Ignition Program
Aug 28, 2018 · 11 min read

Pour organiser un sémi impactant

  1. Annule les galères logistiques en mettant une personne (autre que toi) en charge de toute l’orga (transport, hébergement, courses…) et concentre toi sur le contenu ;
  2. Propose à ceux qui le souhaitent de créer leur propre atelier pour engager autour des thématiques traitées et faire remonter les problématiques de tous. On a la chance d’avoir pu agréger les meilleures méthodes d’atelier et de brainstorming collectif des cabinets de conseils et agences d’innovation avec l’esprit et les contraintes court termes de la startup ;
  3. Identifie en amont les sujets qui susciteront un long débat (ex : valeurs, salaire…) et demande des premiers inputs à tous pour avoir de la matière à analyser afin de spécifier les échanges ;
  4. Après chaque atelier, assure toi d’avoir un document listant des actions activables, un owner attitré, des contributeurs, les next steps et une deadline ;

Construis ton séminaire d’équipe avec les ateliers Ignition Program

J’ai l’immense chance de rentrer de deux séminaires. Un séminaire uniquement avec les associés, et un séminaire avec l’ensemble des salariés d’Ignition Program. Pourtant, je me suis aperçue que les remarques sur les séminaires qui m’étaient faites par des CEO partenaires ou des copains étaient souvent négatives. Par exemple :

“ C’est complexe d’arriver à bosser, les employés veulent se détendre “ — “ Les séminaires c’est un peu boring, à base d’escape game et de cours de cuisine “ — “ Mieux vaut ne pas emmener les salariés trop loin de Paris pour ne pas de payer le logement “ — “ Les séminaires coûtent cher “

Cela m’a donné l’envie d’écrire quelques mots sur ce qu’on vit pendant nos séminaires chez Ignition Program. Ils ont 3 objectifs :

  1. Évolution de la stratégie, du business model, de notre fonctionnement
  2. Évolution de notre communication et valeurs en tant que groupe
  3. Renforcement des liens de personne à personne (les anciens comme les nouveaux !)

Nous en faisons 3 par an :

  • Un “ long sémi “ ( 5 jours en octobre : 3 jours de boulot + chill-fun le week-end)
  • Deux “ mini sémis “ (2 jours en mars + 2 jours en juillet)

Nous coordonnons les dates au mieux afin qu’un maximum de nouvelles recrues puissent être présentes. À titre d’exemple, Alexandra, qui a pris ses fonctions en Janvier 2018, était présente 3 mois plus tôt en Octobre au sémi. Elle se souviendra longtemps de ses premiers jours…!

Un sémi réussi chez Ignition Program c’est :

  • 50% d’ateliers sur un thème précis d’un pôle où l’on fait réfléchir tous les pôles (apport de réponse différente en fonction de la formation, du regard extérieur, etc…)
  • 30% d’apport sur des thématiques non-business mais structurantes (valeurs, raison d’être, vacances, salaires, organisation, etc…)
  • 20% de développement des relations interpersonnelles et du groupe dans son ensemble, sans tomber dans le team building poussif.

Voici mon récit des principaux ateliers que nous avons mené lors de chaque séminaire :

Octobre 2016 : Lisbonne

2 jours après mon arrivée chez Ignition Program… à 3 par chambre, en mode camp scout. On est une petite startup et ça se voit. On est venu pour ça, on est servi !

  • Etude de la concurrence. Nous avons passé du temps à établir un SWOT de notre business et les axes de différenciation et d’amélioration que nous souhaitions mettre en place. Imaginez ma compréhension des enjeux après cela ! On m’avait expliqué toutes nos problématiques business en quelques heures.
  • Quelles sont nos valeurs ? Il s’agissait de comprendre ce que nous voulions chacun pour Ignition (ex : « je veux que nous aidions les gens à devenir la meilleure version d’eux même » // « chez Ignition, on cultive la joie » // « ici, on joue uniquement collectif, dans les échecs comme réussites » // « on est bienveillant, tout le temps, avec candidats comme entrepreneurs. »).
  • Comment fait-on pour multiplier le business par 1000 ? en CA, en collaborateurs, en clients… Cette réflexion m’avait paru une montagne, et pour autant c’était passionnant de comprendre les idées des autres, à la fois sur notre coeur de métier (le recrutement) et sur des idées annexes (devenir un SaaS pour des entreprises plus matures que nos clients actuels, pour filtrer leurs candidatures / développer le machine learning pour tout automatiser / devenir un service de coaching à la demande…)

Février 2017 : Rome

Dans un minuscule appartement du centre, dans un espèce de sous-sol, que nous avions renommé “ le basement “. C’était serré, sans lumière, mais les aperitivos valaient le coup.

