отчёт, переходите на страницу создания отчёты и выберите тип «Склад (новый)». Здесь минимум настроек — нужно выбрать только промежуток времени и склад. Когда отчёт будет сформирован, скачивайте его и открывайте.

Как с этим всем разобраться?

Как я уже написал выше, один лист в этом документе — это статистика по одному товару. Откройте тот товар, с которым за выбранный промежуток времени наблюдались какие-то проблемы. Здесь всё устроено так: все документы сгруппированы по дате (по каждому дню отображается общий расход и приход товара); одна строка — это одна операция.

• время — это время совершения операции;
• операция — это ссылка на документ (поступление, списание, перемещение, ревизию или продажу);
• количество — это количество поступившего или списанного товара (со знаком плюс или минус соответственно);
• сумма — это сумма себестоимости;
• остаток — это остаток товара после выполнения операции.

Окей, у меня молоко постоянно уходит в минус, на что обращать внимание?

В первую очередь стоит отсортировать таблицу по колонке «Количество». Так вы найдете операции, которые унесли с собой больше всего молока. Если вы видите в списке продажи, которые списывают по 2 литра молока, вероятно, что-то не так с техкартами. Каждую продажу можно открыть в Идеалисте, кликнув на слово «Продажа».

Если с техкартами всё окей, возвращайте сортировку назад — по дате. Теперь стоит обратить внимание на поступления и перемещения. Если неправильно указать фактическую дату и время проведения операции, на складе будут расхождения. Так вот, если вы видите поступление, которое было создано уже после того, как молоко оказалось в минусе, вы ошиблись с датой и временем проведения операции. Молоко не могло физически уйти в минус. Это значит, что накладная должна была быть оформлена чуть раньше.

У меня проблемы с накладными, это можно исправить?

Да, хорошая новость в том, что это можно исправить достаточно просто. Откройте те накладные, где есть ошибка с фактической датой и временем проведения операции, и отредактируйте их. При изменении укажите правильные дату и время (правильная — это та дата, когда товар физически поступил на склад). Идеалист пересчитает расход, и всё будет хорошо.

А если у вас проблемы с техкартами, то задача становится сложнее. Мой совет простой — исправить техкарты, провести ревизию и начать правильный учёт.