Olá caro leitor, nesse artigo irei falar desde o básico até os tópicos um tanto avançados sobre a importância do Briefing na elaboração de qualquer projeto. A intenção mesmo é reforçar essa etapa inicial depois do Meeting com o cliente para deixar bem claro o que o título diz: Por que o Briefing é tão importante?
Claro, de começo pode parecer uma pergunta muito boba e inocente, caso você for mais experiente. Mas nunca aconteceu de você fazer aquela reunião de planejamento com o cliente, pensando todas as perguntas que você necessita, de depois dessa reunião outra duvida aparece? Sim, acontece com frequência mas não é um algo ruim.
O que vejo como um erro é contratados e contratantes, acharem que podem resolver tudo em uma única reunião, o que acredito que é impossível! Dependendo do projeto, pode levar semanas até moldar um escopo definitivo para entrar no estágio inicial de trabalho e isso não é tão simples assim.
Primeiro de tudo, o que é o Briefing?
Briefing é um conjunto de informações, uma coleta de dados para o desenvolvimento de um trabalho. Palavra inglesa que significa resumo em português. que dá ideia de introdução para uma mão de obra, para alguma ocupação ou tarefa específica. Ela pode ser interpretada de várias maneiras, então vamos lá: Jogando Briefing no Google o que temos?
Ato de dar informações e instruções concisas e objetivas sobre missão ou tarefa a ser executada (p.ex., uma operação militar, um trabalho publicitário ou jornalístico).
Ele diz em um ponto de vista onde o conceito de Briefing é aplicado em qualquer ocupação, então indo em um angulo mais voltado a área criativa, primeiramente é necessário ouvir a necessidade do cliente, e essa etapa demanda um tempo justamente para analisar o que ele quer, e filtrar o que é viável (Acontece do cliente já ter todo o modelo, ele só precisa da mão-de-obra. Mas ai vai do perfil de que cada um vai atender). Mas também pode ser aquele cliente aberto, no qual você pode dar uma sugestão que ele não tinha pensado antes, isso vai melhorar a sua relação com o ele, por exemplo.
E tudo isso só vai servir para uma coisa: Atender a necessidade do cliente!
O ponto em questão é a coleta de informação, não é apenas fazer aquele bate-bola e jogo rápido que todo mundo conhece, não é assim que o projeto vai acontecer. Você precisa ser conciso, entender o propósito dele, deixar o cliente contar a historia e por fim de todo o conceito dado, é ai que suas duvidas vão surgir, ou seja, outra reunião marcada e por ai vai.
O que vem antes do Briefing?
É o meeting, que é a primeira reunião com o cliente onde vocês estão naquele café se conhecendo e tudo mais. O erro que comentei anteriormente é justamente de varias empresas misturarem a reunião de Briefing com essa, porque é nessa reunião que vocês estão se conhecendo, criando o primeiro laço, falando de experiências e criando planejamentos futuros. Você pode e até deve comentar do projeto, porque afinal é por isso que vocês estão ali certo? Mas entrar em detalhes, modelo de negócio, assinar documentos, regra de sigilo e etc, justo naquela hora? Pode parecer até convencional para algumas empresas, mas não é o que recomendado, porque não cria uma relação saudável.
Eu gosto de mostrar que eu vou me envolver com o negócio, então crio uma visão para o cliente que eu sou um velho amigo, e de fato vou ser, porque não há nada melhor que uma conversa entre amigos certo? Tenho muitos clientes que converso de forma informal e descompromissada, justamente por esse laço de amizade que crio na primeira reunião.
O que acontece depois do Briefing?
Ai entra a parte divertida, depois de absorver todas as informações que você o cliente discutiram. Você tem em mãos todo um conceito de projeto tão claro na sua cabeça quanto a do seu cliente, sendo que você pode entregar exatamente o que o cliente precisa, por causa do tempo investido em todas as reuniões feitas com paciência e sabedoria, agora você se sente mais que confiante para realizar esse projeto, graças a que? Um bom Briefing.
Esse laço criado inicialmente, junto com a coleta de informações fez que você entendesse do negócio, sabe onde o cliente quer chegar, sabe que publico quer atingir e também sabe que conceitos quer aplicar. Está com tudo na mão cara, mãos a obra!
Por que essa coleta de informações é importante?
Justamente para deixar claro todos os aspectos, tópicos e planos relacionados a necessidade do cliente. Essa etapa tem que partir de você, então analise e tenha em mente algumas perguntas e ir detalhando elas conforme vai decorrendo a conversa. Tudo isso tem seu tempo, da aborção á analise, tenha como objetivo deixar o escopo do projeto claro na cabeça das duas partes, você e o cliente.
