OKR’s — Una forma de organizarnos como Empresa :)
Desde que empezamos con Increase, hace ya un poco más de 4 años, nuestro objetivo fue siempre crecer y crear valor de una manera super ágil.
A la hora de desarrollar productos nuevos, cumplir con nuestros objetivos, crear valor y seguir creciendo la mayoría de los desafíos que tenemos son a nivel equipo.
Tenemos que ser un equipo que pueda adaptarse rápido a los cambios, escuchar al cliente, crecer y crear nuevos productos. Todo al mismo tiempo y mientras estamos con un producto ya en el mercado, con todo lo que eso implica.
Hace unos dos años vimos un video que nos encantó, explicaba como Google definía los objetivos a nivel empresa y como cada uno de los miembros del equipo comprendía qué estaba haciendo para ayudar en el cumplimiento de los objetivos.
La metodología se llama OKR’s (Objectives and Key Results) y desde que lo vimos que lo venimos implementando ya que creímos y creemos que es la mejor forma que tenemos para organizarnos como empresa a la hora de definir nuestros Objetivos.
En el proceso de implementar OKR’s pasamos por muchas instancias: lo hicimos, fallamos, aprendimos, volvimos a hacerlo, volvimos a fallar y volvimos a implementarlo.
En total fueron casi cuatro grandes etapas por las que pasamos los 23 miembros del equipo y en cada una fuimos aprendiendo cosas distintas, puliendo la metodología y llevándola a la cultura de nuestra empresa.
El objetivo de esta nota es explicar las cosas que aprendimos y así ayudar a comprender un poco más el sistema a quienes quieran usarlo.
Sobre los OKR’s
Hay artículos increíbles que explican como es la metodología (abajo dejo los links).
El significado de la sigla es Objetivos y Key Results (resultados claves)
A nivel general, y explicado a nuestra forma, es una metodología que permite a empresas setear objetivos pensando cómo cada integrante del equipo puede aportar para cumplir ese objetivo general.
Una vez escuché una explicación que me gustó, llevaba a OKR’s al mundo del deporte.
Imaginemos que somos el DT de un equipo de fútbol que juega un partido importante y tienen que ganar 2 a 0 para pasar a la final.
Tu Objetivo sería ganar 2 a 0.
Vos podrías decirle a tu equipo que tienen que ir y ganar 2 a 0 y estaría bien. O como DT podrías sentar a tu equipo y ver qué puede hacer cada uno para contribuir a que ganen 2 a 0.
El 9 podrá decir que tendrá como objetivo convertir un gol y para eso sus Key Results (cosas que tendrá que hacer para convertir un gol conociendo las estadisticas) serán:
- Patear al menos 5 veces desde adentro del area al arco.
- Que les hagan al menos 2 faltas cerca del area.
- Lograr 4 corners.
El 2 podría decir que desde su mirada tendría que lograr prevenir que metan un gol y para eso sus acciones serán:
- No hacer más de una falta.
- Dejar en offside en por lo menos dos oportunidades al 9 del equipo contrario.
- Dar bien 9 de cada 10 pases a miembros de su equipo.
Y así sucesivamente cada jugador podrá decir cómo piensa colaborar para que el resultado sea 2 a 0.
El técnico simplemente definió el objetivo general y cada miembro del equipo pensó como creía que podía aportar al objetivo general.
Tendrán 90 minutos para lograr esto. En nuestro caso definimos OKR’s una vez por trimestre. Y a los 45' tendrán un tiempo para analizar como vienen con el cumplimiento de sus objetivos.
Cada uno sabe qué tiene que hacer, cada uno sabe cómo esta aportando y cada uno es responsable de que el equipo logre el objetivo deseado :).
Este ejemplo me ayudó a entender cómo funcionaban, seguro que no es transferible a un equipo de fútbol pero sirve para entender el principio de los OKR’s: una metodología para setear objetivos a nivel empresa y donde cada uno sepa qué está haciendo para ayudar a cumplir dichos objetivos.
