4 переваги впровадження системи управління документами

Керівники бізнесу мають усвідомити, що застарілі рішення для управління документами не просто затримують робочі процеси, а й можуть коштувати компаніям надто дорого. Розгляньмо чотири переваги системи управління документами.

Обсяг інформації, яку щодня створює та обробляє будь-яка компанія, настільки великий, що керування нею може стати нелегким завданням. Без правильної структури документообігу ваші співробітники можуть витрачати на пошук необхідного файлу надвелику кількість часу, замість того щоби використовувати його для важливіших бізнес-задач. На щастя, надійна система управління документами, як-от M-Files, може розв’язати подібні проблеми в компаніях практично всіх галузей. З такою системою ви отримаєте низку переваг і можливостей.

Більше можливостей для дотримання нормативних вимог

Незалежно від галузі, в якій ви працюєте, ваш бізнес має свої нормативні вимоги та стандарти, яким необхідно слідувати. Однак не всі розуміють, що якщо ваша технологія управління документами не відповідає таким стандартам, як ISO 9001 або ISO 13485, то і ваш бізнес не буде відповідати їм.

На щастя, одна з основних переваг системи управління документами, як-от M-Files, полягає в тому, що вона демонструє користувачеві відповідність нормативним вимогам, одночасно покращуючи видимість і контроль над корпоративною інформацією.

M-Files дозволяє вам зрозуміти, як протікають дані та бізнес-процеси у вашій компанії, що дозволяє проводити їхню оцінку. Крім того, історія затвердження та шляхи аудиту означають, що завжди можна відстежити, чи відповідають ваші документи вимогам безпеки.

Покращений захист документів

Система управління документами робить вашу інформацію захищеною. Вона пропонує єдине сховище для забезпечення кращого захисту важливої ​​інформації, яку ви створюєте щодня. Якщо важлива корпоративна інформація зберігається на різних ресурсах: на персональних і корпоративних хмарних дисках, локальних сховищах, мережевих ресурсах та в інших розрізнених місцях, дуже важко контролювати доступ до цих ресурсів.

Об’єднавши всі дані разом, ви зробите цю інформацію менш доступною для хакерів та будь-яких третіх осіб.

Надійні засоби пошуку

Ще одна проблема, пов’язана з тим, що дані знаходяться на різних ресурсах, а отже вам важко знайти те, що ви шукаєте. Це особливо помітно, якщо обсяг документів, які щодня проходять через вашу компанію великий. Якщо середній час пошуку одного документа десять хвилин, це означає, що ці десять хвилин співробітники вашої компанії не робили нічого корисного для підвищення доходів та масштабування бізнесу. Помножте вартість втрачених можливостей на загальну кількість співробітників і загальну кількість документів, які можуть знадобитися їм кожен день, і ви зможете отримати уявлення про те, наскільки серйозною може бути ця проблема.

Однак з належною системою управління документами все це зникає. У цей момент не має значення, ДЕ щось зберігається, тому що поки ваші співробітники знають, ЩО вони шукають, вони зможуть це знайти. Аналогічним чином, завдяки контролю версій та іншим функціям ви завжди можете бути впевнені, що ваші співробітники завжди отримують останню версію документа.

Покращена взаємодія в будь-який час і в будь-якому місці

Система управління документами покращую взаємодію членів команди незалежно від локації та часу. Більшість проєктів є результатом напруженої роботи команди людей, які працюють в тандемі один з одним, щоб зробити щось більш ефективно, ніж вони могли б зробити поодинці.

Але коли інформація все ще зберігається в ізольованих персональних сховищах даних, це практично неможливо, тому що документи не потрапляють в руки тих, кому вони потрібні. Без належного контролю версій спільна робота перетворюється в розрізнений і виснажливий процес. Три різні людини повинні переглянути документ, перш ніж він буде переданий клієнту, але як ви можете бути впевнені, що вони переглядають одну і ту ж версію документа? Якщо буде внесено зміну, яка в кінцевому підсумку виявиться під питанням, як дізнатися, хто її вніс? Як домогтися того, щоб всі ключові зацікавлені сторони бачили процес однаково та рухалися в одному напрямку?

Високоякісна система управління документами, така як M-Files, усуває ці проблеми, надаючи єдине джерело інформації, до якого всі зацікавлені сторони можуть отримати безпечний доступ в будь-якому місці та в будь-який час. Неважливо, чи будуть ваші співробітники працювати в офісі чи віддалено — всі вони зможуть отримати доступ до актуальних версій документів та виконати роботу, яку від них вимагають.

Це не просто усуває нераціональне використання ресурсів — це сприяє набагато вищої продуктивності та забезпечує велику цінність для ваших клієнтів.

Якщо інформація є основою вашого бізнесу, то можна з упевненістю сказати, що ефективне управління цією інформацією має стати одним з ваших основних пріоритетів. Саме для цього, по суті, і призначена система управління документами: вона створює можливості, щоби ви не витрачали свій час на такі задачі, як перевірку на відповідність всім стандартам та вимогам, безпека та спільна робота з колегами. Все що від вас необхідно — це зосередити максимум своєї уваги на веденні максимально успішного бізнесу.

Originally published at https://www.konicaminolta.ua on September 24, 2021