Pertengahan tahun ini saya diberikan amanah baru sebagai product manager. Setelah sekian lama menemani para product manager, akhirnya saya punya kesempatan secara langsung mencicipi peran ini. Jika dulu seringnya ngasih advice ke mereka, sekarang saya sendiri yang harus menjalankan advice itu.
Ada banyak pelajaran yang saya petik dari perjalanan membangun produk selama satu semester ke belakang ini. Satu hal yang menurut saya menarik dan karenanya ingin saya bagikan dalam tulisan ini adalah tentang mengenali risiko saat membangun produk.
Risiko adalah Keniscayaan
Masing-masing kita memiliki situasi yang unik. Risiko yang kita lihat pun berbeda-beda. Untuk saya sendiri, inilah yang saya hadapi.
Tim development baru saja dibentuk. Sebagian besar developer-nya masih freelance. Ide produknya merupakan hal yang baru bagi saya. Dari sisi teknis, produknya perlu dibangun dengan arsitektur yang generic. Saya pun termasuk baru sebagai product manager (dan ini termasuk risiko hehe). Karena saat itu ada skema kerjasama dengan partner dalam membangun produk, beberapa pengembangan API berada di sisi partner. Kira-kira inilah sedikit kekhawatiran saya tentang risiko development.
- Bagaimana jika developer yang freelance kurang reliable untuk delivery produk untuk momen rilis yang penting?
- Apa yang terjadi jika developer freelance memutuskan tidak lanjut lagi?
- Jika rekrutmen dilakukan, bagaimana membantu developer yang masih baru agar cepat beradaptasi dengan fase development saat ini?
- Bagaimana jika partner yang mengembangkan API tidak deliver API-nya sesuai rencana?
- Apakah ada kebutuhan pengguna yang kurang saya pahami dengan baik? Apakah ada yang terlewat?
Tentunya saya berharap risiko itu tidak benar-benar terjadi, tidak berubah menjadi kenyataan. Namun kenyataan kadang tidak sesuai ekspektasi, kadang tidak sesuai rencana. Meskipun demikian, kita masih dapat mengantisipasinya. Mengenali risiko adalah langkah awal yang penting.
Mengenali Risiko
Langkah awal yang bisa kita lakukan adalah mengenali risiko. Untuk mengenalinya, kita perlu menyadari bahwa risiko itu ada dan mungkin banget akan terjadi. Ambil waktu sebentar dan pikirkan apa saja risiko yang mungkin. Dipikirkan lebih awal development lebih baik. Di sini kita sedang meningkatkan kesadaran (awareness) tentang adanya risiko.
Kenapa perlu menyadari dan mengenali risiko lebih awal? Agar kita dapat meminimalisir kemungkinan terjadinya risiko tersebut. Agar kita tahu apa yang akan dilakukan jika tanda-tanda risiko itu akan terjadi.
Saat menghadapi kesulitan dalam development, akhirnya saya menuliskan daftar risiko yang terlihat oleh saya. Ini dia list-nya. Kamu mungkin akan punya list yang berbeda.
- Anggota tim kunci keluar
- Delay pengerjaan frontend karena adanya dependensi API (Application Programming Interface) klien
- Developer baru di tengah development
- Delay karena banyaknya hambatan dalam development
Berkaca dari pengalaman, saya baru memikirkan apa yang perlu saya lakukan ketika kemungkinan terjadinya risiko makin tinggi. Pendekatan pengambilan keputusan akhirnya cenderung reaktif. Keputusan yang dibuat pun terasa kurang optimal untuk situasi yang ada.
Terlambat lebih baik daripada tidak sama sekali. Akhirnya saya tetap menuliskan apa saja risiko yang ada, meskipun sebagiannya sudah mulai menjadi ancaman, di tengah development dan berusaha meminimalkan dampak dari risiko yang ada.
Menganalisis dan Menyusun Prioritas Risiko
Setiap risiko memiliki kemungkinan terjadi (probability) yang berbeda-beda. Saat risiko itu terjadi, dampaknya (impact) bagi tim maupun bisnis juga berbeda-beda.
Sebagai tahap lanjutan dari identifikasi risiko, kita perlu menyusun nilai probability dan impact-nya untuk setiap risiko. Mengacu kepada Marchewka (2015) dalam bukunya Information Technology Project Management: Providing Measurable Organizational Value, nilai probability berkisar dari angka 0 hingga 1, sedangkan impact berkisar dari 1 hingga 10. Jika probability bernilai 0.3 berarti ada kemungkinan 30% terjadinya risiko tersebut. Jika impact mendekati 10, ancaman buat tim maupun bisnis semakin besar. Dari probability dan impact ini, kita akan mendapatkan P.I Score sebagai hasil perkalian keduanya.
Dalam kasus saya, risiko-risiko yang diidentifikasi saya berikan nilai probability dan impact sebagai berikut. Ini self-assessment ya, nilainya diambil dari intuisi dan pengalaman saya selama ini.
Mari kita lihat kolom P.I Score. Dari kolom ini, kita bisa kasih pemeringkatan atau ranking risiko. Nilai P.I Score paling tinggi mendapatkan ranking 1 yang berarti risikonya paling tinggi. Inilah tabelnya.
Jika kita sudah tahu yang mana yang memiliki risiko tinggi, kita perlu melakukan sesuatu. Identifikasi risiko merupakan awalan yang baik, namun itu belum mencukupi. Kita perlu menyusun rencana mitigasi dan contingency.
Rencana Mitigasi dan Contingency
Manfaat mengenali risiko adalah untuk bersiap menghadapinya. Kata pepatah, lebih baik mencegah daripada mengobati. Sebagai jawaban atas risiko, kita menyusun rencana mitigasi dan contingency.
Rencana mitigasi membantu kita untuk meminimalkan kemungkinan terjadinya risiko. Kita mengambil suatu tindakan pencegahan, terlepas dari risikonya akan terjadi atau tidak. Sedangkan rencana contingency memudahkan kita mengambil tindakan yang diperlukan saat tanda-tanda risiko akan terjadi. Berikut ini contoh rencana mitigasi dan contingency dari kehidupan kita sehari-hari.
Risiko: setiap kita memiliki risiko untuk sakit
Mitigasi: makan makanan sehat, makan buah-buahan atau sayuran setiap hari, rutin berolahraga, minum air putih yang cukup, minum madu, hindari minuman kekinian yang kadar gulanya tinggi
Contingency: berobat ke fasilitas kesehatan, istirahat yang cukup, memiliki asuransi kesehatan
Dalam konteks development, rencana mitigasi dan contingency saya secara sederhana dituliskan sebagai berikut.
Kita sudah belajar mengenali risiko dan menganalisisnya. Saya juga memberi contoh rencana mitigasi dan contingency saya yang sederhana. Bagian tersulit dari ini semua adalah menerapkannya dalam development sehari-hari, kemudian tetap peka terhadap risiko-risiko yang ada. Mungkin akan nambah kerjaan buat kamu, namun hasilnya (tanggap terhadap risiko) lumayan untuk membantu kesuksesan development.
