¿Estás listo para el cambio?
8 pasos para la gestión del cambio
“El cambio es la única constante”, Heráclito.
Lo que era cierto hace más de 2.000 años sigue siendo cierto hoy. Vivimos en un mundo donde el “business as usual”, es el cambio. Las nuevas iniciativas, el trabajo basado en proyectos y las mejoras en la tecnología, son ejemplo de cosas que impulsan a los cambios.
Es indudable que los cambios se producen a nuestro alrededor y en este caso hay dos caminos que podemos tomar: esperar a que los cambios se den o liderar un proceso de cambio. Si eliges liderar un proceso del cambio, seguro que te interesa conocer lo que JP Kotter enunció hace veinte años sobre este tema.
John Kotter es profesor de la Escuela de Negocios de Harvard y es considerado el gurú en esta materia, sobre todo, desde que publicó en 1995 “Leading Change”, donde exponía esta tesis.
¿Conoces los 8 pasos que JP Kotter propuso para la gestión del cambio?
Crea sentido de urgencia
Este punto es sin duda el más importante. No intentes iniciar el cambio si sólo tú ves las ventajas de éste. Hay que intentar prever lo que sucederá a futuro y cómo, el cambio que propones puede salvar las dificultades que se aproximan, explotar nuevas oportunidades de negocio que se van a presentar y preparar a nuestra empresa u organización. Todo esto hay que planificarlo bien, pues debes presentarlo a directivos y/o gerente y, que ellos mismos, con los datos, se den cuenta que sería un error no aceptar el cambio. A veces no debe ser sólo una exposición de datos, si no abrir un debate sobre la situación que se acerca, para que la gente piense, discuta y llegue a las mismas conclusiones. Sólo si contamos con el apoyo de los que toman decisiones se puede intentar implantar el cambio con éxito.
Forma una alianza
Convence a la gente de que el cambio es necesario. Esto a menudo implica un fuerte liderazgo y soporte visible por parte de gente clave dentro de la organización,ya que gestionar el cambio no es suficiente, también tienes que liderarlo.
Puede encontrar líderes del cambio dentro de la empresa. Para liderar el cambio, reúne un equipo de personas influyentes cuyo poder provenga de una variedad de fuentes, incluyendo: los puestos que ocupan, status, experiencia e importancia política.
Una vez formada, su alianza necesita trabajar como equipo en la continua construcción de la urgencia y del impulso en torno a la necesidad del cambio.
Crea una visión para el cambio
La resistencia al cambio es nuestro enemigo y por eso debes elaborar una visión que sea fácil de transmitir en un periodo breve de tiempo, que no lleve más de cinco minutos. Hay que identificar los puntos claves por los que es necesario el cambio, tener una reseña de cómo vemos el futuro de la empresa si aplicamos el cambio y describir la estrategia que se seguirá, para alcanzar los beneficios que nos reportará el cambio.
Una vez acordado con nuestro equipo “la visión” y la forma de contarla, hay que practicar para que no haya fisuras ni diferencias entre los miembros de la alianza, pues probablemente a cada uno le toque evangelizar en sus respectivos departamentos y contar lo acordado.
Comunica la visión
Ahora ya tenemos definida la visión y tu finalidad es comunicarla a toda la empresa. Sin duda, encontraremos resistencia, por lo que será determinante para el éxito, transmitirla una y otra vez hasta que penetre a todas las capas de la organización. Debes predicar con el ejemplo y responder honestamente a las cuestiones y temores que se produzcan en la plantilla. Hay que hablar a menudo de la visión del cambio y aplicarla en todos los aspectos.
Elimina los obstáculos
A estas alturas de la película, ya todo el mundo es consciente del cambio que se quiere imponer en la empresa y cuáles son los beneficios. Habrá quienes viendo las ventajas se hayan lanzado a aplicarlo ya en su trabajo diario. Si sigue estos pasos y llega a este punto en el proceso de cambio, es porque has hablado de la visión y has construido la suscripción a ella desde todos los niveles de la organización. Con suerte, su gente querrá ocuparse del cambio y conseguir los beneficios que ha estado promoviendo.
Pero, ¿hay alguien que se resista al cambio? ¿Existen procesos o estructuras que están en el camino?
Ponga en marcha la estructura para el cambio y compruebe constantemente las barreras que existan. La eliminación de los obstáculos puede potenciar a las personas que usted necesita para ejecutar su visión y puede ayudar a avanzar en el cambio.
Asegura triunfos a corto plazo
Estos procesos pueden ser largos. Por eso conviene que definas una serie de hitos que tengan un éxito asegurado y que sirvan para reforzar el avance del proceso de cambio. Estos hitos pueden ser proyectos, que no requieran demasiados recursos y que se puedan llevar a cabo sin involucrar a aquellos que se oponen al cambio. Deben ser proyectos económicamente viables, pues deseamos poder manejar la rentabilidad del proyecto como un argumento a favor de nuestra propuesta de cambio. Y por último, hay que agradecer al equipo el esfuerzo y dedicación, que ha llevado a alcanzar con éxito la meta fijada.
Construye sobre el cambio
No debes adelantarte a la victoria. Creer que el cambio se ha producido por alcanzar un éxito, sería un error. Con el primer éxito hay que seguir buscando qué mejorar, para que el segundo caso vaya más sobrado. Y así en un pequeño proceso iterativo que se aprovecha de la inercia del cambio, mejorar hasta alcanzar un estado en el que debamos detener el proceso para consolidar el cambio.
Y por último, ancla el cambio a la cultura de la empresa
Nuestra propuesta de cambio se ha consolidado y ya es la forma habitual en que la empresa trabaja. Pero eso no significa otra cosa que volver a empezar, volver a anticiparnos al futuro de la empresa y volver a proponer un cambio que prepare a la organización para lo que viene. Como en tantas cosas en la vida para mantenerse en el mismo sitio, hay que evolucionar constantemente. Y esto no puede ser distinto en el mundo de la empresa, que debe abrazar la filosofía del cambio constante como un mantra que la ayude a una mejora continua.
Entonces… ¿ya está todo? ¿podemos vivir felices y comer perdices?
¡Para nada! Ahora toca que el equipo ya acostumbrado a la nueva dinámica del cambio vaya mejorando día a día y que estos procesos, vayan evolucionando.
Deberán ser actualizados con cada cambio para trabajar siempre como una empresa moderna.
Es el momento de trabajar con proyectos, gestión del tiempo de las tareas, de las rutinas y los proyectos de mejora. Si consigues entrar en esta dinámica, tu empresa será simplemente: ¡EXITOSA!
Juan Pablo Espinosa, Strategic Partnership Manager @Imaginamos
