Struttura organizzativa aziendale — 4 principi generali
4 principi per migliorare l’efficienza di un’organizzazione
La struttura organizzativa di un’azienda o di qualunque gruppo di persone ha lo scopo di permettere alle persone di aiutarsi a vicenda, concertando i loro sforzi verso un obiettivo comune. Una struttura organizzativa ideale permette di ottenere il massimo risultato dato il talento complessivo dei membri del gruppo.
Gli esseri umani sono molto bravi a organizzarsi quando il numero dei componenti del gruppo non supera le 200–300 persone. Fino a questo punto, tutti conoscono tutti e ciascuno finisce per specializzarsi e inserirsi correttamente nell’organizzazione in base alle sue capacità.
Dato un obiettivo, le persone si organizzano fra loro per aiutarsi a vicenda. Ma quando un’organizzazione aumenta di dimensioni i problemi di comunicazione aumentano. Una parte non sa più cosa sta facendo l’altra parte, si formano sotto-gruppi con interessi opposti, ciascuno si preoccupa del suo piccolo angolo di cielo senza capire come il suo lavoro si inserirà in quello degli altri, carriere e interessi personali prendono il sopravvento sul bene complessivo dell’organizzazione.
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Principio #1: La struttura organizzativa si riflette nel prodotto
I difetti del prodotto riflettono i problemi nell’organizzazione.
La struttura organizzativa si un’azienda determina in che modo il prodotto verrà elaborato, prodotto e gestito, dunque quali saranno le sue caratteristiche.
Questa viene anche chiamata legge di Conway, dal nome dell’informatico che nel 1968 disse: «le organizzazioni che progettano sistemi … sono indotte a generare design che riflettono i processi delle organizzazioni stesse.»
Quando un’organizzazione è di piccole dimensioni le persone possono parlare direttamente fra loro, ma all’aumentare delle dimensioni si formano gruppi, dipartimenti e strutture di controllo che producono delle “cuciture” all’interno dell’organizzazione: tra il dipartimento che si occupa del motore e quello che si occupa del telaio, tra quello che si occupa delle vendite e quello che si occupa della logistica e via dicendo.
Conseguenze della struttura organizzativa tipica delle grandi organizzazioni sono:
- Alcune cose vengono fatte due volte.
- Altre cose non vengono fatte da nessuno.
- Ogni gruppo ottimizza per le sue necessità senza considerare come le sue scelte influenzeranno il prodotto nella sua totalità.
Dipartimenti, silos e requisiti
È compito della leadership assicurarsi che le “cuciture” tra dipartimenti e gruppi vengano scavalcate e che tutti lavorino per il benessere complessivo.
Sembra ovvio e semplice, ma è spesso un principio molto difficile da mettere in pratica, soprattutto in aziende molto grandi dove la struttura organizzativa è stata fissata da tempo. Modificare la struttura organizzativa è difficile in particolare perché naturalmente si sviluppano interessi personali all’interno di ogni gruppo e si instaurano giochi politici che devono essere eliminati prima che il bene dell’organizzazione torni a essere la priorità.
Ad esempio, nelle aziende automobilistiche è noto che sarebbe meglio avere un sistema di raffreddamento unico per aria condizionata, motore, eccetera, ma questo tipicamente non viene fatto, nonostante gli ovvi benefici di costo, perché ciascun dipartimento non vuole condividere con gli altri il suo sistema di raffreddamento. Si creano così sistemi ridondanti, più costosi e inutilmente complessi.
Un errore nella struttura organizzativa si riflette nel prodotto.
Principio #2: Ciò che incentivi, accadrà
Una ragione per cui gruppi e singoli finiscono per lavorare gli uni contro gli altri anziché all’unisono è la presenza di un sistema errato di incentivi.
Ciò che incentivi, accade.
Se incoraggi le persone a fare una cosa non devi stupirti se poi quello è esattamente ciò che fanno. Se le persone non si comportano come vorresti è perché stai dando loro gli incentivi sbagliati, magari senza accorgertene.
