Як ECM допомагає HR-спеціалістам з віддаленою роботою
Пандемія COVID-19 і війна росії проти України спричинили купу проблем для бізнесу. HR-спеціалісти теж потерпають: їм доводиться розв'язувати питання ефективної віддаленої роботи.
M-Files пропонує HR-спеціалістам для збільшення ефективності процесів ряд переваг, які залишаються актуальними й після пандемії, й залишаться після війни.
Забезпечення безперебійного віддаленого доступу
Очевидно, що всім потрібен доступ до важливої інформації, незалежно від локації та часу, працюючи за межами офісу, і M-Files робить це простіше, ніж коли-небудь раніше. Він зберігає всю інформацію в одному місці, що дозволяє «ейчарам» завжди мати необхідний документ під рукою, а не шукати його серед десятки ресурсів. Відтепер HR-спеціалісти можуть шукати документи не тільки за назвою, а й за вмістом, та бути певними, їхня інформація у безпеці.
Автоматизація, автоматизація та ще раз автоматизація
Збір «мокрих підписів» при оновленні кадрової політики та погодження різних процедур займає багато часу HR-спеціаліста навіть в офісному режимі роботи, не кажучи вже про те, наскільки це стало проблематичним під час віддаленої роботи.
На щастя, M-Files може спростити цей процес, дозволяючи вам розіслати копію необхідних документів, що потребують погодження, відповідним колегам, попросити погодити їх онлайн, а потім миттєво помістити погоджені документи у відповідну теку — і все це за допомогою автоматизованих робочих процесів, які не потребують від HR-відділу відправлення жодного електронного листа.
Погодження відпусток онлайн
Пандемія завдала негативного удару по мотивації співробітників, тому багато компаній спостерігають стрімке зростання кількості запитів на відпустку. З M-Files можна створювати індивідуальні робочі процеси, які можуть бути запущені керівником, щоби переконатися — всі, хто має бути проінформований про таку заяву — наприклад, співробітники відділу нарахування заробітної плати — є частиною цього процесу. Це також дозволяє відстежувати їхні дії в міру їх виконання та отримувати повідомлення про просування погодження та виконання процесів.
Більше можливостей для спільної роботи
Навіть якщо люди не можуть фізично працювати в одному і тому ж місці в один і той же час, потреба колаборації співробітників залишається.
Наприклад, погодження документів електронною поштою може не тільки створити заплутаний процес з великою кількістю помилок, але і привести до того, що навіть найпростіші завдання будуть займати занадто багато часу співробітників.
З M-Files співробітники можуть легко обмінюватися інформацією між собою з тих пристроїв, якими їм зручно користуватися. Можна навіть створювати власні автоматизовані робочі процеси, щоби бути певними, що документи завжди правильно передаються від одного співробітника до іншого за потреби, тим самим розширюючи можливості спільної роботи в той час, коли воно вкрай необхідно.
Керування цифровими даними, замість паперових документів
В епоху COVID-19 оформлення співробітників нових в штат віддалено є нагальною потребою для багатьох організацій. На щастя, M-Files дозволяє співробітникам заповнювати форми з актуальною інформацією з дому за допомогою простого і зручного вебінтерфейсу.
Після заповнення форми вся інформація про співробітника може бути автоматично спрямована відповідальним HR-спеціалістам. Аналогічний процес можна використовувати й при звільненні працівника — автоматизація повідомлень для всіх відповідальних, хто займається оформленням документів при звільненні.
Покращене керування документами про кожного співробітника
Попри те, що все більше людей працюють вдома, все ще існують певні потреби, які необхідно задовольняти. Наприклад, співробітникам відділу кадрів необхідно управляти і документувати результати роботи співробітників, а також збирати всі відповідні сертифікати, ліцензії та навчальні матеріали.
M-Files дозволяє зробити це, гарантуючи, що вся інформація потрапить саме туди, куди потрібно: до особової справи співробітника. Це руйнує ще один небезпеку при роботі з даними, а саме втрата інформації, що сприяє негативним наслідкам.
Повернення інвестицій
M-Files може бути корисним HR-відділу в нову еру віддаленої роботи тим, що він може допомогти повернути якомога більше грошей від ваших початкових інвестицій.
Пам’ятайте, перехід від паперового до цифрового світу може принести не тільки значну економію площі офісних приміщень, але і часу.
Ви будете витрачати набагато менше часу і грошей, тому що більше не будете перебирати стоси паперів, а направите більше коштів назад в бізнес, в ті області, де вони можуть принести найбільшу користь. Крім того, у вас з’явиться більше робочого часу, щоби зосередитися на тих справах, які дійсно важливі.
Originally published at https://www.konicaminolta.ua on September 20, 2021
