手把手帶你打造成功邀約！
書信禮儀工作坊 城市浪人 —— 張希慈
書信，往往是我們與他人建立關係的第一步。不論是職場上的商業往來亦或是學生時代的公關合作等，都脫離不了書信的範疇。但這最重要的第一步，卻常常不被重視，太過輕浮或太過謹慎導致的綁手綁腳，都可能讓我們錯失良機。這次臺大領導學程特別邀請「城市浪人」創辦人張希慈來跟大家聊聊，如何寫出一封高成功率的合作邀約信。
張希慈
城市浪人創辦人，透過城市浪人挑戰賽，讓學生能在真實生活中摸索，找到自我。那些你容易忽略的大忌
舉辦各種活動和訪談，常常需要寄信拉贊助和談合作，這時人們最常做的便是，複製上一封已寄出的樣板信內容，更改收件者，按下 Enter 寄出，不到一分鐘，便可寄出五六封不同收件者的邀約信。然而，這簡單的小動作，卻可能是讓我們與機會擦身而過的關鍵錯誤。
希慈告訴大家，在 E-mail 裡複製的信件內容，如未經格式處理，寄出之後，會變成紫色。從收件者的角度來看，明顯缺乏了最基本的尊重，所以，下次寄出信件前，將複製的樣板信貼到文書處理軟體或是在 E-mail 裡去除格式再寄出吧！多為自己留一分鐘檢查，說不定便可以換來多一次的合作機會。
除了最基本的格式處理之外，希慈還提點大家要注意以下幾點
- 收件者的稱謂與信件內容
- 附件檔案的名稱（切記勿留下個人敘述紀錄，如第幾版企劃書）
- 留意開放式問題數量（降低收信者的思考負擔，盡量給出選擇，讓被邀請者選擇）
- 莫問被邀請者「可以請問您一個問題嗎」（預設要被邀請者進行思考，增加負擔）
對外邀約必備資訊
熟悉基本格式和禮貌後，希慈帶著大家一項項梳理邀約信裡的必備資訊。其中大致可分為信件內文、邀約資訊以及信件附件三項。
信件內文
包含簡單的自我介紹，對被邀請者的認識，想與被邀請者一同完成的事（如舉辦活動、演講、訪談邀約等等）還有做了這件事你和被邀請者分別可以獲得什麼好處，給出一個為什麼被邀請者要答應你的理由。
整體內文大約控制在 800 字上下，讓受邀者能對這項活動和來信方有了基礎的認識，才有機會發展後續的合作邀約。
邀約資訊
能不能順利邀請到受邀者，邀約資訊是極重要一個環節，清楚明瞭的資訊提供，能讓受邀者快速且無負擔的理解邀約，作出決定。
- 時間地點費用
除了需要寫明邀約者與受邀者之間明確的權利義務，邀約時若有彈性時間，建議全部寫出來，降低受邀者自行思考的困擾；若有彈性人選也可以寫出來，增加受邀者回覆的意願。
2. 參與者的說明
可從感性的角度書寫邀約者與參與者對於對於講師蒞臨的期待，附於內文之中。另外參與者的人數、背景、學校等基本屬性則可於附件中作補充。
3. 主辦單位簡介
涵括單位、邀約場次簡介，預計的行銷成果，以及過去合作案例和預計邀請人。此段可放重點資訊，其他於附件中作補充。
附件
附件除了可以放上企劃書，讓受邀者知道計畫起源與細節之外，尚可做設備與其他說明的補充（如簡報比例，確認參與的時限與資訊）。
希慈特別提醒附件一定要使用 PDF 檔，避免電腦轉換之間的格式問題，並可多加設計營造專屬感。
創造成功邀約的必備關鍵
成功邀約可從感性面和理性面來做分析。
在理性面，受邀者重視的是彼此的互助，受邀者期待適當付出能得到適當的回報。盡量降低受邀者的出席成本，提高參加誘因，並在信件中處處為受邀者著想，減少講者還需自行思考的麻煩，便可大幅提高邀約成功的機會。
而從感性切入，受邀者在乎的則是態度和人情。在邀請受邀者之前，邀約者必先下足功課，對受邀者有了一定的認識，寫出來的信才會有溫度，能打動他人。人情面可以好好經營自己的人脈，認識不同領域的朋友，讓他們成為未來邀約時的中間人，打通與受邀者之間的情感連結。
寫信之前，先交個朋友吧
工作坊的一開始，希慈便不斷的提醒大家，關係是透過不斷培養累積的。不管任何邀約，都沒有人有義務回應一個素未謀面之人的要求，共遑論答應請求。因此，在生活中積極建立人脈，並保持良好的聯繫和關係，才是邀約成功最大最大的關鍵。下次寫信之前，先拋下公務，與對方真誠的交個朋友吧！
特別感謝
主辦：臺大領導學程
講師：城市浪人 —— 張希慈
