Membuat Development yang Mengalir dengan Kanban
Apa alat bantu atau tool yang kamu gunakan dalam membuat kerja-kerja pengembangan produk menjadi lebih terlihat (visual) dan mengalir? Sebagian dari kita mungkin memanfaatkan Trello, Jira, atau tool sejenis. Trello atau Jira membantu kita dan tim memvisualisasikan pekerjaan dan alurnya lebih baik.
Tool seperti Trello atau Jira sebenarnya erat dengan pendekatan Kanban. Dengan mempelajari Kanban dan prinsip-prinsipnya, kita dapat memperbaiki alur kerja dan mencapai ritme kerja yang berkelanjutan dalam mencapai tujuan pengembangan atau development.
Sekilas tentang Kanban
Kanban merupakan metodologi untuk perbaikan proses secara kontinu dan bertahap (incremental and evolutionary). Dengan Kanban, kita mencoba memvisualisasikan alur pekerjaan kita saat ini. Secara kontinu dan bertahap kita memperbaiki alur kerja sehingga alur pekerjaan menjadi lebih mengalir dengan hambatan yang minimal. Jika ada hambatan pada pengembangan, kita dapat lebih mudah menemukannya.
Dengan pendekatan Kanban, sistem kerja memiliki kapasitas tertentu dan sekumpulan card akan masuk ke sistem tersebut. Satu card merepresentasikan suatu pekerjaan atau work item. Jika sistem sudah penuh dengan card, card lain perlu antri menunggu di luar sistem. Saat suatu card atau pekerjaan sudah diselesaikan, card tersebut akan keluar dari sistem dan card yang antri menunggu dapat masuk ke dalam sistem.
Implementasi Kanban pada Development
Pada development, sistem kerja Kanban tersebut direpresentasikan dengan papan pengembangan, baik fisik maupun digital. Card yang menggambarkan pekerjaan (misalnya user story) akan ditaruh di papan pengembangan. Card akan ditaruh di kolom sesuai dengan status pengerjaannya, misalnya di kolom ToDo atau Doing atau Done. Card akan mengalir dari satu kolom ke kolom yang lain.
Kapasitas papan akan ditentukan pada kolom-kolom yang sifatnya pengerjaan atau work-in-progress seperti kolom Doing. Jumlah card yang boleh masuk ke kolom pengerjaan dibatasi oleh suatu nilai sebagai limit. Misalnya kolom Doing memiliki limit 3 card, ini berarti maksimal 3 card boleh masuk ke dalam kolom Doing. Jika kolom Doing sudah penuh, card lain tidak boleh dipindah ke kolom Doing untuk dikerjakan.
Kita yang menggunakan Trello atau Jira sebagai papan pengembangan digital sudah menerapkan visualisasi alur kerja. Agar selaras dengan pendekatan Kanban, pembatasan jumlah card pada kolom pengerjaan perlu dilakukan. Dengan limitasi pada work-in-progress, ritme kerja yang berkelanjutan dalam development bisa dicapai (ga bikin timnya burn out).
Praktik Utama Kanban yang Membantu Development
Agar development semakin mengalir, terdapat 6 praktik utama Kanban yang bisa kita terapkan. Mari kita lihat satu per satu.
1. Visualisasikan Alur Kerja
Gunakan papan fisik atau papan digital untuk memvisualisasikan pekerjaan. Kemudian desain papan dengan kolom-kolom yang menggambarkan alur kerja. Item pekerjaan dapat dibuat dan ditaruh pada papan.
Papan fisik bisa dibuat menggunakan white board atau sejenisnya dan ditaruh di ruangan tim. Sedangkan papan digital bisa menggunakan aplikasi Trello atau Jira. Bentuk papan manapun yang tim pilih, papan ini seharusnya menjadi papan yang dipantau dan diperbarui oleh tim setiap hari.
Dengan visualisasi alur kerja, progress dapat terlihat dan hambatan dapat ditemukan dengan mudah.
2. Batasi Work-in-Progress
Pernah menemukan individu yang kehilangan fokus karena apa yang dikerjakannya sering berganti? Dampaknya adalah kerja individu tersebut menjadi tidak efektif karena harus berpindah-pindah konteks (context switching). Selain bikin tidak fokus, sering pindah konteks menghabiskan energi.
Membatasi apa yang sedang dikerjakan atau work-in-progress dapat membantu fokus dan meminimalkan isu context switching. Oleh karena itu, kita membatasi jumlah card seperti pada kolom Doing. Jika kolom Doing sudah terisi maksimal, card lain pada kolom ToDo harus mengantri, tidak boleh dipindah ke kolom Doing untuk dikerjakan. Jika kolom Doing sudah memiliki ruang untuk card baru, card di kolom ToDo boleh berpindah ke Doing.
3. Kelola Flow
Jika kita sudah memvisualisasikan alur kerja (flow) pada papan, perhatikan apakah alurnya efektif. Apakah ada yang dapat kita perbaiki pada flow saat ini? Untuk mendukung perbaikan pada flow, kita perlu mengukur flow, misalnya dengan mengukur lead time* atau melacak work-in-progress. Sebagai contoh, kita bisa mengukur lead time dari flow saat ini dan mencoba usaha perbaikan untuk membuat lead time lebih singkat.
*) lead time adalah waktu yang diperlukan dari inisiasi hingga penyelesaian
4. Buat Kebijakan terkait Proses Eksplisit
Kebijakan terkait proses yang eksplisit membuat cara kerja dan komunikasi tim menjadi lebih efektif. Sebagai contoh kebijakan, misalnya hanya role Quality Assurance yang boleh memindahkan card ke kolom Done (dengan kata lain, hanya Quality Assurance yang boleh menyatakan suatu card sudah selesai atau masih butuh perbaikan). Hal ini menghindari card yang selesai tanpa melalui proses testing.
5. Implement Feedback Loop
Secara berkala feedback perlu diperoleh agar flow atau alur kerja bisa senantiasa diperbaiki dari waktu ke waktu. Pengukuran pada flow, misalnya dengan mengukur lead time atau melacak work-in-progress, menjadi dasar untuk mengetahui kondisi saat ini dan merumuskan usaha perbaikan.
6. Perbaiki secara Kolaboratif, Berkembang secara Eksperimental
Perbaikan membutuhkan waktu. Kolaborasi dari berbagai peran (baik dalam tim maupun dengan manajemen) akan membantu usaha perbaikan menjadi lebih mudah.
Dengan Kanban, perbaikan dilakukan secara bertahap. Beranjak dari proses dan alur kerja yang sudah berjalan saat ini, perbaikan akan dilakukan selangkah demi selangkah. Hambatan dan masalah akan diselesaikan satu demi satu. Perbaikan dilakukan berdasarkan data dan melalui eksperimen. Hasil eksperimen dievaluasi bersama dan apa yang perlu dilakukan selanjutnya didiskusikan.
Penutup
Kanban merupakan pendekatan yang menarik untuk dicoba dan dieksplorasi lebih lanjut. Perbaikan proses yang ditawarkan Kanban adalah perbaikan yang bertahap secara eksperimental. Hasilnya adalah proses development yang mengalir dengan ritme kerja yang berkesinambungan.
Enam praktik utama Kanban di atas adalah awalan untuk mengeksplorasi Kanban. Mudah-mudahan di post selanjutnya kita akan membahas topik lainnya tentang Kanban. :D