Se o cliente não fizer isso por você, pode ser que ele seja o tipo que só responde perguntas invés de contar a historia do Insight dele, e essas perguntas vai partir de você, esteja sempre preparado.
“Se isso não for aplicado bem? E se eu não não conseguir fazer todas as perguntas? E se eu não conseguir muitas informações ou até mesmo eu ou o cliente não termos tempo para uma próxima reunião?”
Bom, vou explicar no próximo tópico.
Quais as principais consequências na ausência ou na má aplicação do Briefing?
Todos nós sabemos que é necessário uma coleta de informação antes de colocar a mão para trabalhar em qualquer projeto não é? E fazer isso acontecer é outro ponto que vai demandar um tempo. Vou deixar uma coisa bem clara aqui antes: Nenhum projeto vai sair lindo, perfeito e 100% da primeira vez, desculpa te decepcionar.
Vai precisar de ajustes, o escopo pode mudar, a concepção do projeto como um todo pode mudar e enfim, essas coisas acontecem. Mesmo tendo um bom Briefing, exite outras variáveis que estão se movendo em meio disso que pode provocar mudanças e deixar certos tópicos desse projeto inviável, por exemplo: O mercado.
Agora sobre o cliente, existe muitas variáveis que dependem só dele por causa dos retornos, outras só de você por ser criar toda essa parte, outras são divididas em 50% e 50%, como por exemplo orçamento, tempo, custo, prazo e etc. E de inicio, é importante o cliente ter interesse no projeto, porque afinal é negócio dele né? Por isso as vezes o cliente só respondendo as suas perguntas não signifique que ele não esteja interessado no trabalho, e sim porque ele só seja tímido. É bom que essa relação seja criada somente no Meeting, detalhes deixa nas reuniões posteriores, assim ele se solta mais e fica uma relação mais saudável. Agora, acontece de clientes não ficarem interessados em seu investimento , nesse caso, só recomendo que não feche negócio com ele e lamento o tempo perdido, bola para frente.
Consequências na boa aplicação do Briefing
Bom, aqui vai ser rápido porque é obvio né? Uma boa conversa, muitas ideias, coletou todas as informações necessárias graças ao Briefing, orçamento, escopo do projeto definido, prazo, cronograma pronto, contrato assinado e negócio fechado. Vamos trabalhar!
Dicas usuais na conversa com o Cliente
Esse tópico é interessante para aqueles que tem duvidas como “Que perguntas devo fazer?”.
Não tem uma receita para bolo nisso, é mais uma questão do seu carisma, persuasão e atenção para entender a necessidade do cliente. Mas tem algumas coisas no qual eu posso ajudar.
Existe algumas perguntas interessantes para começar a conversa, não só do ponto de vista do cliente, mas dando uma visão sua também, segue algumas perguntas:
- “Como você teve essa ideia?” Pergunta interessante dando oportunidade para o cliente contar o Insight que ele teve.
- “Já fez uma pesquisa de mercado? E a demanda é boa?” Essa pergunta é mais para você mesmo, como é que você vai trabalhar nesse projeto, é bom você saber a concorrência e como você vai lidar com ela, metodologias de trabalho e também a demanda para ver se esse negócio vai ser sustentável.
- “Você já tem algum material pronto?” Outra pergunta interessante para você, se ele ter algum material mesmo, analise o que pode continuar usando ou o que é melhor reaproveitar, vai que tem uma logo feito pelo sobrinho ai.
Boa sorte :)
Seu comportamento e After Work
Sobre seu comportamento e postura eu nem devo comentar né? Para o cliente sentir afinidade por sua pessoa durante as reuniões além de bem vestido manter a atenção quanto o cliente fala, se possível anotar tópicos dessa conversa, manter uma boa forma de falar e principalmente manter a formalidade na primeira conversa, enfim se manter interessado do começo ao fim. Posso fazer um artigo disso também futuramente.
After work é depois de tudo feito, trabalho concluído e depois de um tempo o projeto do cliente andando sozinho só restou a boa experiencia que ele teve com você e sua empresa, e o que isso te beneficia? Um outro projeto com esse mesmo cliente, só que dessa vez vai ser uma conversa descompromissada em um bar sexta feira a noite como amigos.
Bom leitor, agradeço por ter lido até aqui, ainda estou amadurecendo esses artigos e o estilo deles, ando escrevendo e estou gostando da ideia, desculpa o meu jeito metódico mas acredito que tenha esclarecido algumas coisas. Novamente obrigado e nos vemos na próxima.
