Tiga Hal yang Membuat Daily Meeting Kamu Kurang Efektif
Pernah ikut Daily Meeting kah? Seperti apa pengalamanmu? Apakah berjalan efektif sesuai tujuan diadakannya pertemuan tersebut?
Daily Meeting — dalam Scrum dikenal dengan Daily Scrum, sedangkan dalam Extreme Programming dikenal dengan Daily Stand-Up — merupakan sesi yang baik untuk komunikasi tim sehari-hari selama kerja pengembangan. Dalam sesi ini setiap orang dalam Development Team memberikan kabar tentang apa yang dia kerjakan kemarin dan apa yang akan dia kerjakan hari ini, serta hambatan apa yang sedang dia hadapi. Informasi dalam Daily Meeting memungkinkan tim untuk kerjasama dan kolaborasi tim yang lebih baik. Pemahaman yang sama dapat dibangun; isu maupun hambatan dapat ditangani sesegera mungkin.
Meskipun menawarkan manfaat tersendiri untuk tim, menerapkan Daily Meeting dengan konteks tim dan organisasi masing-masing merupakan tantangan tersendiri. Mungkin kamu menemui fenomena seperti ini: tim yang awalnya menerapkan Daily Meeting kemudian tidak melakukannya lagi. Jika ditelusuri lebih dalam, alasannya sederhana: mereka tidak merasakan manfaat adanya Daily Meeting.
Ada beberapa hal yang bisa membuat Daily Meeting kamu perlahan berjalan kurang efektif dan kemudian dilupakan. Nah, kali ini kita akan membahas tiga hal sebagai berikut.
Hal #1 Daily Meeting Berubah Menjadi Status Meeting
Pernah mengalaminya?
Daily Meeting sebenarnya ditujukan bagi Development Team untuk menjalin komunikasi dan kolaborasi dalam menyelesaikan kerja mereka, bukan untuk melaporkan progress kerjaan ke Product Owner (PO) atau ke manajer lain di organisasi.
Partisipasi PO atau manajer lain dalam Daily Meeting dapat mengubah sesi ini menjadi status meeting. Jika pertemuan ini rasanya sudah seperti sesi laporan ke luar Development Team, cepat atau lambat Development Team akan merasa Daily Meeting bukan untuk mereka, bukan milik mereka. Lalu manfaat pertemuan ini untuk siapa? Rasanya jelas bukan untuk mereka, namun untuk yang lain.
Hilangnya rasa kepemilikan terhadap Daily Meeting dalam Development Team berimbas kepada hilangnya semangat dan inisitif tim terhadap Daily Meeting. Daily Meeting menjadi hal yang kurang penting dan layak dilupakan. Just do the work without it.
Tips: Keep your Daily Meeting only for your Development Team. Jika PO perlu laporan kemajuan pengembangan, kamu bisa melakukannya di luar sesi Daily Meeting. Dalam praktiknya kita dapat melibatkan PO atau yang lain dalam Daily Meeting jika kita punya alasan yang kuat untuk melakukannya. Jika tidak, kembali lagi ke sini: keep your Daily Meeting only for your Development Team.
Hal #2 Daily Meeting Berlarut-larut
Sesi ini seharusnya berlangsung singkat. Batasan waktu yang singkat, lamanya 15 menit menurut Scrum, seharusnya cukup untuk berbagi informasi dari setiap anggota Development Team.
Jika Daily Meeting kamu berlangsung lebih dari 15 menit, coba perhatikan apakah yang dibahas masih relevan untuk semua orang? Seringkali Daily Meeting yang berlarut-larut terjadi karena ada bahasan yang lumayan detail terkait sesuatu. Misalnya ada isu di arsitektur atau flow pada aplikasi.
Membahas isu arsitektur aplikasi biasanya tidak relevan dengan peran Interaction Designer atau Software Tester. Membahasnya berarti membuat peran-peran yang tidak relevan menunggu tanpa mengerti apa yang sedang dibahas. Hal ini dapat membuat mereka berpikir Daily Meeting menyia-nyiakan waktu berharga mereka.
Tips: Keep your Daily Meeting short. Jika ada isu yang muncul selama Daily Meeting dan nampaknya menarik untuk dibahas, adakan sesi lanjutan setelahnya. Sesi lanjutan ini mengundang peran-peran yang relevan saja dengan isu tersebut.
Hal #3 Daily Meeting Diadakan Tidak Konsisten
Nah ini dia hal yang nampaknya paling umum. Kita akan sulit menebak apakah Development Team ada Daily Meeting atau tidak hari ini. Kadang ada, kadang tidak. Bisa jadi seringnya tidak ada. Inkonsistensi pada pengadaan Daily Meeting akan mengurangi manfaat Daily Meeting. Lama-lama tim akan bingung terhadap praktik ini lalu bertanya-tanya apakah pertemuan ini benar-benar memberikan manfaat.
Tips: Kesepakatan bersama dan pemahaman yang baik tentang manfaat Daily Meeting mampu membawa konsistensi pada tim. Kita dapat membahas dan menyusun kesepakatan tentang pelaksanaan Daily Meeting di retrospective tim.
Mengadakan Daily Meeting setiap hari butuh konsistensi. Pada praktiknya, Daily Meeting tidak harus diadakan setiap hari jika diperlukan. Jika Development Team memilih untuk mengadakannya dua hari sekali, it’s fine. Tiga hari sekali? It’s fine too. Awalnya tim dapat memilih yang nyaman bagi mereka. Apa yang mereka pilih kita lihat sebagai eksperimen. Jalankan kemudian lihat dan diskusikan hasilnya bersama tim. Eksperimenkan sesuatu sehingga Daily Meeting tim menjadi lebih efektif.
Nah itu dia tiga hal yang bisa bikin Daily Meeting kamu kurang efektif. Dengan mengenali ketidakefektifan tersebut, mudah-mudahan kita bisa membuat Daily Meeting di tim kita tetap bermanfaat.
Kamu mungkin akan menemukan hal yang lain saat menjalankan Daily Meeting. Jika punya pengalaman tersendiri dalam Daily Meeting, I would be more than happy to hear from you. :D
***
Yuk pelajari Scrum secara lengkap dan mudah di online course “Belajar Scrum: Membangun Produk secara Efektif dengan Scrum”
