Аутсорсинг друку | Хмарний друк

Як аутсорсинг друку сприяє гнучкості гібридного підходу до роботи

Робота змінилась. Попри те, що чимало компаній повноцінно повернулися до офісу, дані аналітичної компанії Quocirca показують, що 27 % працівників усе ще повністю працюють віддалено, тоді як 32 % — в гібридному режимі, поєднуючи роботу з дому та з офісу.

Ймовірно, ви вже дивитеся в бік впровадження хмарних ІТ-сервісів для забезпечення ефективної роботи в гібридному режимі, та чи відповідає їм ваша система друку? У разі негативної відповіді, чи замислювалися ви щодо перенесення інфраструктури друку на аутсорсинг, щоби змістити фокус на важливіші бізнесові завдання.

Що таке аутсорсинг друку?

Аутсорсинг друку — це комплексне рішення, що закриває всі потреби, пов’язані з друком документів у компанії.

Простіше кажучи, це підписка на безперебійний друк. Відповідно до цієї послуги вся ваша інфраструктура друку обслуговується та підтримується за фіксований щомісячний встановлений платіж. Сюди входить, власне, принтер, сервісне обслуговування та витратні матеріали для друку, як-от тонер, а також супутнє програмне забезпечення та ліцензії.

Які переваги аутсорсингу друку?

Забезпечення інфраструктури друку власними силами може бути доволі складним процесом, який вимагає значних зусиль та змінює фокус від операційних завдань. Це пов’язано з початковими капітальними витратами на придбання обладнання для друку та супутніх систем, а також постійними витратами на його обслуговування, придбання витратних матеріалів, оновлення програмного забезпечення та ліцензій, не кажучи вже про забезпечення своєчасного надання всіх цих послуг, щоб уникнути будь-яких перебоїв у роботі. Саме тут послуга аутсорсингу друку для бізнесу може принести реальну користь.

Замість довгострокових зобов’язань та інвестицій, послуга аутсорсингу друку дозволяє оптимізувати поточні витрати на друк, оскільки ви можете адаптувати рішення і пов’язані з ним витрати, масштабувати рішення під потреби власного бізнесу.

З послугою аутсорсингу друку вам не потрібно самостійно обслуговувати та оновлювати принтери та мережеві налаштування, оскільки все це виконуються замість вас, а витратні матеріали постачаються автоматично, щоби забезпечити їхню постійну готовність до роботи в разі потреби. У разі виникнення проблем із принтером або мережею постачальник послуги забезпечить продовження обслуговування без додаткової плати, тож вам не доведеться нести непередбачувані витрати.

Як експерт у сфері друку, ми підберемо найкраще рішення відповідно до ваших потреб та бюджету. Ви завжди матимете потрібний пакет послуг, що відповідатиме потребам вашого бізнесу, а рішення для друку завжди буде відповідати найсучаснішим вимогам, що позбавить вас від необхідності самостійно планувати (та фінансувати) значні витрати на модернізацію.

Послуга аутсорсингу друку від Konica Minolta

Konica Minolta — визнаний експерт і досвідчений фахівець у сфері ІТ-послуг і друку — ідеально відповідає всім вимогам, щоб стати вашим надійним постачальником послуги аутсорсингу друку. Аналітична компанія Quocirca у своєму звіті «Managed Print Services, 2022» підкреслила, що Konica Minolta є «лідером» у сфері керованих послуг друку.

Послуга аутсорсингу друку від Konica Minolta відповідає концепції оптимізації управління друком (Optimized Print Services, OPS). Завдяки їй, наші клієнти отримують саме ту послугу, яке відповідає потребам їхнього бізнесу, а не просто найновішу та найефектнішу технологію заради неї самої.

Послуга аутсорсингу друку поєднує в собі консультування, впровадження обладнання, програмного забезпечення та управління документообігом із метою оптимізації витрат на друк документів. Ми допоможемо вашій компанії підвищити ефективність усіх процесів, пов’язаних із друком і скануванням, а стратегія превентивного обслуговування гарантує, що пристрої, які ви використовуєте, завжди будуть працювати надійно, а час простою — зведено до мінімуму.

Основне завдання аутсорсингу друку — звільнити вас, ваших співробітників і команду ІТ-підтримки від проблем, пов’язаних з управлінням інфраструктурою друку, щоби ваша організація могла повністю сконцентруватися на своїх основних завданнях. Ба більше, вам не доведеться турбуватися про закінчення витратних матеріалів, оскільки система автоматично інформуватиме сервісний центр про їхнє закінчення.

Наступний крок — перенесення інфраструктури друку в хмару

Можливо, ви вже розглядаєте можливість впровадження аутсорсингу друку (або вже використовуєте його), але чи знаєте ви, що є чимало вагомих причин для того, щоби ваша інфраструктура друку управлялася вашим провайдером у хмарі, а не локально?

Документи, надруковані на папері, як і раніше, мають велике значення. Починаючи зі зберігання важливих юридичних та фінансових документів на паперових носіях і закінчуючи надсиланням особистих друкованих нотаток клієнтам. Важливо, щоби ваш друк був економічним, повністю захищеним і достатньо гнучким, щоб впоратися з непередбачуваними ситуаціями. Саме тут хмарна стратегія дійсно має значення.

