Cómo organizamos nuestro mail
Algo que siempre nos llama la atención en Increase es la cantidad de mails que cada uno recibe por día.
Hace un tiempo, la mayor parte de nosotros cada dos semanas se quejaba por la cantidad de mails que tenía sin responder o por algún mail que se le había pasado de largo y era importante.
Era una queja cotidiana, hacíamos maratones de responder mails para dejar todo en 0 y a las dos semanas todo volvía a estar en la misma situación.
Era un problema recurrente.
Hace dos o tres años Sebastián Cadenas vino con una forma realmente genial de administrar nuestro mail y desde ese entonces la estamos implementando explicándola a cada una de las personas que ingresa a Increase esperando que los ayude a organizarse :)
¿Cómo lo hacíamos?
Imaginemos que nuestro mail es como un buzón de cartas. Todos los días, diferentes personas, nos irían dejando cartas ahí.
Dentro de ese buzón tendríamos diferentes tipos de cartas:
- Aquellas que alguien nos dejó para ofrecernos un servicio (newsletters/promociones).
- Algunas que nos mandaron simplemente para que estemos al tanto de lo que está pasando (en copia / en copia oculta).
- Alguien que simplemente nos mandó un “Gracias” o un “Confirmado” en respuesta a una carta enviada por nosotros anteriormente.
- Aquellas que nos dejaron y requieren una respuesta de nuestra parte de manera urgente
- Y muchas otras.
Miles serían las cartas que recibiríamos y lo único que tendrían en común es que todas entrarían al mismo buzón.
No todas tendrían la misma importancia.
No todas necesitarían el mismo nivel de atención y es ahí donde empezarían los “trucos” para ordenarlas.
¿Qué haríamos?
- Las abriríamos y como veríamos que no son para nosotros, luego de leerlas, simplemente las dejaríamos otra vez en el buzón.
- Las abriríamos y leeríamos un “Gracias”, las cerraríamos y quedarían con las anteriores en el buzón.
- Las abriríamos y las romperíamos porque no nos interesan.
- O las abriríamos y al ver que requieren de una respuesta nuestra para la que no tenemos tiempo en ese momento, las volveríamos a cerrar para guardarlas en el buzón con una punta de la carta pintada con rojo para acordarnos de que tienen prioridad.
Lo único seguro de este proceso es que generaría que tengamos miles de cartas dentro de nuestro buzón y se haría muy difícil encontrar las verdaderamente importantes cuando volviéramos a abrirlo unas horas después. Además, en ese lapso de tiempo recibiríamos nuevas cartas.
Lo mismo es lo que pasaba con nuestro mail, quedaba de esta forma:
¿Cómo lo hacemos ahora?
El punto principal de la técnica es habilitar la funcionalidad de Gmail de Responder y Archivar. (como activarla)
Gracias a esta funcionalidad, solamente vamos a tener en nuestro inbox aquellos correos que requieren nuestra respuesta o acción y ya no tendremos en nuestro buzón esos que ya no requieren acción o están bajo la responsabilidad de un tercero.
Para cada tipo de mail tenemos una acción.
A) Si se responde a una persona y la pelota está ahora de su lado (estamos esperando una respuesta suya o requiere acción de su parte) el correo se Envía y Archiva, desaparece de recibidos y volverá a ingresar sólo si la persona responde.
B) Si el mail lo leemos y lo vamos a responder más tarde, por que ahora no tenemos tiempo o requiere acción, simplemente quedará en recibidos y esos son los mails sobre los cuales hay que trabajar.
De esta forma vamos a tener en recibidos sólo aquellos correos sobre lo que tenemos que trabajar o están pendientes de nuestro lado.
Es como si en el buzón de cartas quedasen solamente aquellas cartas que requieren de nuestra atención y de nuestro foco para responderlas.
Hay algunos casos donde le mandamos un mail a alguien (cliente, compañero de equipo o proveedor) y necesitamos una respuesta para cierta fecha.
En esos casos enviamos y archivamos el mail pero también utilizamos Boomerang for Gmail una herramienta que nos permite que ese correo vuelva a aparecer en recibidos un día específico. Podemos configurar que sólo vuelva a recibidos si la persona no responde antes de esa fecha o que vuelva de cualquier manera.
Esto nos permite que vuelvan a aparecer en nuestro buzón aquellas cartas que requieren ser vueltas a leer o a responder en una fecha puntual.
Boomerang for Gmail + Enviar y Archivar resolvieron gran parte de nuestro orden del correo. Ahora tenemos en recibidos sólo aquellos a los cuales les tenemos que dedicar tiempo y foco.
Por Matías Doublier, COO de Increase
