Як Microsoft 365 допоможе розширити можливості керування корпоративним контентом

Швидкий та безперешкодний доступ до інформації часто є проблемою для працівників, що працюють як з офісу, так і віддалено. Розв’яжіть цю проблему, об’єднавши систему керування корпоративним контентом з Microsoft Teams.

Сервіси для віддаленої роботи Microsoft 365 стали незамінними для компаній: спочатку під час пандемії Covid-19 у 2020 році, а потім під час повномасштабної війни в Україні, коли працівники вимушені працювати поза офісом у безпечних регіонах країни, або за її межами. Тож Microsoft Teams виявився ідеальним інструментом цифрового співробітництва. Тепер ви можете розширити ці можливості, зв’язавши рішення для керування корпоративним контентом (ECM) з Microsoft Teams. Це дозволить усунути інформаційну замкнутість і забезпечити користувачам швидкий та легкий доступ до потрібної інформації, незалежно від того, де вона зберігається, і де вони працюють.

Серед сервісів, якими користуються компанії для забезпечення віддаленої роботи своїх працівників, лідером є хмарне рішення Microsoft 365. Наприклад, Microsoft Teams, який надає інструменти для цифрової співпраці, налічує понад 145 мільйонів користувачів у всьому світі.¹

Попри те, що Microsoft Teams ідеально підходить для роботи розпорошених команд, компанії все одно стикаються з проблемами, пов’язаними з керуванням інформацією та доступом. Зокрема, вони повинні забезпечити користувачам доступ до необхідних даних та інформації для підтримки безперервності бізнесових процесів.

В ідеалі користувачі хотіли б мати інструмент пошуку, на кшталт Google чи Bing, що дозволив би їм:

• безперешкодно шукати інформацію одночасно в усіх корпоративних сховищах
• швидко отримувати необхідні дані (як у структурованому, так і неструктурованому вигляді), щоби задовольнити потреби бізнесу
• мати єдину точку пошуку для отримання інформації

Розв’язанням цієї проблеми може стати впровадження та інтеграція ECM-системи (системи для керування корпоративним вмістом) з Microsoft Teams. Водночас система керування вмістом допоможе вашій компанії покращити інформаційну безпеку, уникнути хаосу в документах та спростити дотримання нормативних вимог.

Візьміть свою інформацію під суворий контроль

З переходом на віддалену роботу з використанням Microsoft Teams для цифрової співпраці, працівникам стало складніше керувати інформацією. Особливо це стосується тих компаній, які не мали чітких правил щодо керування документами протягом усього життєвого циклу: від створення до подальшої роботи з ними. Ба більше, деякі компанії використовують Microsoft Teams для ведення документації.

Нещодавнє опитування Konica Minolta² показало — 66% компаній мають проблеми, пов’язані зі зберіганням:

• 9% покладаються на вкладення електронної пошти та персональні локальні диски
• 34% вже користуються хмарою, проте їхні сховища погано організовані
• 23% використовують єдиний мережевий файлообмінник, але зберігання даних хаотичне
• Лише третина компаній (33%) мають досить добре організовану мережу спільного доступу до файлів

На жаль, децентралізований підхід до керування вмістом, зберігання інформації та архівування може призвести до наступних проблем:

• пошук потрібної інформації для виконання їхньої роботи займатиме багато часу, що заважатиме ефективності та продуктивності
• неможливо отримати повну цінність від корпоративних інформаційних ресурсів, оскільки їх неможливо безперешкодно знайти
• через відсутність контролю версій, співробітники користуються застарілою та неактуальною інформацією, яка надалі може використовуватися в комунікації з клієнтами
• марна трата часу та зусиль на дублювання вже наявних документів
• ризик втрати даних та недотримання правил захисту даних (GDPR)

Наскільки важко знайти потрібну інформацію?

