Como foi a experiência de participar — e facilitar — um workshop de definição
Relato dos dois dias presenciais de workshop na WeWork, em São Paulo.
Anteriormente em “Como exploramos problemas de forma remota?”, contei como foi nossa etapa de Descoberta com um de nossos clientes Ignus. Agora gostaria de relatar para vocês como foi transformar todos os dados coletados em soluções palpáveis, o que chamamos de Ideação.
Um workshop bem feito que traga satisfação tanto para o time quanto para o cliente requer muito planejamento. Cada detalhe planejado, desde a localização até os mimos que serão entregues, são importantes para entregar uma boa experiência a todos.
Com a colaboração de nosso desenvolvedor Igniter Victor Antoniazzi, começamos o planejamento. Primeiro, precisávamos definir os objetivos do workshop. Qual era a proposta? Quais seriam os entregáveis? O que esperávamos atingir junto com o cliente?
Com os objetivos definidos, levantamos quais atividades seriam conduzidas nestes dias para atingi-los. Como base para nossas dinâmicas, utilizamos o MethodKit da IDEO. Recomendo aos que ainda não conhecem dar uma conferida. Eles trazem as dinâmicas explicadas e separadas por momentos de um projeto: Inspiração, Ideação e Implementação.
Após debates sobre as atividades que seriam realizadas, criamos e compartilhamos um documento explicativo com as 5 participantes do workshop (de várias áreas do negócio, como Marketing e Financeiro). A agenda para cada dia — horários de início e fim, além dos coffee-breaks. Importante estar com a barriga cheia! — quais as atividades, os objetivos, os passos e os tempos necessários.
Distribuímos também pelas mesas da sala de reuniões do coworking as instruções, para todos terem em mãos o que faríamos nos dois dias.
As atividades realizadas foram:
- Download Your Learnings;
- Find Themes;
- How Might We;
- Individual (silent) Brainstorming;
- Crazy Eight;
- Sharing and Voting;
- Solution Sketch.
Nos próximos tópicos contarei um pouco como foi a realização de cada uma das atividades.
Tradução livre: Baixe Seus Aprendizados
A primeira atividade do dia! Pelo que o nome já indica, Download Your Learnings é o compartilhamento com os demais sobre suas descobertas. O objetivo é fazer com que os aprendizados individuais façam parte da base de conhecimento do grupo.
Lembra de nossa etapa de Descoberta? Pois bem, como fechamento nós criamos um relatório compilando todos os dados coletados e apresentamos aos stakeholders no fim de Janeiro. Aproveitamos e trouxemos este relatório para as dinâmicas presenciais para servir como guia.
Com o relatório no projetor, contei como foi o processo de pesquisa enquanto os demais tomavam notas em post-its, capturando ideias, relembrando fatos passados, ressaltando frases.
Outra consultoria contratada pela cliente, porém voltada para Marketing, também fez apresentações sobre suas próprias pesquisas, enriquecendo ainda mais o processo de compartilhamento, coleta e agrupamento de ideias.
Tradução livre: Encontre Temas
Ao longo das apresentações, as mesas das participantes foram ficando recheadas de post-its. Solicitamos aos participantes que colassem seus post-its nos vidros ao nosso redor para começarmos a atividade Find Themes.
Na medida em que os aprendizados foram sendo compartilhados, padrões foram surgindo. A tarefa proposta às participantes foi de encontrar esses padrões através do agrupamento de post-its semelhantes. Depois, nomeamos estes grupos com uma ou duas palavras que melhor traduzissem aquela união de post-its.
Chegamos ao total de 19 grupos, ou temas, diferentes.
Tradução livre: Como Poderíamos…?
Após definirmos os temas, nós identificamos áreas que significavam desafios recorrentes para os usuários. How Might We foi a transformação dos 19 temas em perguntas, tornando estes desafios em oportunidades para o negócio.