Nuestros Aprendizajes desde Increase
Como dije antes, creo que fuimos pasando por diferentes etapas en base a nuestra relación con los OKR’s :).
Etapa 1
Nuestra primer etapa comenzó el día en que implementamos OKR’s (principios del 2016) y finalizó a fin de septiembre del mismo año.
Eramos 12 cuando empezamos. Fue una etapa de empezar a entender los OKR’s de definirlos a nivel empresa y de no olvidarnos que era la forma en la cual estábamos tratando de organizarnos.
Estos fueron mis OKR’s del primer trimestre del 2016 :)
Habíamos armado un ppt en el cual cada uno tenía su foto, sus Objetivos (los que están en la columna izquierda) y sus Key Results.
El objetivo de la metodología es que se definan OKR’s 1 vez por trimestre, cada persona tenga 3 objetivos como máximo y cada objetivo no tenga más de 4 Key Results.
En esta primera etapa fallamos muchísimo, muchísimo, pero nos habíamos puesto como objetivo mantenerla por lo menos durante 3Q y eso fue lo que hicimos.
De esta etapa es de la que más aprendizajes me llevo y los más importantes son los siguientes:
- Es importante parar a revisar como vienen los OKR’s de cada uno a mitad del periodo (mitad del trimestre) para poder acelerar en caso que alguno este medio atrasado o no este cumpliendo con los OKR’s. Nosotros no lo hicimos y una semana antes de terminar el trimestre estábamos todos tratando de cumplir nuestros OKR’s porque no le habíamos dado importancia durante el trimestre.
- Luego de finalizar el trimestre hay que tomarse tiempo para revisar cómo fueron los OKR’s de cada uno. No hacerlo a las corridas en una reunión de media hora, ni pasar a hacer los OKR’s del siguiente trimestre sin haber revisado antes los pasados. Tampoco lo hicimos :). Era el 20 de Marzo estábamos ya viendo los OKR’s del trimestre proximo sin saber cómo íbamos hasta ese momento.
- Hay que entender que la metodología sirve para ayudarnos, no para generar burocracia ni para hacer más lentas las cosas. No lo habíamos entendido y cada vez que queríamos hablar de OKR’s era sentir que estábamos perdiendo el tiempo. No era culpa de la metodología, era culpa nuestra. De cómo habíamos armado los objetivos y de la importancia que le dábamos en el día a día.
- La Empresa es como una persona, tiene que tener sus Objetivos y sus Key Results. Primero hay que armar los de la empresa y luego definir los de cada integrante del equipo.
Etapa 2
Esta foto define la etapa 2 de OKR’s que duró desde octubre de 2016 a julio 2017.
Después de pasar por la etapa 1 donde nos dimos muchos golpes no tuvimos OKR’s durante toda la etapa 2.
La vorágine del día a día, el querer seguir avanzando y algunas otras cosas más hicieron que durante esta etapa no implementemos ninguna metodología para definir nuestros objetivos a nivel persona.
Aprendí, y creo que todos en el equipo aprendimos, las siguientes cosas:
- Una empresa con objetivos a nivel empresa pero sin objetivos a nivel persona puede ser un caos. Cada uno hacía lo que pensaba que tenía que hacer para ayudar a cumplir el objetivo de Increase nadie en el equipo sabía si lo que estaba haciendo generaba algún valor directo o simplemente era su tarea del día a día.
- En momentos de velocidad y crecimiento es importante tener un norte. Un norte nos alinea, nos motiva, nos enfoca, nos hace a todos estar viendo la misma película.
- Hay que entender que cuando implementamos una nueva metodología no va a salir al 100%. Nosotros nos habíamos frustrado en la etapa 1 y dijimos “Ya esta, esta metodología solo funciona en empresas de Estados Unidos”.
Etapa 3
La etapa 3 empezó después de que ganamos el Launchpad Accelerator Program de Google en julio de 2017. Un programa mediante el cual Google selecciona Startups de diferentes países y las lleva 2 semanas a San Francisco para enseñarles como trabajan.
