30 MNOK i årlige besparelser for OBOS forvaltede boligselskaper

Etter knapt ett års samarbeid har Ignite Analytics bidratt til 30 MNOK i reduserte innkjøpskostnader for OBOS forvaltede boligselskaper. Samarbeidet med OBOS ble en realitet etter å ha vært en del av StartupLabs akseleratorprogram, og påfølgende “matching” i forbindelse med arrangementet MeetCorporates.

På StartupLab gjør vi alt vi kan for å sikre at startup-selskaper lykkes — ved å gi selskapene tilgang til kompetanse, kapital, ansatte og mulige kunder. Samarbeidet mellom OBOS og Ignite Procurement er et godt eksempel på hva slike samarbeid kan lede til, og er veldig motiverende for oss og mange andre, sier Heidi Hopstock, Community Manager i StartupLab.

I dette innlegget forteller vi mer om hvordan samarbeidet vårt allerede har resultert i betydelige besparelser for boligselskapene hos OBOS.

Full oversikt og innsiktsfulle analyser av kjøpet med Ignite Analytics

Første steg på veien for å få oversikt og utføre innsiktsfulle analyser av kjøpet, var å fremskaffe innkjøpsdata som kunne benyttes i vår plattform for strategisk innkjøp, Ignite Analytics. Data fra alle boligselskapene hos OBOS ble lastet opp for perioden 2014–2017, hvor uttrekket inneholdt følgende informasjon:

• Leverandørnavn og organisasjonsnummer
• Beløp
• Dato
• Regnskapskonto
• Boligselskap

Et boligselskap hos OBOS kan sammenlignes med en vilkårlig avdeling i andre virksomheter. De resterende dataparameterne er informasjon de aller fleste virksomheter har lett tilgjengelig i sine systemer, og som er enkelt å hente ut.

Ettersom OBOS har rundt 4.300 boligselskap i porteføljen, bestod uttrekket av rundt 1,5 millioner transaksjoner og 50 mrd. NOK i innkjøp. De store datamengdene overskrider blant annet Excel sine begrensinger.

Etter opplastingen av innkjøpsdata til Ignite Analytics — startet arbeidet med å kategorisere kjøpet. Det ble utarbeidet regler som kategoriserte kjøpet i ulike innkjøpskategorier basert på leverandør, regnskapskonto og næringskode. Med kategoriseringen på plass fikk OBOS raskt en oversikt over kjøpet, samt mulighet til å drille seg ned i detaljene i eksempelvis en kategori eller et boligselskap. Dataen ble automatisk beriket med offentlig regnskapsinformasjon for å identifisere hvilke leverandører boligselskapene hos OBOS var en viktig kunde hos, samt hvilke leverandører som hadde gode driftsmarginer.

Du kan lese mer om hvordan bygge en hensiktsmessig kategoristruktur .

Pilotprosjekt: Heis identifisert som kategori med stort potensial

For å vise kraften som ligger i Ignite Analytics, og mulighetene på innkjøpsområdet, var avtalen med OBOS at vi sammen skulle gjennomføre et pilotprosjekt. Analysene i Ignite Analytics viste flere kategorier som ville være interessante å jobbe med, men heiskategorien utpekte seg som særlig relevant på bakgrunn av tre faktorer:

1. Heis var en av de største innkjøpskategoriene til mange av de store boligselskapene, og OBOS hadde ingen sentrale samarbeidspartnere på området. Totalt var det årlige kjøpet i heiskategorien på nesten 200 MNOK. Rundt 100 MNOK av disse var regelmessige vedlikeholdskostnader som skulle adresseres i piloten.
2. På tross av at hvert boligselskap enkeltvis kun utgjør en liten brøkdel av inntektene til heisselskapene, er summen av de 4.300 boligselskapene totalt sett en stor del av omsetningen. For enkelte heisselskap var over 10 % av inntektene direkte fra boligselskap hos OBOS, noe som indikerte at boligselskapene totalt sett trolig var den viktigste kunden.
3. Over 75 % av kjøpet var fordelt på de fire største heisselskapene i Norge. Disse hadde samlet sett god geografisk spredning hvilket ga en tydelig indikasjon på muligheten for å inngå noen sentrale avtaler som kunne komme alle boligselskapene til gode uavhengig av lokasjon.

