Crear desde casa: una oportunidad para hacer talleres y reuniones más eficientes y creativas

Por Maud Plessis, Strategic y Service Designer en Idean Spain

En Idean Spain hemos preparado, facilitado y participado centenares de talleres, reuniones y design studios. Esta experiencia nos hace estar convencidos de que la co-creación y la colaboración son superpoderes, pero nos enfrentamos a una realidad cruel: todos sufrimos de una sobredosis de talleres y reuniones. Ahora que estamos trabajando desde casa tenemos la oportunidad de repensar estas prácticas y ver cómo podemos hacerlas más eficientes y creativas. Aquí explicamos por qué y cómo.

1. Los talleres en remoto requieren más preparación, así que tenemos que pensarlo bien antes de hacer uno.

• Prepara: como en talleres tradicionales, tenemos que preguntarnos cuáles son los objetivos, los outputs que queremos tener, quién debería estar y cerrar una fecha. Además, hay que poner algo más de esfuerzo en adaptar algunos ejercicios, medir los tiempos ¡y ensayar! Cuesta un 25% más preparar un taller en remoto que uno tradicional, al cual deberías añadir un 10% de tiempo durante el taller para explicar la herramienta y los ejercicios, y solucionar potenciales fallos técnicos.

• Ensaya: sobre todo en tus primeros talleres, haz pruebas de la conexión WiFi, las herramientas (sobre todo si usas varias en un taller) y los ejercicios para asegurarte de que se entienden bien y anticipar posibles problemas y preguntas. Esto te permitirá estar relajado y abierto durante la sesión. Si es posible, te recomendamos que haya dos facilitadores.
• Pregúntate: ¿Qué necesita una co-creación en tiempo real y qué se podría hacer antes? ¿Qué queremos alcanzar con este ejercicio? ¿Lo podemos hacer de manera digital o tenemos que pensar en una alternativa? ¿A quién necesitamos? ¿Quién tiene que ser informado? Aquí hay una regla de oro: temas complejos con objetivos ambiciosos tienen una mayor probabilidad de éxito con pocos participantes. Temas más sencillos con pocos ejercicios permiten un número más amplio de participantes.

2. Los talleres en remoto son más flexibles, puedes hacer sesiones más cortas pero de manera más regular. Así maximizamos el tiempo y dejamos algunas actividades para hacer entre taller y taller.

• Pon límites: 30 minutos máximo para reuniones y reduce talleres complejos a sesiones de dos horas. Eso también te ayudará a descansar como facilitador 😊. Intenta reducir el número de objetivos de cada taller (idealmente debería haber un solo objetivo por sesión), eso dará también a los participantes una sensación de cumplimiento al final de cada uno.

• Programa sesiones más cortas para permitir que los participantes (¡y tú!) descansen y estén más concentrados en la próxima sesión. Además, la creatividad surge cuando la mente está relajada: varias sesiones espaciadas en vez de un taller intenso de un día permite a la mente tener tiempo para pensar, inspirarse y hacer conexiones creativas. La mayoría de las mentes creativas necesitan pensar primero sus ideas, observar, dibujarlas… Por ejemplo puedes pedir a los participantes que vengan con 5 ideas, bocetos o con algo de investigación realizada antes del taller. En uno de los design studios que hicimos para BBVA trabajamos de manera colaborativa cada mañana durante 2 semanas. Las tardes eran libres y permitían al equipo digerir el contenido producido y preparar la sesión del día siguiente. Muy frecuentemente los participantes vinieron por la mañana diciéndonos: “durante la tarde he pensado en lo que hemos hecho y se me ha ocurrido que…”.

3. Podemos hacer que los participantes tengan un compromiso más alto a nivel individual

En general cuando hacemos un taller con grupos, si estos son de más de cuatro personas, estas tienden a apoyarse demasiado en el grupo.

