Dans les coulisses de la refonte de l’intranet de la Ville de Trois-Rivières (deuxième partie)

Nous poursuivons sur notre couverture de ce projet de refonte de l’intranet à la Ville de Trois-Rivières. Rappelons que ce projet était une collaboration entre la Ville de Trois-Rivières, Idexia, et le Consultant Microsoft 365 Gilberto Rancourt (l’auteur de cet article, dont la première partie de l’Article est accessible à l’url Dans les coulisses de la refonte de l’intranet de la Ville de Trois-Rivières (Partie 1 de 2) — COLLAB2G ). Dans cette première partie, nous résumions les prémisses du projet et avons complété notre couverture à la fin du sprint 3. Voici donc la suite:

Sprint 4

L’étape d’intégration est maintenant lancée et il est temps de créer le site de production (nous conserverons le hub de POC jusqu’à la fin pour effectuer des tests et faciliter la reproduction des configurations sur le hub intranet). Un “swap” est effectué avec le site racine du tenant en utilisant un site de communication vide pour créer le nouveau “Hub Intranet”. L’accueil de l’intranet (le site hub) sera situé au niveau du root du tenant (client.sharepoint.com/) et comprendra un total de 27 sites :

· 1 site d’accueil (root)

· 17 sites sectoriels

· 4 sites d’actualités (un par catégorie)

· 5 autres sites (annuaire, babillard, Catalogue, Documentation, Images)

Le prototype est prêt à être partagé avec l’ensemble des responsables de site, qui bénéficieront du soutien de l’équipe du projet pour migrer leur contenu vers la nouvelle plateforme. Nous avons réalisé une démonstration de l’état d’avancement du projet auprès de la trentaine de responsables de site. À ce jour, nous sommes le 4 avril et le lancement officiel est prévu pour le 16 mai !

Alors que la migration des intranets sectoriels est en cours, l’équipe de projet finalise l’analyse de l’intégration de l’intranet à Teams (Viva Connections) et ajoute une bibliothèque d’images organisationnelles.

L’intranet à la fin du sprint 4 :

Sprint 5

Lors de ce sprint, la Ville dispense une formation à ses responsables de sites. Les derniers ajustements sont apportés aux sections communes, tels que l’espace documentation.

La planification de la mise en production fait l’objet de multiples révisions, et un plan de lancement en 19 points est préparé pour assurer un lancement réussi.

Sprint 6 — MEP

La veille du lancement, tout est prêt. L’équipe de projet se réunit à 15h pour entamer la procédure de mise en ligne. À 17h, tout est terminé, à l’exception de la propagation de la sécurité du hub à tous les sites.

Le déploiement du nouvel intranet est un succès à tous égards : respect du budget (99% du budget consommé au lancement), du calendrier et de la portée. Tous les sites intranet ont été migrés, et il convient de souligner que l’effort de migration a été largement soutenu par le client lui-même, qui a dédié et mobilisé deux analystes dès la phase 4 pour accélérer le processus de migration.

1 mois après le lancement

Le 29 juin dernier, j’ai rencontré l’équipe de projet pour effectuer un suivi et confirmer que tout se déroule bien. L’intranet est apprécié de tous et aucun problème n’a été signalé.

Les statistiques d’utilisation confirment cette affirmation, avec plus de 800 utilisateurs uniques par jour et une moyenne de 13 000 visites quotidiennes. Au cours des 30 derniers jours, nous avons enregistré plus de 266 000 visites, et depuis le lancement, ce chiffre dépasse les 500 000 visites.

Statistiques du hub:

Les statistiques révèlent un taux d’utilisation entre 2% et 5% via des appareils mobiles.

Statistique de l’accueil:

Conclusion

Je tiens à remercier l’équipe de projet d’Idexia et de la Ville de Trois-Rivières pour leur engagement tout au long de ce projet. Ce fut une expérience extrêmement motivante qui m’a permis de perfectionner ma maîtrise de la plateforme et de renouveler ma vision, ayant déjà eu la chance de participer à la refonte précédente de l’intranet de la Ville en 2014.

Les commentaires de la Ville sont les suivants : « Nous avons grandement apprécié la proactivité de l’équipe de projet d’Idexia ainsi que l’accompagnement fourni tout au long du projet. Livrer un projet dans les délais et le budget prévus est déjà une réussite en soi, mais l’expertise démontrée par la firme nous a permis également d’obtenir un produit d’excellente qualité. »

N’hésitez pas à faire appel à nos services pour votre prochaine refonte d’intranet ! Nous sommes prêts à vous accompagner et à mettre notre expertise à votre service.

Pour terminer, voici une image de l’intranet en production en date de juillet 2023 :