Make iLotusLand Figma team great again!
Tầm 2018, tôi xuất phát từ graphic designer chuyển sang UX UI designer và vô tình tìm thấy Figma. Một công cụ thiết kế giao diện đơn giản, mạnh mẽ và … CLOUD 100%, tôi thật sự vui sướng vì không còn bao giờ phải lo lắng về vấn đề quản lý file, mất file hay cố gắng nhớ đâu là file design cuối cùng của dự án nữa. Trước đó, tôi sử dụng Photoshop và illustrator của Adobe. Nôi đau đặt tên file, lưu trữ file và tìm file thật sự đeo bám và ám ảnh tôi cả khoảng thời gian dài…
Thời gian cứ vậy trôi qua, tôi tiếp tục phát triển một mình với vai trò là một freelancer designer. Gần như tôi không bao giờ quá để ý đến chuyện phải tổ chức hay ghi nhớ các file thiết kế nưa. Đơn giản, chỉ cần lưu một đường link dẫn tới file Figma và XONG. Tất cả vấn đề đã được giải quyết. Thậm chỉ, đôi khi tôi còn tự hỏi “Tại sao phải bỏ tiền để nâng cấp gói Figma Business chỉ vì tổ chức nhỉ, chỉ cần lưu đường dẫn là được mà”.
Yah! Đúng vậy, tấm chiếu mới chưa từng trải :))
Năm 2020, tôi thật sự nghiêm túc với công việc về product, UX UI… đại khái thế chứ công ty tôi cũng không quá rõ ràng trong những title & phạm vi công việc đâu =)). Khi bắt đầu công việc cùng 1 team khoảng 20 người & hàng đống chức năng, sản phẩm, dự án khác nhau, tôi có vẻ hơi lúng túng với hàng tá những file Figma lộn xộn…
Những tình huống dở khóc dở cười khi dev đi tìm file design không thấy đâu, ảnh mô tả trên Jira khác với design của PO đưa. PO demo nhầm file design với khách hàng, stakeholder. Mất file design vì không thể ngụp lặn đi tìm trong hàng chục file Figma mà mỗi file lại gồm 1 chục page :) Mỗi page lại là 1 chức năng khác nhau, có đôi khi vài 3 project lại chung trong 1 file thiết kế vì… chung 1 người thiết kế thì để vậy cho gọn =)). Nói chung, thật sự đó là 1 đống hỗn độn. Tưởng tượng vài bữa nữa, sẽ có 1 nhóc designer intern chân bước chân ráo vào công ty… Nó sẽ chết đuối trong đống hỗn độn ấy mất :))
Tại một vài công ty lớn, có những vị trí Design ops sẽ lo tất cả những công việc vận hành kiểu này… nhưng công ty tôi thật sự là một start-up công nghệ nhỏ & những công việc này sẽ phải tự lo liệu thôi. Research 1 vòng trên mạng, có vẻ đây không phải là vấn đề riêng của mỗi công ty tôi, mà đó thật sự là vấn đề lớn của hàng ngàn công ty phát triển phần mềm ngoài kia.
Vậy, hãy bắt đầu giải quyết nhé :’>
Tính năng Team của Figma thật sự rất hữu ích trong những trường hợp thế này. Cấu trúc của 1 team figma cho đến một file design cụ thể sẽ là Figma Team > Project > File > Page.
Chúng ta sẽ quy ước với nhau:
- Figma Team = Physical team
- Project = Product (iLotusLand Web Global , iLotusLand Mobile, iLotusLand Custom, Billing, QLNT, Solar,…)
- File = Feature (Mỗi tính năng sẽ được tạo 1 file design mới theo cấu trúc sẵn có. Nếu tính năng quá nhỏ hoặc có liên hệ với những tính năng khác có thể gom chung trong 1 file thiết kế)
Trong mỗi file thiết kế, cụ thể chúng ta có thể có một số page như sau:
- 🔖 Cover: Nội dung cover thể hiện bao gồm Tên tính năng phát triển, miêu tả ngắn gọn về tính năng này, tình trạng phát triển của tính năng (In Development, On Hold, Done,…), ngày bắt đầu & kết thúc quá trình thiết kế của tính năng. Nên đánh dấu cover của mỗi tính năng khác nhau để dễ nhận biết.
- ✅ Spec: Final design cho từng giai đoạn, dev sẽ quan tâm ở đây, Các bản design luôn phải là mới nhất
- 🎈 Playground: Là nơi làm việc chính của PO, Designer. Có thể tạo thêm nhiều trang để draft ý tưởng
- ↪ Prototype: là nơi set up prototype để demo với khách hàng. Khi chia sẻ cho khách hàng, chỉ gửi link prototype
- ⚰ Graveyard: là nơi bỏ các design cũ, không phù hợp. Chúng ta không nên vứt bỏ những idea cũ. Rất có thể trong tương lai, những design đó sẽ có thể sử dụng.
- 🔀 Flowchart: là nơi bỏ các process, logic. Có thể vẽ từ draw.io hoặc bất kỳ tool nào và import ảnh vào đây.
Và, hãy xem thử thành quả của team iLotusLand nhé :))
Yah, mọi thứ thật sự đã gọn gàng hơn rất nhiều!!! Sẽ không cần phải đi từng file để xem bên trong đó có gì nữa. Chỉ cần ở phía ngoài, nhìn vào ảnh cover chúng ta đã đoán được bên trong đó có gì rồi.
Thực hiện theo đúng cấu trúc tôi đã đề cập ở trên có vẻ sẽ tốn kha khá thời gian cho 1 lần tạo mới file. Nếu bạn đang là người làm việc một mình hoặc quy mô team size khá bé thì điều này có vẻ khá vô nghĩa & mất thời gian. Nhưng thật sự, để có thể scale up team sáng tạo và lưu trữ những idea, bản thiết kê cũ thì việc tổ chức file thiết kế rất cần thiết.
Trên đây là cách iLotusLand tổ chức cấu trúc Figma team, còn công ty & team của bạn thì sao? Hãy chia sẻ nhé :>
