Le riunioni di lavoro: uno spreco di tempo?
Perché tutti odiano le riunioni di lavoro
La regola numero uno sulle riunioni di lavoro dovrebbe essere “solo se è importante”.
In un mondo ideale, avendo la possibilità di scegliere, dovresti evitare una riunione a meno che non sia rilevante per il tuo lavoro e i tuoi progetti.
C’è una ragione per cui le riunioni di lavoro hanno cattiva fama: è incredibile la quantità di tempo che viene persa ascoltando persone che dicono cose per noi assolutamente irrilevanti, seduti intorno a un tavolo a un meeting in cui non abbiamo nulla da dire e a cui stiamo “partecipando” perché dobbiamo. Perché starebbe male se non ci presentassimo, perché c’è stato richiesto.
Le persone di solito percepiscono l’inutilità di una riunione in termini di noia e quindi spesso pensano che sia “colpa loro” se si annoiano. Se ci pensi però, la noia non è altro che il sintomo dell’inutilità della situazione.
In certi casi le persone passano qualcosa come un terzo del loro tempo attendendo meeting, metà dei quali non sono necessari o sono condotti in maniera inefficiente.
Quando vale la pena tenere una riunione di lavoro
Riunioni di lavoro inutili rubano tempo a progetti importanti o alla vita privata. Non solo, rubano tempo e produttività anche all’organizzazione nel suo insieme.
Purtroppo, potresti non avere scelta. Se possibile però accetta di partecipare a un meeting solo se ritieni di poter contribuire avendo qualcosa di rilevante da dire e/o di essere interessato perché ciò che verrà discusso è rilevante per i tuoi scopi.
Prima di decidere di partecipare a una riunione di lavoro informati su quali siano gli argomenti in discussione e, se sei tu a decidere se tenere la riunione o meno, cerca di capire se è possibile trovare una soluzione senza un incontro formale. In molti casi è possibile.
Ben Stein, attore, conduttore televisivo e romanziere, rispondendo a qualcuno che gli chiedeva come poteva portare a termine così tanti progetti, disse: “è semplice, non partecipo a meeting.”
Come ottimizzare le riunioni di lavoro
Le riunioni di lavoro non sono inutili di per sé, ma lo diventano se non sono gestite razionalmente. Ecco alcuni consigli:
- Decidi in anticipo quando inizia e quando finisce la riunione. I partecipanti devono ricevere le informazioni necessarie per arrivare preparati.
- Inizia e finisci per tempo. Incomincia il meeting anche se non tutti sono arrivati.
- Determina in anticipo per quanto tempo verrà discusso un determinato argomento. Tutti devono sapere quanto tempo c’è a disposizione.
- Fai attenzione che discorso non deragli. Ricorda agli altri quanto tempo è rimasto di modo che non lo sprechino.
Diversi dirigenti, consapevoli di quanto le riunioni di lavoro possano diventare buchi neri in cui tempo e produttività svaniscono, hanno ideato sistemi diversi per aumentarne l’efficienza. Alcuni eliminano le sedie! Un metodo che funziona e fa risparmiare il 25% del tempo: non potendosi sedere, le persone non si perdono in futili discussioni. Elon Musk invita le persone a sentirsi libere di alzarsi e andarsene: non è maleducazione andarsene, è maleducazione sprecare tempo.
Perché invece non sfuggiamo alle riunioni di lavoro
Per molti, l’ineluttabilità delle riunioni di lavoro, la totale impossibilità di sfuggire alla noia e allo spreco di tempo imposte da superiori, manager e cieche organizzazioni è così impressa nella mente, che anche solo pensare di poter liberamente alzarsi e andarsene pare folle.
Ti senti in obbligo, non vuoi fare brutta figura, sta male. Devi essere lì e dunque stai lì, così come stavi seduto al banco di scuola.
Ma lo scopo di un’organizzazione, che sia un’azienda o altro, non è tenere le persone sedute intorno a un tavolo, ma produrre risultati. Le riunioni sono fondamentali per scambiare informazioni e idee, e questo, e solo questo, è il loro scopo.
Se le informazioni che vengono date non hanno nulla a che fare con il tuo lavoro e non ti interessano, né hai informazioni da dare agli altri, la funzione della riunione di lavoro cade. Costringere le persone allora a partecipare equivale a diminuire la produttività dell’organizzazione.
Ripensare le riunioni di lavoro con intelligenza
Se sei tu a determinare le regole, valuta nella tua organizzazione quale sia la funzione di ciascuna regola, scritta o meno, ricordando la funzione dell’organizzazione stessa. Se la funzione dell’azienda è produrre, va da sé che non devi sprecare il tempo dei tuoi dipendenti.
Pensa a questa situazione: se una persona non ha nulla da dire durante una riunione e le informazioni non la aiutano nel suo lavoro, quella persona si annoierà. Cosa farà allora? Prenderà il cellulare e comincerà a guardare i messaggi, oppure aprirà il portatile e si metterà a fare altro. Cosa fare per ovviare a questo comportamento sbagliato? Molte organizzazioni hanno istituito la regola che non bisogna usare cellulari e portatili durante le riunioni di lavoro. Ma che cosa risolve davvero questa regola? Il vero problema è che quella persona non dovrebbe essere lì, ma alla sua scrivania a fare il suo mestiere.
Ecco perché Elon Musk non vieta di guardare il cellulare durante le riunioni, ma considera scortese rimanere e sprecare tempo quando non si ha nulla da dire e nulla da ascoltare. (Se non ci credi guarda questo video: Elon Musk and JB Straubel share their vision on energy 2015)
Sembra così banale cambiare le riunioni di lavoro in momenti di valore, eppure così difficile.
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