• 18 хвилин — це середній час, який працівники витрачають на пошук документа.³
• 93% працівників не можуть знайти документ, оскільки він був неправильно названий або позначений під час збереження.⁴
• 82% вважають, що користування декількома системами для пошуку актуальних версій документів зменшує їхню продуктивність.⁵

Як обрати надійну ECM-систему

Розв’язати проблеми керування корпоративним контентом може вирішити впровадження ECM-системи — без трудомісткої міграції даних і документів та примушення користувачів вивчати нову систему. Система для керування корпоративним вмістом M-Files від Konica Minolta є хмарною платформою, яка:

• структурує дані та спрощує керування документами, які зберігаються у декількох місцях: корпоративних сховищах, системах та бізнесових застосунках
• спрощує керування інформацією, а також підтримує та впорядковує дані задля дотримання нормативних вимог за допомогою автоматизації
• економить час і зусилля користувачів, які можуть швидко та легко знайти важливу для бізнесу інформацію
• гарантує актуальність та захищеність інформації протягом усього життєвого циклу

Завдяки інтеграції на основі API з Microsoft 365, M-Files дозволяє Microsoft Teams стати єдиною точкою доступу до всієї інформації вашого підприємства. Тож люди можуть використовувати знайомий інтерфейс Microsoft Teams, щоби знайти все, що їм заманеться.

Переваги для користувачів інтеграції ECM-системи:

• Прямий доступ до корпоративних даних, незалежно від того, де вони зберігаються, з Microsoft Teams. Нема потреби перемикатися між додатками. M-Files дозволяє автоматично переносити інформацію з інших систем у канали Teams.
• Інтелектуальна пошукова система, яка дозволяє користувачам швидко та ефективно знаходити інформацію, необхідну для підтримання повсякденних бізнесових процесів і виконання завдань. Відтепер вони можуть виявити дані та документи, які раніше здавалися недоступними.
• Впевненість у тому, що колеги використовують, поширюють та працюють з останньою версією документа.

Ба більше, з M-Files, доступ до інформації авторизується через єдиний вхід у ваш Azure Active Directory. M-Files використовує архітектуру, яка базується на метаданих, що дозволяє автоматично та динамічно захищати як структуровані, так і неструктуровані дані, а також доступ до них у правильному контексті, незалежно від сховища чи місця розташування.

Вбудований штучний інтелект (AI) допомагає M-Files ECM аналізувати документи для їхньої класифікації, формувати уявлення про значення, цінність та чутливість інформації, яку вони містять, бути певними, що конфіденційні дані (наприклад, персональна інформація, PII) обробляються належним чином і відповідно до норм GDPR. M-Files також надає користувачам додаткові вказівки щодо використання інформації та автоматизує процеси для підтримання оптимального керування інформацією та відповідності нормативним вимогам.

Інвестиція в ефективність бізнесових процесів

Інтеграція корпоративного програмного забезпечення для керування вмістом M-Files (ECM) у Microsoft 365 дозволяє співробітникам бути більш ефективними та продуктивними без необхідності переходу в нову систему. Доступ до необхідної інформації можливий за допомогою знайомого інтерфейсу Microsoft Teams.

Аналізуючи обставини, у яких ми знаходимося зараз, гібридна робота стане невіддільною частиною нашого життя, а цифрове робоче місце є однією з її складових. Тому саме зараз варто замислитися над впровадженням ефективних рішень для підтримання цифрової трансформації, як-от системи для керування корпоративним контентом та її інтеграцію в інфраструктуру компанії.

¹ https://www.businessofapps.com/data/microsoft-teams-statistics/
² https://www.konicaminolta.eu/eu-en/news/konica-minolta-research-reveals-the-status-of-digital-transformation-in-european-companies
³ https://go.m-files.com/rs/165-TCE-001/images/eBook-100-Information-Management-Stats-That-Will-Blow-Your-Mind.pdf
⁴ https://go.m-files.com/rs/165-TCE-001/images/eBook-100-Information-Management-Stats-That-Will-Blow-Your-Mind.pdf
⁵ https://go.m-files.com/rs/165-TCE-001/images/eBook-100-Information-Management-Stats-That-Will-Blow-Your-Mind.pdf

Originally published at https://www.konicaminolta.ua on April 04, 2022.