15. Februar 2021
… und was fangen Sie dann damit an?
Die schlechte Nachricht: Ohne weitere Informationen können wir Ihnen diese Fragen nicht beantworten. Die gute Nachricht: Mit unserer reichen Erfahrung in diesem Umfeld können wir Ihnen definitiv bei der Beantwortung behilflich sein.
First things first — was ist ein DMS?
Dokumentenmanagement-System (DMS) — das ist eines dieser schillernden Themen in der IT, mit denen ganz unterschiedliche Anforderungen, Funktionalitäten und Anwendungsbereiche verbunden werden. Ziel ist das datenbankgestützte Verwalten elektronischer Dokumente — von E-Mails bis Videos und Sprachnachrichten, aber auch ursprünglich physische Dokumente wie Fax, Briefe oder Bilder, die nun digitalisiert werden. Als Software hierfür werden DMS eingesetzt. Je nach Branche müssen diese DMS unterschiedlich ausgestaltet sein, um den Anforderungen gänzlich gerecht zu werden. Standardlösungen können als valable Basis geeignet sein, werden dann jedoch in Abstimmung mit dem Kunden und anhand einer Situationsanalyse entsprechend «zugeschnitten».
Um ein geeignetes DMS zu finden, sind gängige Marktstudien jedoch oftmals nur bedingt hilfreich. Systemlösungen, die bei solchen Studien im Quadranten platziert sind, in dem sich alle Anbieter vorfinden wollen, landen bei der nächsten Studie unter ferner liefen. Daraus das für den jeweiligen Bedarf massgebliche DMS zu identifizieren, ist nicht einfach.
Dank Kriterienkatalog zum geeigneten DMS — Inacta hilft
Also zurück zu Ihnen: Worauf kommt es Ihnen bei der Nutzung eines DMS an? Während vieler Jahre und im Rahmen unzähliger Projekte haben wir auf der Grundlage praktischer Erfahrungen von der Konzeption über die Umsetzung bis zum Roll-Out einen umfassenden Kriterienkatalog entwickelt. Diesen gehen wir mit Ihnen zu Beginn gerne durch. So können wir gemeinsam herausfinden, welche Prozesse Sie abbilden wollen, wo Ihre Schwerpunkte in Bezug auf Technologie und Integration liegen und inwieweit regulatorische Anforderungen eine Rolle spielen — und schliesslich, was der Einsatz eines bestimmten DMS-Produkts in der Praxis für Sie bedeuten würde. Ja, wir bringen gerne unsere Erfahrungen ein, aber Sie gewichten die Kriterien nach Ihren Bedürfnissen.
Das Ergebnis:
- unser Kriterienkatalog, massgeschneidert auf Ihre Bedürfnisse
- eine Gegenüberstellung verschiedener DMS-Produkte, graphisch aufbereitet
- als Extra: konkrete Vorschläge, wie Ihr zukünftiges Dokumentenmanagement-System aussehen kann.
Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, wenn Sie anhand dieses Vorgehens ein fein auf Ihre Anforderungen abgestimmtes DMS definieren und allenfalls auch sogleich implementieren möchten. Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit mit Ihnen!
