Det investeres for lite i innkjøpsfunksjonen

Flere virksomheter investerer generelt for lite i innkjøpsfunksjonen — til tross for at innkjøp utgjør størstedelen av kostnadsbasen og det foreligger store besparelsespotensialer.

Vi tok en prat med noen av våre medarbeidere, som daglig er i kontakt med flere ulike virksomheter, for å få et innblikk i viktige erfaringer og observasjoner de har gjort seg.

Gjennom flere prosjekter for våre kunder, samt mange møter med ulike virksomheter, har vi opparbeidet oss en god forståelse av hvordan ulike næringslivsaktører arbeider med strategisk innkjøp i det daglige, erfarer Sigbjørn Nome, CEO & Product Director​ i Ignite Procurement.

Innkjøp — mindre “sexy” enn andre forretningsområder?

Gjør en overordnet vurdering av viktigheten som tilordnes innkjøp i din virksomhet sammenlignet med andre forretningsområder. Hvilke områder mener du det fokuseres mest på? Et vanlig svar her er at markedsføring og salg prioriteres høyest.

Denne typiske “ressursallokeringen” kan også belyses gjennom et raskt personsøk på LinkedIn: “Innkjøp” gir 41.812 treff på antall personer, mens “marked” og “salg” gir et totalresultat på 253.941 personer — en innkjøpsandel på kun 16 %, bemerker Nome.

For norske virksomheter “utgjør” innkjøpskostnadene i overkant av 70 % av omsetningen, og står for 80 % av den totale kostnadsbasen. Ser man dette opp mot resultatet fra LinkedIn-søket, så gir dette indikasjoner på at innkjøp nedprioriteres til fordel for andre forretningsområder.

Våre erfaringer tilsier at det investeres for lite i innkjøp

For mange virksomheter opplever vi ofte at tre vesentlige problemstillinger er gjeldende når det kommer til innkjøp, sier Nome. Disse består seg i begrenset kapasitet, manglende strategisk kompetanse, samt lite bruk av digitale verktøy.

1) Begrenset kapasitet

I noen virksomheter mangler det dedikerte innkjøpsressurser i organisasjonen. Dette gjelder særlig for mellomstore selskaper med en omsetning på mellom 0,5 og 1,0 mrd. NOK, men forekommer også (nokså overraskende) blant større selskaper (omsetning > 1 mrd. NOK).

En annen utfordring er at virksomhetens innkjøpsansvarlige ikke har tilstrekkelig kapasitet til å kunne fokusere på strategisk innkjøp. Typisk ser vi at et fåtall ressurser har ansvar for et bredt innkjøp (både geografisk og teknisk) og svært mange leverandører. En hensiktsmessig og tett oppfølging blir da vanskelig, noe som resulterer i at man ikke får hentet ut det fulle potensialet i samarbeidet, utdyper Nome.

Fellesnevneren for begge utfordringene er typisk et manglende ledelsesfokus på innkjøp som en strategisk verdidriver i virksomheten.

2) Manglende strategisk kompetanse

For å sikre best mulig innkjøp over tid, kreves dyp innsikt i de viktigste kategoriene. Med begrenset kapasitet, må man ha eksepsjonelle analytiske ferdigheter, forretningsmessig forståelse og teknisk kompetanse for å fremskaffe denne innsikten.

I det daglige arbeidet, er vår erfaring at det strategiske perspektivet ofte nedprioriteres. Daglig drift og operasjonelle aktiviteter prioriteres først — på bekostning av mer strategisk arbeid med tilhørende forbedringstiltak, sier Børge Langedal, Sales & Customer Success Director i Ignite Procurement.

Forbedringstiltak må prioriteres kontinuerlig for å bedre kvaliteten, øke brukertilfredsheten, minimere risiko og forbedre lønnsomheten. Et viktig premiss er at organisasjonen legger til rette for kompetanseutvikling innenfor strategisk innkjøp og prosjektledelse.

3) Lite bruk av digitale verktøy

Gode verktøy kan kompensere for både begrenset kapasitet og kompetanse — og kan til og med øke kompetansen.

Erfaringen vår er at relativt få virksomheter har, eller bruker verktøy som hjelpemidler i det strategiske innkjøpsarbeidet. Med verktøy mener vi eksempelvis løsninger for å støtte analyser, prioritering, implementering og oppfølging. Vi ser dessverre få gode og brukervennlige verktøy i markedet, noe som kan være en årsak til at det også investeres for lite her, meddeler Langedal.

Frigjør tid og forbedre lønnsomheten med Ignite Analytics

Som følge av at det generelt underinvesteres i innkjøpsfunksjonen, ser vi et stort, uforløst potensial innenfor innkjøp, legger Langedal til.

En hensiktsmessig tilnærming til strategisk innkjøp krever løpende oversikt og kontroll over faktagrunnlaget. Det ligger også betydelige effektiviseringsgevinster i å digitalisere deler av (eller hele) anskaffelsesprosessen. Gode innkjøpsverktøy er typisk en mindre investering som kan løfte virksomheten din til nye høyder.

Prøv Ignite Analytics — så skal vi vise deg hvordan både økonomien og arbeidshverdagen din kan forbedres!

Originally published at https://www.igniteprocurement.com.