  • Quel est notre « why » ? Passés de 6 à 20 employés, nous voulions remettre tout à plat, et faire participer chacun sur l’écriture de notre futur. Une demi journée consacrée à poser nos why personnels, puis pour la société. On a itéré sans cesse, nos ventres grognaient de faim, et on a atterri sur “Grandir et faire grandir”. Démocratie aidant, le vote nous a aidé à entériner une décision.
  • Killing Session Spécifique sur notre processus de sélection candidats. Une killing session c’est passer une thématique à la moulinette d’un brainstorming; “arrêter” (en général les frustrations), “conserver”, “démarrer”, avec pour règle d’or d’arrêter plus de choses que l’on en démarre. Les références professionnelles orales sont devenues plus pointues, moins chronophage. Le fast track a été mis en place : les candidats que l’on perçoit comme au dessus du lot ont accès à un processus où nous consommons plus de temps de notre côté, eux moins.
  • Un atelier du love où chacun notait sur un papier pourquoi il aimait bosser avec chaque personne de la boîte. Sur le même principe que le Cadavre Exquis, il y a une feuille par personne présente et toutes les feuilles tourneront chez chacun. Une fois son mot laissé, chacun plie sa feuille pour cacher son paragraphe et passe la feuille à son voisin (et ainsi de suite). Cela redonne confiance en l’autre, et resserre les liens professionnels. J’ai encore la feuille dans ma boite à trésor

Juin 2017 : Volgré

Au coin du feu, à une heure de Paris dans la maison de campagne d’un membre de l’équipe. Moins swag qu’une jolie capitale européenne ? #moisdifficile

  • Étude de salaires. Où nous avons revu de fond en comble et pendant plusieurs heures la façon de se rémunérer et l’envie de mettre une grille en place. Pour ce faire, chacun a exprimé son rapport à l’argent « j’ai 30 ans, je veux pouvoir acheter un appart » « l’argent doit récompenser la performance » « si on embauche des seniors, on les paye combien ? » « quid de la mise en place d’un variable ? ». C’était tendu, lourd, mais entendre l’autre libérer sa parole a été assez fabuleux. Atelier si intense que la soirée fut étrangement calme. En petit comité, les gens parlaient doucement en buvant du vin autour des tables du jardin. On était secoué par le fait de parler aussi profondément de nous et de nos convictions.

Octobre 2017 : Marrakech

Un riad lunaire, perdu dans le désert (presque).

  • Comment devenir plus experts dans notre travail ? Thomas, notre respo innovation, avait fait une étude sur le terme de “FIT” qui nous titillait. Celle-ci montrait que 72% des 1500 startups interrogées répondaient que le fit était le critère n°1 de recrutement réussi pour eux. Donnée utile pour nous, certes, mais complexe à modéliser, et nous voulions être meilleurs sur ce sujet. Nous étions répartis en binôme avec un collègue peu familier (Léo en ce qui me concerne), et devions lui trouver un candidat parfait en terme de “fit” dans notre application. La pépite trouvée, j’ai organisé une rencontre et vérifié ce “fit” par la suite afin de l’objectiver. Une étude (vachement sympa) menée conjointement avec Serge Perrot docteur en sciences sociales à l’Université Paris Dauphine nous a permis de dépasser ces hypothèses initiales.
  • Atelier sur nos valeurs (le 2e, si tu me suis !). Cette fois-ci, au lieu de partir de la théorie, nous partons de cas concrets. Lucas nous ayant nonchalamment dit un midi « hey, vous ne trouvez pas qu’il y a plein de situations où on ne respecte pas qui on veut être ? Vous les cathos qui aimez ça, vous voulez pas bosser sur ce sujet ? » ni une ni deux, on lançait avec Paul-Antoine et Riton un tour des popotes pour remonter les moments où nous étions passés collectivement et individuellement à côté de nos valeurs (ou à l’inverse, très inspirés), et récolter les (nouvelles ?) valeurs d’Ignition Program. Le typeform est idéal pour ça. Lors du sémi, on a exposé les résultats de cet examen de conscience : qu’est ce qui est acceptable chez nous, qu’est ce qui ne l’est pas ? Quand est-ce qu’on privilégie le CA vs l’Humain ? Est-ce qu’on est OK avec le vocabulaire parfois utilisé dans les locaux ? On prend des cas très concrets, on débat et on acte sur ce que devrait être notre conduite dans de telles situations.
  • Comment communiquer ? Voici le très classique cahier des doléances : « slack est devenu un dépotoir à blagues », « on perd les infos essentielles », « certains ne sont jamais sur leurs mails quand c’est urgent ». On acte sur le meilleur canal en fonction du message à transmettre : importante et non urgente (kickoff lundi matin, email) ; importante et urgente (texto, appel, email) ; non importante et urgente (slack) ; non importante et non urgente (rien), etc…
  • Manger énormément de loukoums (c’est délicieux).

