Tecnología Social ICON: una guía de herramientas para toda tu organización
Ante la premisa de ser cada vez más eficientes como organizaciones y de seguir conectados durante el distanciamiento social a causa del COVID-19, desde ICON traemos sobre la mesa una serie de herramientas que pueden ser utilizadas en el día a día de nuestros trabajos.
¿Qué es la teconología social?
Pues, hace referencia a todo producto, método, proceso o técnica creado para solucionar algún tipo de problema social y que atienda a los requisitos de simplicidad, bajo costo, fácil aplicabilidad (y replicabilidad) e impacto social comprobado. Sabiendo esto, estas herramientas entran dentro de este concepto para que esté a disposición de todos.
En esta nota abordamos nuestro acuerdo operativo como red, sobre cómo operamos e interactuamos con las distintas plataformas de trabajo y comunicación de forma transparente y con la menor fricción posible, manteniendo procesos ordenados.
A continuación el paquete de tecnologías sociales que aplicamos en icon:
Herramientas de uso colectivo:
Primeramente, les compartimos las herramientas que son utilizadas por acuerdo común entre todas las empresas de la red y que ya se están implementando de distintas maneras en cada una de ellas:
1. Google Drive — Colaboración en la nube:
Para lo que es colaborar en archivos, documentos, planillas y archivos de proyectos, utilizamos Google Drive. Centralizar y ordenar todos los archivos bajo un acuerdo común entre el equipo completo facilita el proceso de trabajo, para que todos dispongan de los documentos cuando sea necesario.
2. Basecamp — Gestión de tareas y proyectos:
Para la parte operativa y seguimientos de proyecto utilizamos Basecamp, una herramienta que funciona para gestionar equipos de trabajos, proyectos con calendarios, lista de tareas y archivos, entre otras opciones. Esta plataforma también es provechosa para que todas las tareas formales queden como un historial del trabajo realizado.
3. Gmail corporativo — Comunicación formal:
Para dejar registro de todas las conversciones y aprobaciones importantes de la empresa, tanto internas como externas, utilizamos la plataforma corporativa de Gmail con todos los servicios de G Suite.
4. Whatsapp — Comunicación operativa:
En estos casos, para agilizar las conversaciones, usamos los grupos y chats de Whatsapp como canales no formales.
5. Zoom — Videollamadas:
Para reuniones virtuales y videoconferencias, utilizamos zoom. Este programa unifica las videoconferencias en la nube, las reuniones en línea sencillas, la mensajería de grupo y una solución de sala de conferencias definida por software en una plataforma fácil de usar.
Herramientas alternativas:
En esta segunda parte, te compartimos herramientas que también están presentes en algunos equipos pero que aún no fueron adoptadas por la mayoría de las empresas de la red, pero que cuentan con el potencial para llegar a un acuerdo común entre todos:
1. Glassfrog — Plasmar la estructura de tu organización:
para el diseño de nuestras estructuras de trabajo usamos conceptos de holocracia, un sistema de organización que propone que la toma de decisiones esté distribuida en toda la organización, en vez de estar centralizada en unas pocas personas. En esa línea utilizamos glassfrog para graficar estructuras circulares y actualizarlas.
2. Sociocracia — Sistema de gobernanza:
Como modelo de operación usamos conceptos de sociocracia para la toma de decisiones y modelos de reuniones o espacios de trabajo. Para esto, contamos con reuniones operativas, en las que se tocan todos los temas sobre el día a día y pendientes de la empresa, y las reuniones de gobernanza, en las que se conversa sobre las formas de trabajo, políticas internas y responsabilidades de cada rol, entre otros puntos.
3. Slack — Comunicación no formal
Algunos equipos de trabajo están implementando el uso de Slack como canal de comunicación interno, para evitar colapsar el whatsapp con grupos y mensajes. Utilizando así esta plataforma como el canal oficial para los temas laborales.
Esta publicación nace en primera instancia como guía para los actuales colaboradores internos y externos de la red ICON, pero también como compromisos fundamentales que podrán cambiar, evolucionar, mejorar y, si es útil, ser de ayuda a otros proyectos que compartan un sueño de impacto.
Además, te queremos comentar que desde ICON estamos coordinando una mesa de trabajo para revisar la lista y uso de estas u otras posibles herramientas. Así también, si conocés otras plataformas que pueden ser útil para implementar dentro de nuestras organizaciones, la mesa de trabajo y la posibilidad de colaborar siempre está abierta.
