4 artefatos mínimos para a condução de um projeto de TI com modelo cascata — ágil

Quando estamos executando um projeto de TI, se nós já tivermos um deadline acordado, não interessa o cenário, o projeto vai adotar uma conduta mais cascata do que ágil. Além deste exemplo de status report, listo aqui os artefatos mínimos para se entregar um projeto de sucesso.

O ESCOPO

O escopo é básico. É a base de tudo que está por vir. Você vai extrair tudo do escopo: o cronograma, o ritmo que você deve manter estar junto ao cronograma, e o time para alcançar tudo isso. As informações chave que devem constar no escopo são:

• A lista de requisitos;
• Os detalhes de cada requisito;
• Para quem aquele requisito é apropriado?
• Quem validou os detalhes?

Opcional:

• A estimativa do time para alcançar os entregáveis;
• Pessoas necessárias para performar a parte técnica (listar somente dependências fortes);

Você não precisa ter o documento mais bonito. Você precisa ter o documento que todos consigam entender. Sugiro este modelo de documento.

O CRONOGRAMA

Assim que você tiver o escopo, você poderá começar a falar sobre decisões operacionais. Quais são as restrições que você tem para o seu cronograma? Qual é o tamanho do time necessário para você alcançar seu deadline? Você consegue finalizar antes desta data? Sempre planeje terminar o projeto antes do que seu cronograma diz, e mantenha uma margem para os problemas que irão ocorrer.

A informação chave que deve constar no seu cronograma:

• Quando você irá entregar cada requisito;

Isso é tudo. Eu discordo fortemente em avançar além deste ponto. Caso contrário, o gerente de projeto mergulhará em um ciclo infinito de micro controles. Problemas irão surgir seja com documentos simples ou complexos. Crie seu próprio modelo. Liste os requisitos e a data para serem entregues.

O RELATÓRIO DE STATUS

O relatório de status é uma arma que deve ser usada com sabedoria. Pode ser usada para identificar marcos do projeto e criar um senso de urgência para alguns cenários. É uma arma poderosa. Não deixe de usar. Aqui você pode encontrar o modelo que tenho evoluído por anos. Alguns dos inputs chave:

• O que mudou do último relatório de status para o atual?
• Quem são os responsáveis da tomada de decisão deste projeto? Pelo menos um do time de entrega e outro do time do cliente (interno ou externo);
• Onde estamos no cronograma? Não use porcentagem aqui. Use datas;
• Principais itens executáveis (verde/amarelo/vermelho) como escopo, pessoas e cronograma;

Ainda sobre o relatório de status. Sempre lembrando: se alguém solicitar o relatório de status, isto pode ser um grande problema. Não o fato de enviar ou solicitar, mas o ato de precisar dele. Se alguém solicita um relatório para saber como o projeto está indo, isto pode significar que não estão envolvidos como deveriam com o projeto. Se o relatório de status é verde, todos sabem. Se o relatório de status trará más notícias, todos já estarão “sentindo” as notícias ruins.

O ESCOPO MUDA

Como você está executando um projeto pelo modelo de cascata, esteja preparado para mudanças no escopo. Eu nunca vi um projeto em que isso não tenha acontecido. Quando eu percebo uma mudança no escopo, eu sei que estou indo na direção errada. Mas, ao mesmo tempo me deixa feliz pois eu terei a oportunidade de colocar as coisas de volta nos trilhos antes do final do projeto. Fique atento a todos os pedidos de mudança dos times envolvidos. Tenha claro os pedidos que já foram aprovados e os que não serão endereçados por alguma razão. Um documento para registrar as mudanças de escopo deve conter as seguintes informações:

• O novo requisito OU o requisito modificado;
• A descrição do que mudou;
• Qual é o impacto no cronograma;
• Está incluso no projeto ou não?

Você pode usar este modelo para registrar as mudanças. Quando elas forem aprovadas, elas devem ser listadas como um novo requisito no seu documento original de escopo.

OUTROS

Algumas outras atividades vão exigir de você algum tipo de formalização. Utilizar email para isso é suficiente. Alguns deles podem ser:

• Aprovação de entregáveis;
• Aprovação de mudanças em escopo e cronograma;