Eramos un equipo de 23 personas y fue la etapa que nos generó la energía para volver a implementar OKR’s en Increase. Entendimos, como dije antes, que la metodología no era mala, sino que nosotros no la habíamos implementado de la manera correcta.
Con estas capacitaciones llegamos a otro entendimiento de los OKR’s y hay algunos puntos que nos dieron mayor claridad sobre la metodología.
Sobre los Objetivos
- Los Objetivos deben ser super inspiracionales para no limitar a las personas y para que cada uno pueda desarrollar sobre dichos Objetivos sus Key Results.
Uno de nuestros Objetivos a nivel empresa es “Ser una empresa con una cultura organizacional de nivel mundial”
Y sobre este objetivo super soñador cuelgan nuestros Key Results.
Sobre los Key Results
- Los Key Results deben tener un cierto grado de desafío. No deben ser ni muy sencillos de cumplir (sino no genera un grado de involucramiento del equipo) ni deben ser super difíciles (sino nadie va a creer que puede cumplirlos). 50% de llegar a cumplirlo y 50% de no llegar sería un buen número.
- Los Key Results deben ser medibles de manera muy fácil en una escala de 0.0 a 1.
- Los Key Results no deben ser un listado de tareas a ejecutar, sino estándares de calidad que queremos cumplir o a los que queremos llegar. El cómo es responsabilidad de la persona definirlo, pero no va dentro de los OKR’s.
Sobre el cumplimiento
- Hay una escala de cumplimiento deseable para los OKR’s si fueron cumplidos en un 100% es que no fueron suficientemente soñadores. Si fueron cumplidos en menos de un 40% es que algo está mal.
- Entendiendo que se pueden cumplir en un 60% a 70% hay dos tipos de KeyResults los commit y los aspiracionales.
Los commit son los que sí o sí deben cumplirse. El resultado esperado es 100% ya que de este KeyResult dependen otras personas.
Los aspiracionales son esos que pueden estar entre un 60% a 70%.
- Es importante que no todos los OKR’s sean commit para no matar la innovación.
- Recordar generar siempre los OKR’s a nivel empresa, luego a nivel equipo y si lo creen necesario también a nivel persona.
- Realizar un parate a mitad y a fin del período.
Etapa 4
La etapa 4 es en la cual nos encontramos actualmente.
Hoy somos un equipo de 31 personas y creo que esta etapa va a ser una etapa circular.
Circular porque simplemente nos volvemos a dar cuenta de cosas que habíamos aprendido y dejamos de hacer, cosas que no habíamos implementado muy bien o cosas que hacemos pero no somos el 100% impecables a la hora de implementarlas.
En esta etapa entendimos dos cosas (por ahora)
- Es importante saber cómo vas a medir un KR al momento de idearlo. Nos pasaba que creábamos un KR lo poníamos como algo super importante y a fin del Q había posiciones encontradas sobre que % del KR se había cumplido. Para resolver este mini-problema, pero importante a la vez ya que alinea al equipo, agregamos una columna al lado de cada KR en el cual ponemos “¿Cómo vamos a medirlo?” de esta forma ya dejamos asentado al inicio del trimestre de que lugar vamos a tomar el resultado
- “No siempre más es mejor”. Nos alineábamos mucho a la metodología y hacíamos siempre 3 Objetivos con 4 KR’s cada uno. Terminábamos teniendo 12 focos distintos abiertos y estaba bien; pero puede ser que algunos trimestres requieran solo dos objetivos con 3 KR’s cada uno. Achicar algunos Trimestres el foco puede hacer que se tenga mayor velocidad en esas cosas que se definieron como importantes
Luego de todos estos aprendizajes nuestra idea de los OKR’s cambió muchísimo, los estamos implementando y tratando de tomar los aprendizajes en cada trimestre para sumarlos a los siguientes OKR’s de Increase :)
Desde este link pueden descargar el template de cómo nosotros estamos actualmente definiendo nuestros OKR’s.
Espero que ayude :).
Matias Doublier — COO & Co-Founder Increase