Reescrevemos os nomes dos grupos e adicionamos o termo How Might We ao início de cada frase, gerando perguntas que poderiam ser respondidas de várias formas, sem induzir a uma única solução.
Solicitamos então às participantes que, através de bolinhas adesivas pretas, votassem silenciosamente de 3 a 4 perguntas. Os HMW mais votados foram considerados os mais importantes para o prosseguimento do workshop.
Tradução livre: Brainstorming Individual (e silencioso)
O objetivo do brainstorming não é ter a mais perfeita ideia, mas sim ter várias ideias sem filtros. A melhor forma de chegar a boas ideias é ter várias para escolhermos, certo?
Em um tempo pré-determinado, pedimos que cada participante escrevesse em post-its individuais o maior número de ideias possível. Encorajamos a escrita sem restrições de tempo para execução, sem pensar se haveriam pessoas, materiais ou tecnologia disponível. Queríamos ideias diferentes e criativas!
Depois, cada participante leu seus post-its, colando na parede para que todos visualizassem. É importante que neste momento os participantes só compartilhem com o grupo o que foi produzido, mas sem defender suas ideias. Não gostaríamos que a defesa induzisse no momento da votação.
Com as leituras finalizadas, foi feito novamente o agrupamento de post-its semelhantes, nomeação dos grupos e votação silenciosa. Cada participante tinha a possibilidade de 3 votos silenciosos, representados por bolinhas adesivas.
Tradução livre: Oito Insanos 😜
Com as ideias mais votadas separadas na parede, solicitamos que as participantes escolhessem as que gostariam de explorar. O desafio foi que desenhassem 8 ideias em 8 minutos (não 8 variações de uma ideia, nem 8 passos para uma ideia, mas sim 8 ideias distintas) em uma folha de papel A4 dobrada.
A intenção desta atividade é ir além da ideia inicial — que geralmente não é a mais inovadora — e gerar uma variedade de soluções para o problema. Este foi um baita desafio para áreas como a do Financeiro, por exemplo. Mas no fim vale muito a pena a participação de todos na criação coletiva de ideias.
Tradução livre: Compartilhando e Votando
Após o Crazy Eight, disponibilizamos 3 minutos para cada participante apresentar suas ideias ao grupo. Finalizadas as apresentações, fizemos uma rodada de votações, onde era possível votar na própria ideia (uma ideia específica, não o papel inteiro) ou utilizar os três votos em uma mesma ideia, se achasse que realmente era a mais valiosa.
Tradução livre: Desenho da Solução
Depois do Crazy Eight, que é um momento maluco em que os participantes precisam fazer desenhos muito rapidamente, facilitamos a atividade chamada Solution Sketch, permitindo às participantes investirem mais tempo para aprimorar a ideia que estavam mais interessadas em explorar.
O objetivo era criar um desenho mais detalhado com textos próximos ao real. Distribuímos canetinhas coloridas, incentivando as participantes a darem vida aos seus desenhos.
As participantes poderiam tanto desenhar uma combinação de ideias próprias, como incluir a de outras participantes. Nossas instruções eram de que fossem criados 3 frames, ilustrando como seria a interação do usuário com aquela solução.
Tradução livre: Recapitular e Próximos Passos
A última atividade na verdade foi o fechamento, concretizado através de uma revisão de todas as dinâmicas realizadas. Revisitamos cada uma das atividades, relatando quais foram as descobertas em grupo, absorvendo os aprendizados e discutindo os próximos passos do projeto.
“Does anyone want to share one thing that will take away from these dynamics?”
Foi um momento de celebração, onde conversamos e pedimos que todas as participantes compartilhassem suas opiniões e sentimentos.
Depois da troca de feedbacks, discutimos os próximos passos. A dinâmica foi essencial para a evolução dos produtos pois, através das ideias geradas, foi possível definir as hipóteses que gostaríamos de testar com os usuários através de protótipos.
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Originally published at medium.com on July 2, 2018.