Février 2018 : Marcilly

Dans le château des Milles et Unes Nuits (on a pas de pétrole mais on a des châteaux), quelque part dans la rillette entre Tours & le Mans. Y’a pas de chauffage mais on a des gros duvets.

  • Transformer l’organisation. Nous sommes maintenant 35 et notre expérience candidat en pâtit. Ils sont contactés par une quinzaine d’interlocuteurs différents, se sentent moins chouchoutés… Comment se réorganiser de façon pertinente sans perdre de vue notre objectif de CA (efficacité) et de kiff de nos équipes (on se connait moins) ?

Concernant l’efficacité débute un atelier en groupe de 5, où nous travaillons « sous contrainte » (exemple de contrainte : « chaque candidat n’a désormais plus qu’un seul point de contact sur l’ensemble de ses interactions »). Tom est maître du jeu et challenge chaque groupe pour faire fructifier l’intelligence collective. En sort un modèle très différent, des rôles et équipes qui bougent… Entre peur du changement et excitation de la nouveauté, nos cœurs vacillent. #jyvaismaisjaipeur

  • Créer du lien en découvrant ses qualités perçues. Les complicités s’étiolent, de petits groupes se forment. Classique, mais on souhaiterait faire différemment ! J’organise avec Ana, suite à une de nos formations de coaching, une session de 2h dédiée à la connaissance de l’autre, à travers des moments 1to1 assez intimes, des exercices du regard. Disposés en double cercle, on les laisse tourner jusqu’à stopper l’avancée, ton partenaire est celui qui est en face dans l’autre cercle. J’avoue être un peu inquiète, on a bien une team de rigolards, mais est-ce que ce moment où l’un se livre en listant les qualités de l’autre va prendre ? Pari gagné. Ils en redemandent !
  • Killing Session Générale #AdieuLesProcessInutiles. A Marcilly, on a supprimé beaucoup grâce à l’efficacité inégalable de la « Killing Session ». Chacun écrit sur des petits papiers. Lorsque c’est terminé, chacun ou une personne volontaire est responsable à l’oral de trier tous les papiers devant tout le monde, en sous thèmes.

Souvent, il y a :

  • vie au bureau
  • orga (salaire, règles, vacances)
  • relations & communication (vie pro, vie perso, etc)
  • processus internes
  • positionnement, valeurs

Puis, on se rassemble en petits groupes de travail autour du thème sur lequel chacun souhaite travailler. En 30 min nous devons sortir de là avec un début de solution + un “ owner “. S’il reste une thématique que personne ne veut traiter : on ne la traitera pas puisque manifestement elle n’est pas suffisamment prioritaire.

Je m’attarde sur la killing session car c’est une méthode redoutable qui nous a tant apporté, pour enlever des réunions lourdes, des process inutiles, des règles peu claires qui mettaient les gens en colère. C’est un espace de parole pour remettre en question ce qui ne va plus, et trouver collectivement des solutions pour une vie meilleure (#bisounours)

Juillet 2018 : Marseille

Pour 24h #ibisbudget

Se marrer. Marseille était notre premier sémi “ just for fun “. J’ai demandé à Caro, notre CEO, quelques jours avant “ mais on bosse pas du tout en fait ? “ et bien non. Ça nous a fait drôle à tous. Juste du bateau, de la pétanque, des pastis, et une bonne partie de rigolade. Et en fait, on est aussi OK avec ce côté non “rentable” à court terme. Ça arrivait à un moment où l’on venait d’achever une réorganisation décidée en Février à Marcilly et qui nous avait grignoté un peu de capital rigolade les uns envers les autres. La plus-value de ce genre de séminaire est moins immédiate, elle se manifeste une fois terminé… quand on rentre au bureau et qu’on est étrangement super heureux de bosser !

Title animation made by Ramin Rahni

Si certains de nos ateliers t’ont été utile pour construire les tiens ou si tu veux poursuivre la discussion, envoie moi un petit email à violette@ignition-program.com , je complèterai mon post !

PS : un séminaire nous coûte en moyenne 320€ / tête, toujours avec un maximum atteint de 500€ / tête. Pas de quoi plumer un canard ! On a pour le moment fait le choix tous ensemble d’avoir une rémunération un poil moins élevée, et d’aller se faire plaisir 3 fois par an.


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