Introduksjonsmøte med leverandører for å fortelle om prosessen

Etter at kategorien heis ble valgt ut for pilotprosjektet, ble det gjennomført introduksjonsmøter med de fire heisselskapene som ble mest brukt blant boligselskapene. Gjennom disse møtene ble den tiltenkte forestående prosessen skissert, samtidig som heisselskapene ble gjort oppmerksom på at OBOS ønsket å komme frem til én eller flere sentrale avtaler på området. I tillegg ble det vist fram analyser direkte fra Ignite Analytics for å tydeliggjøre utviklingen i kjøpet, hvor mange boligselskaper som benyttet leverandørene, samt totalt innkjøp i kategorien.

Forespørselsprosess satt i gang for å hente inn priser

I etterkant av introduksjonsmøtene ble det utarbeidet et forespørselsdokument som ble sendt til de fire heisleverandørene. Av dette dokumentet fremgikk estimert samlet volum og hvordan det var ønskelig at prisene ble satt, sammen med spørsmål om lokasjon, teknologi, HMS og eventuelle rabattstrukturer.

Prisene ble sammenlignet og leverandørene ble innkalt til et nytt møte for å gå gjennom de respektive tilbudene med oppfølgingsspørsmål. I tillegg ble det gitt konkrete tilbakemeldinger på hvorvidt heisselskapene var konkurransedyktig på de ulike priselementene i tilbudet og hva som måtte forbedres for at de skulle bli vurdert videre i prosessen.

Tre samarbeidspartnere — 30 MNOK i årlige besparelser

Etter en nøye vurdering av totaltilbudet fra de enkelte leverandørene ble det konkludert at OBOS var best tjent med å ha flere samarbeidspartnere på heis. Dette for å sikre at flest mulig av boligselskapene hadde en riktig partner på vedlikeholdet uavhengig av merke og lokasjon. OBOS valgte derfor å inngå samarbeid med tre leverandører som til sammen har rundt 50 % markedsandel på heis i Norge. Samtlige ble vurdert til å tilby det beste totaltilbudet for boligselskapene med tanke på pris, teknologi og leveranseevne.

I gjennomsnitt ble prisene for boligselskapene redusert med rundt 30 %, noe som gir en estimert årlig besparelse på 30 MNOK. Til syvende og sist er det boligselskapet selv som velger leverandør av heisvedlikeholdet for sitt boligselskap. Avtalene OBOS har inngått sentralt har imidlertid blitt kvalitetssikret gjennom en grundig prosess, hvilket sikret boligselskapene seriøse samarbeidspartnere innenfor heisvedlikehold til svært konkurransedyktige betingelser.

Finn ut hvordan Ignite Analytics kan hjelpe deg med å frigjøre tid og forbedre lønnsomheten for din virksomhet!

Innkjøpsavtale bidrar til merverdi for forvaltningskundene

Pilotprosjektet viser det enorme potensialet som ligger i å ha en strukturert og analytisk tilnærming til innkjøpet med hjelp fra Ignite Analytics. For OBOS er dette kun første steg i å hjelpe forvaltningskundene med profesjonalisering av innkjøpsarbeidet, samt bidra til å skape ytterligere merverdi. I etterkant av pilotprosjektet har OBOS startet tilsvarende arbeid innenfor andre innkjøpskategorier som vil bidra til at boligselskap hos OBOS får bedre avtaler også i andre viktige kategorier.

Vi gleder oss til det videre samarbeidet som skal gjøre det lettere for styremedlemmene å finne frem til seriøse og konkurransedyktige leverandører, sier Eiliv Mæhle Liljevik, avdelingsdirektør for strategi og IKT i OBOS.

OBOS lanserte 2. april en egen leverandørmodul i deres nettportal for styremedlemmene kalt Styrerommet. Leverandørmodulen er bygget på vår plattform Ignite Analytics — tilpasset styremedlemmene sine behov og OBOS sitt design. Du kan lese mer om lanseringen her!

Originally published at https://www.igniteprocurement.com.