Comment bien me préparer pour mon premier conseil d’administration?

Je me rappelle mon premier conseil d’administration. J’étais alors stagiaire dans une entreprise technologique à forte croissance, et le fondateur voulait donner aux stagiaires l’opportunité de vivre un conseil d’administration. Cette expérience fût formatrice et m’a été bénéfique lorsque j’ai créé ma première entreprise un peu plus tard. J’avais alors déjà une brève idée de la manière dont devait se dérouler un conseil d’administration. Mais la plupart du temps, les fondateurs ne sont pas aussi chanceux et font leur premier conseil d’administration à l’aveugle.

Avoir à gérer des conseils d’administration est bon signe, car ceci veut généralement dire que vous avez réussi à lever des fonds institutionnels. Avoir des investisseurs professionnels dans votre table de capitalisation vient avec le fait d’avoir à organiser des conseils d’administration professionnels. Je vais faire de mon mieux pour exposer ce à quoi vous devez vous attendre.

Les basiques

Une réunion du conseil d’administration est littéralement ce dont il s’agit: une réunion des membres du conseil d’administration. Au delà des membres du conseil, l’équipe de direction de l’entreprise est également généralement présente, notamment le DAF (a.k.a. CFO). Les investisseurs présents au board convient souvent une personne de leur équipe en tant qu’observateur.

La plupart des entreprises réunissent leur conseil d’administration tout les trois mois. Ces réunions durent typiquement deux à trois heures.

Lecture préalable

Dans le but de permettre aux membres de votre conseil de se préparer au conseil d’administration et d’être utiles durant la réunion, il est crucial que l’équipe de direction prépare des documents en guide de lecture préalable. Ces documents doivent idéalement être envoyés aux membres une semaine avant le meeting et jamais plus tard que 3 jours à l’avance.

Le document principal du “board package” est la présentation au conseil. Elle contient typiquement toutes les informations utiles et sera utilisée en tant que support lors de la réunion. Les autres documents du package sont les états financiers trimestriels / annuels, les modélisations à jour, procès verbaux des réunions des différents comités et du précédent conseil d’administration ainsi que tout autre document que l’équipe de direction juge nécessaire.

Niveau de détail

Lors de la préparation de la présentation, gardez en tête que les membres du conseil travaillent avec l’entreprise et non pas pour l’entreprise. Un jargon interne leur apparaîtra dénué de sens. N’utilisez pas non plus d’abréviations non définies ou de jargon technique dans votre présentation.

L’information utilisée doit être avoir un sens: lorsque vous présentez des données, répondez toujours à la question : “Qu’est-ce que cela veut-il dire?”. Chaque donnée transmise doit servir à supporter un fait. Rognez et supprimez tous les détails inutiles. Les besoins du conseil d’administration diffèrent de ceux de l’équipe de direction, la présentation doit donc être orientée vers les besoins du conseil pour leur permettre de prendre des décisions en toute connaissance de cause.

Trouver la juste balance du niveau de détail idéal est difficile. Il est cependant préférable de fauter en fournissant trop de détails plutôt que trop peu. Les membres de votre conseil vous donnerons certainement un retour après chaque réunion. Avec le temps, vous serez capable de calibrer le niveau de détail de votre présentation en fonction des attentes de votre board.

Contenu de la présentation

Il est crucial que la présentation couvre l’entièreté des activités de l’entreprise et les communique efficacement au conseil. D’après mon expérience, ce qui suit est un bon point de départ pour la préparer:

Ordre du jour

• Pré- allouez un certain temps pour chaque sujet

Validation

• Adoption de l’ordre du jour
• Adoption du procès verbal du précédent conseil d’administration

Synthèse du CEO

• Résumé des accomplissements clés et des problèmes rencontrés par l’entreprise depuis le dernier conseil d’administration
• Alternativement: la synthèse du CEO peut être faite sous la forme d’un document indépendant, format de lettre d’environ deux pages

Update général de l’activité

• Revue des KPI de toutes les activités de la société

Update du développement d l’activité

• Revue des KPI des ventes
• Revue du pipeline des ventes

Update financier

• Bilan, Compte de résultat et flux de trésorerie. Ainsi que les indicateurs clés tels que le “cash burn” ou les taux de marge.
• Proposer une revue simplifiée des états financiers dans la présentation. Les documents complets doivent être présentés séparément
• Si requis, approbation du budget annuel

Update produit

• Plan d’action produit
• Développements produits en cours ou programmés

Discussion stratégique

• Décisions prises et tout document supportant une question posée au board demandant une prise de décision
• Discussions stratégiques à propos de nouveaux sujets

Update Ressources Humaines

• Organigramme et effectif par département
• Discussions concernant les embauches à des postes clés
• Inclure les nouvelles embauches et effectifs additionnels pour les deux ou trois prochains trimestres

Demandes: De quoi l’équipe de direction a-t-elle besoin de la part du board?

Optionel et/ou annexes

• Update opérationnelle de l’entreprise
• Nouvelles et annonces par département

Approbation des attributions d’options

Séance à huis clos

• L’agenda doit prévoir du temps pour cette séance. Il s’agit d’une séance privée à laquelle uniquement les directeurs non-exécutifs sont autorisés à participer.

Clôture de la séance

Conseils

Faire en sorte d’avoir le bon contenu est un pas de plus vers un bon conseil d’administration. Mais afin de le rendre meilleur, voici quelques conseils d’ordre général:

Respectez l’ordre du jour et le temps alloué à chaque sujet. Il est essentiel que vous ayez le temps de parcourir toute la présentation dans le temps imparti.

La présentation doit adopter un style d’écriture facile à lire et facile à digérer: optez pour des “bullet points” plutôt que de long paragraphes. Surlignez, mettez en gras ou soulignez les points clés. Toujours penser à vous relire afin de chasser les fautes d’orthographe et de grammaire. Référencez votre document en utilisant des numéros de page, des numéros de section en accord avec votre sommaire / ordre du jour.

Enfin, après la création de votre premier board package, utilisez le comme modèle pour vos conseils d’administration suivants afin d’atteindre une certaine uniformité dans vos conseils d’administration.

Vous êtes maintenant prêts pour commencer la préparation de votre premier conseil d’administration!