Se dai un premio ogni volta che qualcuno butta la spazzatura per strada, le strade saranno presto piene di spazzatura. Se vuoi innovazione e nuove idee non puoi punire chi fallisce dopo aver tentato qualcosa di audace.
La ragione per cui molte grandi aziende diventano stagnanti e avverse all’innovazione è che chi prova qualcosa di nuovo vedrà apparire una macchia indelebile sulla sua carriera se qualcosa non funzionerà secondo i piani, e quando si provano cose nuove nulla funziona subito perfettamente. Le persone sono dunque incentivate a compiere solo piccoli miglioramenti graduali.
Principio #3: L’allineamento dei vettori nella struttura organizzativa
La struttura organizzativa deve spingere tutti nella stessa direzione, o ciascuno annullerà gli sforzi degli altri.
Immagina che ogni persona all’interno di una struttura organizzativa sia un vettore che rappresenta una forza e una direzione. Le abilità e le ore di lavoro di un dipendente rappresentano la “forza” del vettore, vale a dire quanto lavoro quella persona sta producendo.
Se talento e ore di lavoro non portano a risultati è perché l’altro elemento, la direzione del vettore, non funziona. La struttura organizzativa deve avere come obiettivo allineare gli sforzi di tutti nella stessa direzione.
Se io tiro la corda da una parte e tu la tiri dalla parte opposta con uguale forza, rimarremo fermi sul posto anche se entrambi stiamo facendo una gran fatica.
Per allineare i vettori è necessario avere i giusti incentivi, dare alle persone gli strumenti per lavorare al meglio, scegliere le persone giuste per il lavoro giusto e comunicare correttamente aspettative e obiettivi.
Principio #4: Nella struttura organizzativa aziendale il processo migliore è nessun processo
Le aziende passano una gran quantità di tempo e risorse a ottimizzare ciò che andrebbe eliminato.
Il miglior processo è nessun processo.
L’efficienza proviene dal fare il necessario utilizzando al meglio le proprie risorse. Ad esempio, nel manifatturiero trovare il modo di produrre un pezzo utilizzando tre passaggi invece di cinque diminuisce tempi e costi.
Stesso vale nella struttura organizzativa di un’azienda. Processi, burocrazia interna, passaggi nella comunicazione tra dipartimenti e livelli, ogni azione va valutata in base alla sua utilità e, se possibile, eliminata o semplificata.
Molte aziende, soprattutto molto mature e di grandi dimensioni si portano dietro un “bagaglio culturale” delle epoche passate, un insieme di processi ormai cristallizzati che nessuno mette in dubbio, ma che non si adattano più alle condizioni attuali dell’azienda stessa e al mondo moderno. Per essendo stati messi in piedi con buone intenzioni, con il tempo i processi diventano antiquati e andrebbero eliminati o modificati, ma di solito questo non avviene la struttura organizzativa dell’azienda si appesantisce.
Extra: l’importanza del talento
Un’azienda è fatta di persone. Il risultato finale è la somma delle azioni e delle decisioni di ciascuno. Puoi avere il migliore sistema organizzativo del mondo e la migliore idea di business, ma se non ci sono persone di talento determinate a far funzionare le cose il risultato sarà scadente.
Il modo più facile per attirare talento è avere prodotti interessanti e innovativi che rappresentano una sfida con un significato che va oltre il semplice portarsi a casa la busta paga. Le persone di maggior talento non lavorano solo per i soldi, lavorano per un obiettivo interessante, per conquistare una sfida e avere spazio per dare sfogo al loro talento.
Persone di talento tendono a richiamare altre persone di talento. Meritocrazia, opportunità di crescita personale e di carriera, sempre nuovi e interessanti progetti permettono di mantenere e sfruttare il talento.
Il talento viene disincentivato in strutture organizzative dove le decisioni vengono prese in base all’anzianità, mentre è incoraggiato in un sistema in cui vince l’idea migliore, non importa se questa viene da uno stagista o dall’amministratore delegato.
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