Когда работы столько, что с ней невозможно справиться

У всех нас бывают моменты, когда загрузка на работе такая, что с ней невозможно справиться даже работая значительно больше положенных 40 часов в неделю. Я не беру в расчёт случай временного аврала, когда нужно сдать проект или когда на кону важная сделка, т.к. временные авралы приходят и уходят. Намного сложнее, когда источник проблемы в росте бизнеса, росте в карьере и других структурных изменениях.
 
В моей жизни было несколько периодов, когда я явно проигрывал в ежедневной гонке со временем. Каждый такой период сопровождался страхом, что меня, как белку, вот-вот размажет по стенкам колеса, однако, каждый раз я справлялся. Сейчас, в очередной раз проходя через этот этап, я хочу поделиться своим подходом к приоритизации и освобождению времени.
 
Итак, что я делаю, когда задач так много, что катастрофически не хватает времени? Мой подход состоит из 4 фаз.


1) Я не пытаюсь сделать всё-всё-всё… Это невозможно, вместо этого я ищу системные пути решения проблемы. Американцы говорят “work smart, not hard”, у нас в универе у нас это называлось “работать головой, а не ж***й”, кому как больше нравится.
 
Первая инстинктивная реакция на увеличение количества работы — впахивать ещё больше. Однако, если проблема не решена в корне, будем бегать как белка в колесе: много, быстро и на одном месте. Прогресс, конечно же, будет, даже работа будет сделана, но в этой гонке нет финиша, и итог всегда один: усталость, потеря интереса и выгорание. Не буду врать, моя первая реакция почти всегда как у всех — работать больше, но в силу природной склонности к оптимизации (=лени), я почти сразу перехожу ко второй фазе.


2) Я делаю перерыв и даю себе возможность не успевать, и пусть весь мир подождёт. В этой фазе я занимаюсь предотвращением конца света и выясняю какая работа реально критична и должна быть выполнена, а какая — просто “приятная занятость” и неэффективный процесс. Также я проверяю, где границы системы, начиная немного нарушать правила, пропуская некоторые митинги, задерживая отчеты и т.п. Тут очень важно четко понимать, что дозволено, а что нет и корректировать курс по ветру. В силу того, что я активно не даю случиться концу света и строю доверительные отношения с людьми, риск в этом подходе минимален. Чтобы нарушать правила, нужно быть на хорошем счету, без этого никак.
 
Эта фаза — экспериментально-мыслительная. Я много думаю, пытаюсь определить приоритеты как свои, так и системы и делаю инвентаризацию дел и процессов. Когда я начинаю понимать, куда уходит моё время, я перехожу к третьей фазе.


3) Я классифицирую дела в матрицу срочно/важно, так же известную под названием “матрицы Айзенхауэра”, которую придумал одноименный 34-й президент США. Дуайт Айзенхауэр говаривал: “У меня два вида дел: срочные и важные. Важные никогда не бывают срочными, а срочные важными”, что и легло в основу его метода приоритизации.
 
Матрица Айзенхауэра — это простая матрица 2 на 2, как на картинке. Я беру все дела, которые нужно делать, и раскидываю их на четыре категории: важные срочные, важные несрочные, неважные срочные и неважные несрочные. В моем методе, важные дела — это те, которые приближают меня к цели, ну а со срочностью всё и так понятно. На основе этих четырёх категорий я начинаю оптимизацию своего времени.

Матрица Айзенхауэра

а) Важные и срочные дела должны занимать бОльшую часть времени, они приближают меня к цели прямо сейчас. У меня в этой категории найм сотрудников и работа над видением продукта. Без дополнительных людей я не смогу выпустить продукт на рынок, а без видения команда не будет знать, куда мы движемся. Всё просто.
 
б) Важные, но несрочные дела, как правило, стратегические. В этой категории дела, на которые никогда нет времени, но им жизненно важно уделять внимание, иначе будет сложно избежать судьбы белки в колесе. У меня в эту категорию попадают обучение новым навыкам и развитие сотрудников. Я выделяю время на изучение кейсов вывода новых продуктов на рынок и на психологию управления, что помогает мне стать более эффективным в работе и работать меньше. Развивая своих людей, я могу им больше делегировать — это инвестиция в будущий рост.
 
в) Неважные, но срочные дела — самые коварные, их обычно легко делать и они создают ложное чувство удовлетворения… Эти дела лучше всего автоматизировать, механизировать или делегировать, сводя на минимум затраты времени.

Приведу пару примеров.
 
Я раньше тратил полчаса в день на то, чтобы вытащить из логов системы аналитику по пользователям. Со временем, эти данные перестали быть настолько нужными, чтобы оправдывать такие трудозатраты, и я потратил пару вечеров на написание скриптов, которые вытаскивают и обрабатывают аналитику полуавтоматически, почти без усилий. Позже, я дал проект по полной автоматизации аналитики интерну, чтобы полностью исключить ручной труд.
 
Некоторые дела не поддаются автоматизации, например, некритические емейлы от первых пользователей, которые изначально все проходили через меня. На начальном этапе создания продукта такая вовлеченность была очень важна, но позже я начал тонуть в работе и создал процесс, в котором такие емейлы обрабатываются дежурным инженером (on-call). Это не просто делегирование моей работы, это также помогает программистам лучше понимать проблемы пользователей и создавать более качественные приложения. Необходимо понимать, что эти емейлы — важные, но они не приближают меня к цели, поэтому с точки зрения моего времени, они попадают в категорию неважных.
 
г) Неважные и несрочные дела — это либо мусор, либо неизбежное зло. Как правило, там дела, которые от меня требует компания в лице руководителя или внутренних систем и обычно я не единственный, кто от них страдает. Этакий налог на работу в большой корпорации. Если мне сильно что-то не нравится, я начинаю кампанию по искоренению таких дел на системном уровне. Если не получается, делаю все возможное, чтобы автоматизировать или механизировать свой труд. Например, я выстроил график и шаблоны еженедельных и ежемесячных отчетов для руководства таким образом, что для их создания мне нужно всего лишь скопировать и вставить текст из одного документа в другой и у меня на это уходит несколько минут. Лайфхак — дела из этой категории лучше всего делать, когда сидишь на обязательном митинге из этой же категории.


4) Когда возникает ощущение загнанности, я повторяю этот процесс и ищу пути оптимизации. Ирония в том, что эффективность приводит к повышению ответственности и большему количеству дел, которые я не успеваю делать, но в этом и есть процесс роста.


Подытожу тем, что этот метод отлично работает для меня, но, как и Тиньков, я такой один, так же как ты, человек дочитавший мои мысли до конца. У каждого свой склад ума, привычки, навыки и т.п. и каждому нужен особенный подход. Если ты бежишь в колесе и не можешь остановиться, надеюсь, мой метод поможет найти тебе свой собственный способ замедлиться ❤️

Like what you read? Give Ilya Bezdelev a round of applause.

From a quick cheer to a standing ovation, clap to show how much you enjoyed this story.