7 порад для ефективного управління віртуальними командами

Чи можлива віртуальна командна робота? Певна річ — якщо ви знаєте, як правильно нею керувати. Ознайомтесь із цими сімома порадами для успішної роботи у віртуальній команді

Цифрові комунікаційні технології формують нові моделі співпраці, причому навіть у компаніях невеликого та середнього розміру. Зростає кількість менеджерів, лідерів команд і співробітників, які працюють віддалено. Як же їм співпрацювати, щоби досягти успіху? Відповідь — віртуальні команди. Але вони потребують розумного управління цифровими засобами. Ви зможете з цим впоратися, дотримуючись семи наших рекомендацій.

“Людський фактор залишається найбільшою перешкодою для діяльності віртуальних команд”. Такий ключовий висновок містить дослідження під назвою “2018 Тренди ефективності: Глобальні віртуальні команди”. Для успішної роботи віртуальних команд не має значення, де хто знаходиться — у Брюсселі, Лондоні, Києві чи Варшаві; важливо те, як організована праця, наскільки кваліфіковано різні люди виконують свою роботу, і наскільки міцний у них командний дух.

Міжнародна консалтингова компанія RW3 Culturewizard опитала менеджерів із 90 різних країн світу в ході Глобального віртуального дослідження командної роботи. 1620 менеджерів поділилися своїм досвідом роботи над проєктами, у віртуальній команді та управління командою. Найважливішим висновком дослідження стало те, що попри нові технології та цифрову трансформацію саме люди зберігають найвагоміший вплив на якість співпраці.

Ключовий фактор успішної віртуальної співпраці: люди

Онлайн-зустрічі пов’язані з певними випробуваннями для всіх учасників. Збиратися за конференц-столом, дивитися один одному у вічі, розмовляти та сміятися — традиційні форми спільної роботи залишаються в минулому.

Натомість дедалі частіше люди зустрічаються в онлайнових кімнатах. Якщо спитати про відмінності, 84 % скажуть, що віртуальне спілкування є складнішим, ніж особисте, а 89 % також зазначать, що його учасники належать щонайменше до двох різних культур.

Культурні відмінності, мовні бар’єри та проблеми взаєморозуміння, а також різні часові пояси — усім цим потрібно вміло керувати. Тож дивує факт, що лише приблизно п’ята частина опитаних пройшла тренінг, спрямований на покращення співпраці. Міжнародний бізнес та глобальні ринки набирають ваги, але досвід щоденної роботи показує, що вміння злагоджено співпрацювати не встигає за ними. Пропонуємо сім порад, які допоможуть вам ефективно та успішно керувати віртуальними командами.

Порада 1: Приділіть максимум уваги командній роботі у віртуальному середовищі

Успішна координація та комунікація в команді має вирішальне значення для успіху в досягненні загальної мети та отримання гарних результатів спільними зусиллями. Дослідження показує, що традиційні зустрічі віч-на-віч усе ще залишаються найліпшим варіантом для 52 % респондентів. Тож вам, як керівнику команди, важливо подбати про те, як використати переваги, які люди відчувають, коли працюють разом, у віртуальному просторі. Телефонні розмови все ще вважають корисними 27 % людей, а відеоконференції — 34 %, тоді як звичайні електронні листи користуються набагато меншою популярністю — лише серед 14 %.

Для того, щоби робота була успішною, необхідно ретельно стежити за якістю зв’язку, якщо ви є відповідальним. Наприклад, потрібно переконатися, що робочі процеси є прозорими та зрозумілими для всіх, а важлива інформація передається регулярно та надійно. Також доцільно підвищувати ефективність там, де це необхідно, використовуючи цілеспрямовані заходи, оскільки дослідження показує, що віртуальна співпраця не є успішною автоматично.

Порада 2: Створіть атмосферу довіри, заохочуйте до співпраці

Співпраця між різними компаніями та локаціями вимагає вмілого керівництва. Важливо, щоби менеджери та члени команди довіряли один одному. Чи мають члени команди достатній фактичний досвід співпраці, необхідний для забезпечення довіри та вдячності попри відстань між ними?

Професор Гарвардської бізнес-школи Френсіс Фрей у своєму виступі на конференції TED у 2018 році розповіла про основи побудови довіри. Вона пояснила, як створити й підтримувати атмосферу довіри, використовуючи щирість, логіку й емпатію. Фрей була старшим віцепрезидентом з управління та стратегії в компанії Uber.

У дослідженні “2018 Тренди ефективності: Глобальні віртуальні команди” також ставилося питання щодо ознак гарного учасника віртуальної команди.

• Ділиться інформацією
• Орієнтований на команду
• Проявляє ініціативу
• Добре організований
• Підтримує конструктивний зворотний зв’язок
• Соціально компетентний
• Допомагає іншим членам команди

Порада 3: Будьте прикладом для наслідування у віртуальному просторі

“Хто хоче добра, той мусить бути добрим”, — казав Гете. Це стосується й рольових моделей. Як керівник, особа, яка приймає рішення, або лідер команди, ви мусите подавати гарний приклад. Дайте зрозуміти, що ви цінуєте хорошу віртуальну співпрацю. Це буде особливо переконливо, якщо ви самі знаєте, як поводитися на онлайнових нарадах. Якщо ви все ще не знаєте, будьте допитливими. Прийміть це як особистий виклик, адже ви прагнете досягти високого рівня компетентності.

Порада 4: Створіть умови для взаємного навчання

Робота у віртуальних командах є особливо плідною, якщо вам вдається залучити до неї всіх членів команди, разом із різноманіттям знань та досвіду. Намагайтеся створити позитивну атмосферу, у якій кожен зможе долучитися до спільної роботи. Створіть чіткі, прозорі робочі структури, у яких можна було б бачити внесок кожного й надавати зворотний зв’язок колегам. Наприклад, це можна зробити за допомогою спільної інформаційної панелі або схеми взаємної комунікації, узгодженої з усіма членами команди. Схема може охоплювати такі речі, як спосіб спільного планування та оформлення документів. Це також полегшує співпрацю в різних часових поясах.

Originally published at https://www.konicaminolta.ua on October 18, 2022.