ECM, M-Files, Microsoft 365

Дерусифікуємо документообіг: чим замінити Бітрікс24, «BAS Документообіг КОРП», «1C: Документообіг»

Через непрофесіоналізм, а чи через недбалість, але рішення з російським корінням досі наражають бізнеси по всій Україні на небезпеку.

Сервіси, про які йтиметься нижче, і які, на жаль, переважно обирали для документообігу в компаніях до війни, були компромісними — непрофесійними, неспеціалізованими, небезпечними. Чи через непрофесіоналізм, чи через недбалість, але подібні рішення досі наражають бізнеси по всій Україні на небезпеку. Нумо розбиратися, чому від них конче необхідно відмовитися і чим їх замінити.

У 2022 році українські компанії використовують приблизно 40 сервісів та застосунків російського розроблення. Про відмову від більшості із них в Україні говорили ще з 2014 року. Але, по-перше, розробники ворожих продуктів вміють їх маскувати й працювати з інформаційним полем в Україні. По-друге, резонанс навколо питання падав зі зменшенням інтенсивності бойових дій на сході держави в період з 2014 по 2022 роки.

Проте, з початком повномасштабного вторгнення росії, чи не кожен українець переосмислив те, над чим нехтував думати останні 8 років. Так званий «пакет законів Ярової» — російські законопроєкти, ухвалені в липні 2016 року, — окрім іншого містять ряд вимог до операторів зв’язку й інтернет-проєктів, які фактично обмежують права людини користувачів відповідних продуктів та послуг як у рф, так і за кордоном.

Якщо коротко та простими словами, в будь-який час будь-яка інформація може бути отримана російськими силовиками навіть без рішення суду. Що вже казати про моральний бік такої «колаборації». Тож бойкотування та відмова від російських програмних продуктів є першочерговим завданням для українських компаній, оскільки вони можуть наражати на небезпеку своїх співробітників та клієнтів, а наслідки можуть стати загрозливими для бізнесу.

Ми проаналізували продукти та сервіси країни-агресора, якими користуються українські компанії й зібрали альтернативні рішення, які можуть їх замінити.

3 «за» відмову від популярних сервісів для документообігу

Сервіси, про які йтиметься нижче, і які, на жаль, обирали в компаніях, були компромісними — непрофесійними, неспеціалізованими, небезпечними. Чи через непрофесіоналізм чи через недбалість, але подібні рішення досі наражають бізнеси по всій Україні на небезпеку. Ось чому від них конче необхідно відмовитися:

1. Оплата послуг компанії країни-агресора передбачає сплату податків (в тому числі й військового) у скарбницю країни, а, отже — спонсорування оборонно-промислового комплексу.
2. Безпека даних. Ваша компанія може опинитися в ситуації, коли дані з застосунків напряму потрапляють до агресора та можуть використовуватися проти компанії або держави.
3. Законодавчі обмеження з боку держави. З початком російської агресії у 2014 році Рада національної безпеки й оборони України почала впровадження санкцій проти російських підприємств для використання в державних підприємствах. Санкційні списки будуть розширюватися й надалі, а ті сервіси, якими користується ваша компанія, можуть потрапити під них.

Що обирали для документообігу українські компанії до війни

Бітрікс24

Бітрікс24 — CRM система, в якої є хмарне та коробкове рішення. Розробником та провайдером рішення є російська компанія «1С-Битрикс».

Деякі українські компанії, нехтуючи безпекою даних та обмеженою гнучкістю рішення, намагалися будувати документообіг на Бітрікс24. Так дійсно, сервіс пропонує функціональність для електронного архіву, побудови послідовних ланцюжків погоджень та спільної роботи над документами. Цього було достатньо для малого бізнесу, а от корпорації дуже швидко «сягали стелі» й не витримували балансу можливостей застосунку та потреб бізнесу.

Наразі український офіс компанії припинив свою роботу, а питання подальшої підтримки чинних проєктів залишається відкритим. Всі дані українських користувачів переходять під контроль головного офісу компанії в Калінінграді. Тож варто усвідомлювати й враховувати ризики використання цього російського програмного продукту.