• Explora alternativas para tener el mismo resultado basándote más en el trabajo individual y luego hacer que cada uno comparta con el resto (por ejemplo, para prototipar en remoto, tres personas pueden prototipar de manera individual el mismo caso de uso/la misma idea y luego cada uno saca una foto, se comparten con el resto del grupo y se debate sobre las diferentes opciones en vez de tener a las tres personas trabajando desde el principio en equipo).
• Asigna “deberes” antes y después a cada uno de los participantes. Así ahorras tiempo y haces que cada uno se sienta más responsable del buen resultado del taller.
• Dividir en grupos en remoto cuesta más, puedes usar Zoom con su funcionalidad breakout rooms o también la herramienta de videoconferencia que sueles usar creando varias conversaciones o channels. Por ejemplo, en Idean usamos Teams y para un taller, hemos creado varios channels de Teams, uno general y uno para cada grupo. Cada participante estaba pre-asignado a un grupo y se unía al channel para tener conversaciones privadas con su grupo. Una vez quelas dinámicas de grupos se finalizan, los participantes regresan al channel general (cómo si tuvieran que cambiar de sala físicamente para ir a un auditorio). Como facilitador, estás en todos los channels y así puedes saltar de una conversación a la otra y dar instrucciones.

4.En remoto es más fácil conseguir participantes que no pertenecen a tu empresa o la del cliente

No tienen que dedicar una mañana para ir a un taller de 1h30, sólo tienen que conectarse en el tiempo requerido. Para talleres de ideación, recomendamos perfiles extremos, por ejemplo tener alguien que no conoce nada del negocio (artistas, escritor, ..) y al contrario un usuario muy frecuente, y así tener un boost de creatividad.

5.Todo estará ya digitalizado.

Ahorramos un tiempo importante de trabajo post taller :)

6.Otros trucos para dominar la facilitación en remoto:

• Obliga a encender la cámara, la comunicación no verbal es muy importante y permite mantener la energía, ver un “thumb-up” o caras que asienten por ejemplo. Anima a que usen emojis y GIFs en los chats para mantener la concentración, la energía y añadir diversión.

• Usa una herramienta con un board que permita a los participantes visualizar el trabajo que se está haciendo, compartir fotos, subir contenido etc. Recomendamos Mural o Miro y complementarlo con una herramienta de comunicación como Hangouts, Teams o Skype. Un dato curioso, las personas tienden a poner siempre la cámara cuando usan Hangouts o Zoom, ponerla a veces cuando usan Slack y Teams y ponerla muy pocas veces cuando usan Skype!

• Empieza tus talleres con ice-breakers o ejercicios de calentamiento, es aún más importante en remoto. No busques la complejidad y libera tu creatividad, por ejemplo, en Idean España tuvimos una sesión en la que cada uno vino con un accesorio o disfraz. Para ayudarte, Mural hizo una lista de ice breakers adaptados para online.

Probando el icebreaker “Dibuja tu vecino”

• Intenta tener 2 facilitadores para ayudaros el uno al otro. Uno puede estar al tanto de los participantes y si alguien tiene un problema lo puede arreglar en privado sin perjudicar el taller entero.
• Comunica mucho en cada paso a través de una plataforma como Slack o Teams. Te permite asignar tareas antes y después de los talleres, monitorear los avances y compartir los resultados. En una sesión de ideación con La Poste (correos Francia), una semana antes del taller, cada día enviábamos un email, con acuse de recibo, con food for thought a los participantes: artículos, videos y quiz. Todos los participantes dedicaron 10–15 min cada día y así empezaban a pensar en el reto del taller.
• Anima a los participantes a que se pongan en silencio cuando se presenta y utilicen el chat si tienen preguntas en vez de interrumpir.
• Saca provecho de los timer integrados para gestionar los tiempos. Mural también permite bloquear los contenidos para que los participantes no muevan todo el contenido de tu board.
• Para dar instrucciones, usa “summon participants”. Permite que todos vean lo que el facilitador está enseñando y estén todos alineados. Recomendamos también que escribas las instrucciones en el board y utilices un color que sólo sea para los facilitadores.

Los pasos están escritos en fondo gris y las instrucciones específicas del momento en un post-it redondo rosa.

Esperamos que te ha ayudado, ¡sabemos que no es fácil adaptarnos a trabajar en remoto! En Idean somos expertos en transformar tu manera de trabajar para que sea más creativa y eficiente, visita nuestra página dedicada a “crear desde casa” o ¡contacta con nosotros!