Autor: Elio Bohner, Senior Consultant
Gemeinden und öffentliche Institutionen geniessen den unvorteilhaften Ruf, langsam, teuer und überbürokratisch zu sein. Man kann dies wohl auch nicht immer vollends in Abrede stellen. Anhand des Budgetierungsprozesses kann jedoch aufgezeigt werden, weshalb dem so ist und worin Lichtblicke zu erkennen sind.
Zum Budgetierungsprozess
Wie jedes Jahr im November und Dezember müssen Unternehmen und auch Gemeinden die Budgets für das Folgejahr beschliessen. Im Falle der Unternehmen geschieht dies hinter verschlossenen Türen, der öffentliche Sektor debattiert seine Budgets indes in aller Öffentlichkeit. Das Kernelement dabei ist der jeweilige Zugang zu Informationen — beim eigentlichen Erstellen des Budgets, den Budgetrunden, dem Bewilligen und am Schluss auch beim Review, wenn die Erfolgsrechnung dann rund eineinhalb Jahre später vorliegt.
Es verhält sich bei der öffentlichen Hand wie bei Unternehmen gleich: Je nach Grösse ist der Budgetierungsprozess aufwändiger und zugleich ausgeklügelter. Sind es bei Kleinstunternehmen oft nur Anhaltspunkte wie Löhne und Material, welche budgetiert werden müssen, gibt es für Gemeinden, egal welcher Grösse, strikte Vorgaben, die genauestens zu befolgen sind. Das System «harmonisiertes Rechnungsmodell 2» (HRM2) ist auf der Basis von «True and Fair» ausgestaltet, was auch in der Privatwirtschaft angewandt wird. Grundsätzlich soll dies ermöglichen, dass die Rechnungslegung bei allen Gemeinden, unabhängig von der Grösse, einheitlich und vor allem transparent erfolgt. So soll jeder in der Lage sein, an diese Informationen zu kommen. Nun geht man bei der Budgetierung sinnvollerweise von der Rechnungslegung aus, damit Ziele und Erreichtes vergleichbar sind.
Viele Daten schnell zur Hand haben — hier hilft Inacta
In öffentlichen Institutionen gibt es eine Flut an dokumentierten Entscheiden, Verordnungen, Eingaben und Beurteilungen. Diese unterliegen jeweils verschiedenen Fristen, Archivierungspflichten und strengen gesetzlichen Vorgaben hinsichtlich deren Veröffentlichung sowie dem Einbezug der Legislative. All dies führt nebst den Rechnungslegungsgrundsätzen zu einer Unmenge an Informationen, welche im Rahmen des Budgetierungsprozesses innert Kürze zugänglich sein sollen. Dabei ist es kritisch, dass die dafür verantwortlichen Personen darüber Auskunft geben können und stichhaltige Informationen die Basis der Budgetierung ausmachen — sei es bei der Erstellung und der Eingabe von Budgets, als auch bei der Beschlussfassung und Evaluation.
Hier kann Inacta mit dem seit Jahren erfolgreich angewendeten Produkt «inadox SUITE» Hand reichen. Die «inadox Product Suite» stellt individuell anpassbare Digitalisierungsbausteine zur Verfügung, welche sich nahtlos in Business Applikationen einfügen lassen. Mit Add-Ons zu Microsoft Outlook® und Standardschnittstellen zu Ihrem ERP-, CRM- und Archivsystem sowie integrierten Blockchain-Funktionen automatisiert «inadox SUITE» den Informationsfluss und verbessert die Auskunftsbereitschaft der jeweils verantwortlichen Mitarbeitenden. Im Falle der benötigten Dokumente für den Budgetierungsprozess liegt der Fokus auf dem Produkt «inadox DISPATCHER», welches die Dokumente flexibel, zeitnah und ortsunabhängig an prozessführende Systeme zuführt. Zudem wird damit der Dokumentfluss vom Eingang bis zur Ablage nachvollziehbar.
Mehr Effizienz, weniger Kosten
Die Digitalisierung bei Gemeinden steckt allzu oft noch in ihren Kinderschuhen — das gilt nicht zuletzt auch für den Budgetierungsprozess. Eine hohe Effizienz im Erteilen von Auskünften auch abseits von Budgetfragen, die ja oft von breitem öffentlichem Interesse sind, muss ein Kernanliegen jeder öffentlichen Stelle und Verwaltung sein. Hier weisen digitale Bestände punkto Handling massive Vorteile auf, die es den Gemeinden erlauben, bei möglichst geringen Kosten (Gebühren oder Steuern) für den Steuerzahler eine möglichst hohe und transparente Gegenleistung zu erbringen.
Somit bietet die Digitalisierung einen Hebel, um Informationen zielführend und effizient zu nutzen — ob nun für Gemeinden oder Firmen.