Хоча хмарні ІТ-системи стали невіддільною частиною робочого процесу, багатьом компаніям бракує одного, не менш важливого елемента — хмарного друку. Надаючи вашій команді можливість друкувати будь-що, з будь-якого місця та на будь-якому пристрої, хмарний друк гарантує, що функція друку не відставатиме від інших гнучких ІТ-систем вашого цифрового робочого місця.

Урахування екологічних аспектів

У рамках аутсорсингу друку ви можете обрати екологічний аудит вашого парку принтерів. Це здійснюється за допомогою інструменту оцінки сукупної вартості володіння (TCO) bizWORKPLACE. Він визначає енергоспоживання ваших принтерів, щоб ви могли розглянути можливість їхньої заміни на більш енергоефективні пристрої. Ви також можете визначити споживання витратних матеріалів, таких як папір і тонер, щоби максимально ефективно їх використовувати, тим самим зменшуючи кількість відходів. bizWORKPLACE також можна використовувати для надання періодичної екологічної звітності, щоб забезпечити оптимізацію роботи з плином часу.

Інші послуги, які можуть бути надані в рамках пакета аутсорсингу друку, передбачають впровадження рішення для керування друку відповідно до встановлених правил, щоби забезпечити застосування ресурсоощадних налаштувань друку за замовчуванням (наприклад, двосторонній друк, чорно-білий друк, друк із низькою роздільною здатністю для певних категорій тощо), що допомагає зменшити споживання тонера та паперу.

Захищений друк та друк із технологією Follow-Me також може бути частиною аутсорсингу друку. У цьому випадку завдання друку виконуються лише після автентифікації на пристрої за допомогою картки чи пін-коду, що виключає створення небажаних завдань друку.

Серед можливостей енергоощадження, доступних на принтерах Konica Minolta, — скорочення часу, необхідного для переходу в режим низького енергоспоживання або сплячий режим (що забезпечує швидше вимкнення принтерів після кожного використання), вимкнення режиму факсу або сканування, якщо він не використовується, використання таймера й календаря для забезпечення включення пристроїв тільки в робочі години та дні, а також динамічний екотаймер Konica Minolta Dynamic Eco Timer, який інтелектуально запам’ятовує ваші робочі операції й відповідно до них адаптує налаштування. Крім того, функція Eco Print гарантує, що панель керування не буде автоматично активуватися при надходженні завдання на друк під час сплячого режиму. Вбудований еколічильник відображає внесок, зроблений у навколишнє середовище (зокрема, використання тонера та паперу), що сприяє підвищенню екологічної обізнаності користувачів.

Клієнти також мають можливість компенсувати неминучі викиди парникових газів, що генеруються парком принтерів, завдяки реалізації програми Konica Minolta Enabling Carbon Neutrality.

Напрочуд важливі послуги

Аутсорсинг друку та перенесення інфраструктури друку в хмару стали вкрай важливими в епоху гібридної роботи. Щоби впоратися з еволюцією робочого місця і відповідати майбутнім викликам, послуги друку повинні бути такими ж гнучкими, як і решта бізнесу.

Аутсорсинг друку від Konica Minolta — це гнучке та економічно ефективне рішення, яке дозволяє компаніям зосередитися на своїй основній діяльності, бувши впевненими в тому, що їхні потреби в друці будуть повністю задоволені. Завдяки оптимізації послуг друку Konica Minolta пропонує зробити ще один крок уперед, гарантуючи, що ваше рішення для друку завжди забезпечує максимальну ефективність і співвідношення ціни та якості, надаючи найкраще можливе рішення для робочого місця сьогодні та завтра, і все це за доступною і фіксованою вартістю.

Визначте загальну вартість володіння за допомогою bizWORKPLACE від Konica Minolt

bizWORKPLACE — це хмарний калькулятор сукупної вартості володіння (TCO), який дозволяє Konica Minolta оцінити поточні витрати на робоче місце, посилаючись на базу даних, що містить понад 100 000 ІТ-пристроїв та пристроїв для друку, пов’язаних із ними опцій та витратних матеріалів. Шляхом заміни значень бази даних на фактичні витрати, Konica Minolta може швидко отримати повне уявлення про стан вашого робочого місця, що дозволить встановити основу для подальшого редизайну рішення та визначити ступінь потенційної економії коштів.

Програма bizWORKPLACE вирізняється високим рівнем безпеки, оскільки в процесі роботи не збираються особисті дані, інформація про користувачів, дані друку або будь-яка інформація, пов’язана із завданням друку. Вона автоматично генерує звіти у форматах Word, PowerPoint або Excel, а також має функцію візуальної оптимізації з використанням унікального модуля проєктування на основі плану приміщення, де поточні атрибути активів зображуються за допомогою піктограм, які потім можуть бути перепризначені новим пристроям, обраним із заздалегідь визначеного портфеля продуктів.

Використовуючи bizWORKPLACE, Konica Minolta виконує три простих кроки, щоби отримати повну інформацію про поточний стан TCO:

• Крок 1 — Збирання та аналіз даних безпосередньо на локації
• Крок 2 — завантаження даних у хмару для аналізу за допомогою програмного інструменту bizWORKPLACE
• Крок 3 — Перевірка результатів на вірогідність експертом Konica Minolta та надання повного звіту з визначенням потенційних можливостей для оптимізації витрат.

Originally published at https://www.konicaminolta.ua on December 21, 2022.