За інформацією, що представлена на сайті сервісу, Бітрікс24 використовували: PARIMATCH, TICKETS.UA, «РУШ» (EVA), “ЕПІКУР”, ROBOTA.UA, КИЄВО-МОГИЛЯНСЬКА БІЗНЕС-ШКОЛА та інші відомі українські, а також локальні представництва міжнародних компаній.

BAS Документообіг КОРП

BAS Документообіг КОРП — рішення для управління бізнес-процесами й спільною роботою співробітників. Здатен задовольнити досить широкий спектр завдань з автоматизації обліку документів та взаємодії співробітників. Рішення може працювати як на локальному сервері, так і у хмарі. «BAS Документообіг КОРП» знаходиться в санкційному списку України вже декілька років.

BAS Документообіг використовують: Bayer, Лукойл, Олді, Таврія В, Сонячна Долина та ін.

1C: Документообіг

1С — платформа з власною мовою програмування, яка створена російською однойменною компанією. Вона призначений для автоматизації процесів обліку — бухгалтерського, кадрового, управлінського — і управління виробничими процесами на підприємстві. З 2017 року рішення заборонене для застосування на державних підприємствах України. Застосунок дає змогу автоматизувати бізнес-процеси використовуючи його типові й галузеві рішення.

Конфігурація «1С: Документообіг» призначена для автоматизації діловодства компаній. За інформацією розробника, продукт дає змогу автоматизувати роботу з вхідними, вихідними й внутрішніми документами, систематизувати роботу з файлами, автоматизувати роботу архіву та прискорити пошук і обробку документів.

У зв’язку з відсутністю доступної альтернативи, 1С та інші продукти цієї компані заполонили ринок України. Зважаючи на їхнє походження, це свідчить про вразливість даних та бізнесу компаній, що використовують платформу, загалом.

Бітрікс24, про який йшлося вище, є дочірньою компанією 1С.

Про безпеку даних варто задуматися на лише користувачам сервісу, а і партнерам та клієнтам цих компаній, адже персональні та платіжні дані контрагентів зберігаються на серверах ворожої країни.

Чим замінити Бітрікс24, «BAS Документообіг КОРП», «1C: Документообіг»

M-Files

Повноцінний електронний документообіг компанії можна побудувати на M-Files. M-Files — це професійна ECM система (enterprise content management), яка здатна закрити питання керування документами всередині компанії й обміну документами ззовні. Штаб-квартира M-Files знаходиться в США. В Україні рішення впроваджують Konica Minolta Ukraine та російська компанія FTS.

Згідно з останнім дослідженням Gartner, M-Files займає своє місце в магічному квадранті серед візіонерів. Перевагами платформи є зручна функціональність для обміну файлами між контрагентами, що немає безпекових компромісів; автоматичне тегування файлів метаданими, що працює без втручання людини завдяки технологіям машинного навчання та штучного інтелекту та дає змогу зробити пошук документів максимально ефективним. M-Files вважається одним із найкращих рішень для керування контрактами, кадровими документами та контролю якості.

Серед недоліків варто відзначити недосконалий користувацький інтерфейс, невелику партнерську мережу та обмежену продуктивність для компаній з 1000+ користувачами.

Microsoft 365

Microsoft 365 здатен закрити більшість потреб в керуванні документами для малих та середніх компаній, ба більше, SharePoint є репозиторієм за замовчуванням для зберігання документів в пакеті Microsoft 365. Це SaaS рішення, що постійно оновлюється та вдосконалюється, має безліч варіантів зберігання даних та керування конфіденційністю. У Microsoft дійсно розгалужена партнерська мережа, які допомагають із впровадженням рішень та адаптують їх для потреб компаній. Power Platform робить Microsoft 365 платформою для громадських розробників (Citizen Developes).

Серед недоліків можна зазначити недосконалий пошук серед документів, прогалини в архітектурі, які призводять до погіршення досвіду користувача при використанні платформи для великої кількості сценаріїв та документів.

Відмова від російських програмних продуктів — не швидкий процес. Проте, його важливо розпочати якомога раніше, щоби не спонсорувати країну-агресора та забезпечити цілісність даних компанії.

Originally published by Yehor Nesterenko and Iryna Hodovaniuk at https://www.konicaminolta.ua on April 13, 2022.