Q&Alenterilla yhdessä tietohaasteen kimppuun

Joulukuussa 2018 toteutettiin Maahanmuuttoviraston ja Uudenmaan TE-toimiston yhteinen viestintäkokeilu: digitaalinen Q&Alenteri. Kokeilukiihdyttämön kehyksessä toteutettu kokeilu oli ensimmäinen kerta, kun nämä kaksi viranomaista tekivät viestintään liittyvää yhteistyötä.

Haasteen ytimessä oikean tiedon tarjoaminen

Kokeilu ja sen osana toteutettu Q&Alenteri syntyivät tarpeesta. Maahanmuuttovirasto ja Uudenmaan TE-toimisto saavat jatkuvasti kysymyksiä, jotka sisältävät melko usein olettamuksia tai väärää tietoa. Tämä tietoon liittyvä haaste tuli ilmi myös Inland Designin tekemässä käyttäjätutkimuksessa. Siinä ilmeni, että huhujen eli ns. epävirallisen tiedon liikkuminen on todellinen ongelma, joka hankaloittaa asioiden hoitamista niin maahanmuuttajan kuin viranomaisenkin näkökulmasta. Koska Maahanmuuttovirastolla ja Uudenmaan TE-toimistolla on molemmilla asiakkainaan maahanmuuttajia, tuntui luontevalta tarttua tietohaasteen yhdessä tuumin.

Kokeilu toteutettiin Kokeilukiihdyttömän kehyksessä. Vihreät laatikot markkeeraavat kiihdyttämön lähitapaamisia, muut taas kokeilun vaiheita.

Yhteisen tietohaasteen kimppuun käyminen ja digitaalisen alustan toteuttaminen olivat kilpajuoksua ajan kanssa. Lopullinen formaatti — kysymys-vastaus muotoon tehty joulukalenteri — valikoitui neljästä syystä:

• se sopi hyvin Kokeilukiihdyttämön aikatauluun (25.9.2018–17.1.2019),
• se oli molemmille organisaatioille erilainen ja luova tapa viestiä,
• kalenterimaisuus antoi kampanjalle selkeän alun ja lopun eikä
• digitaalista alustaa olisi tarvetta välttämättä päivittää kokeilun jälkeen.

Joulukuinen viestintäkampanja

Joulukuun 1. päivänä julkaistiin Q&Alenteri , joka pyrki tarjoamaan oikeaa ja selkeää tietoa maahanmuuttajien usein esittämiin kysymyksiin. Joulukalenterin sisältö valikoitiin maahanmuuttajilta ja Migrin ja TE-toimiston henkilökunnalta saadusta aineistosta.

Kaksikielisesssä Q&A muotoisessa joulukalenteri -kampanjassa pyrittiin vastamaan selkeästi maahanmuuttajien esittämiin kysymyksiin.

15 viikon aikaraamissa toteutettu kaksikielinen kalenteri tavoitti joulukuun kampanjan (1.-24.12.2018) aikana yli 1200 kävijää. Positiivista palautetta saatiin etenkin yhteisen viestintävälineen muodosta, jota pidettiin uutena ja virkistävänä viestintätapana. Tästä olivat samaa mieltä sekä haastatellut maahanmuuttajat että palautekyselyyn vastanneet organisaatioiden edustajat.

Kokeilun tavoitteet

Pääasiassa maahanmuuttajille sekä heidän läheisilleen ja avustajilleen tarkoitetulla viestintäkokeilulla oli neljä tavoitetta:

1. Saada tietoa siitä, minkälaisia huhuja ja kysymyksiä TE-toimistosta ja Migristä on liikkeellä maahanmuuttajien keskuudessa.
2. Tarjota huhuihin ja kysymyksiin liittyvää oikeaa tietoa mielenkiintoisella ja selkeällä tavalla.
3. Palvella organisaatioiden asiakkaita yhteisellä digitaalisella alustalla.
4. Saada kokemuksia ja oppia organisaatioiden välisestä yhteistyöstä tulevaisuutta varten.

Asetetut neljä tavoitetta toteutuivat, mutta vähäisten resurssien vuoksi tiedon keräämiseen ja oikean tiedon tarjoamiseen jäi parantamisen varaa. Vaikka huhuja ja kysymyksiä oli kohtuullisen helppo kerätä ja ihmiset kertoivat mielellään omia tarinoitaan, aineiston keräämisen järjestelmällisyys ja laajuus sekä sitä kautta aineiston kattavuus jäivät kapeaksi. Oikea tiedon tarjoamiseen liittyvä haaste taas liittyi siihen, että saadun aineiston muokkaamisella oli kiire, ja sen vuoksi kalenterin sisältö jäi jonkin verran sekavaksi niin aihepiiriltään, tarkkuudeltaan kuin tyyliltäänkin.

Resurssit tarkoittivat tämän kokeilun osalta työpanosta. Ydintiimissä oli neljä “osa-aikaista” ja 7 “miniaikaista” henkilöä. Tiimi sai apua myös mm. kielenkääntäjiltä.

”Oli hienoa toteuttaa projekti, jossa syntyy jokin konkreettinen asia”

[TE-toimiston sisältöasiantuntija]

”Kokeilu antoi uusia näkökulmia omaan työhön ja ihan konkreettisesti tarpeellista uutta tietoa”

[Maahanmuuttoviraston sisältöasiantuntija]

Kokeilu osoitti, että organisaatiorajat ylittävälle yhteistyölle on tarvetta. Kokeilu oli myös käytännön osoitus siitä, että yhteistyö on mahdollista käynnistää spontaanisti ja että kokeilu voi olla merkityksellinen pienistä resursseista, tiukasta aikataulusta ja kevyestä etukäteissuunnittelusta huolimatta.

Miltä näyttää kalenterin tulevaisuus?

Q&Alenteri-kokeilun ei tarvitse jäädä kertakokeiluksi, vaan valmista digitaalista alustaa voidaan hyödyntää tulevaisuudessakin. Mikäli Inland Designin haastattelemat asiakkaat saisivat päättää jatkosta, kalenteriformaattia käytettäisiin ensi joulunakin. Tällä kertaa kuitenkin siten, että usean aiheen sijasta kysymykset ja vastaukset keskittyisivät vain yhteen teemaan: joko maahanmuuttajien työllistymiseen tai opiskeluun. Maahanmuuttoviraston ja Uudenmaan TE-toimiston lisäksi kalenterissa olisi mukana muitakin viranomaisia.

Oppeja tulevaisuutta varten

1. Kokeilu(kin) tarvitsee onnistuakseen kunnollisen etukäteissuunnitelman ja realistisen aikataulun
2. Siihen tarvitaan myös sopivasti resursseja ja oikeanlaista osaamista.
3. Selkeä omistajuus sekä vahva liittymäpinta strategiaan ja muihin organisaation yleisiin suunnitelmiin/tavoitteisiin vahvistavat kokeilun vaikuttavuutta.
4. Sopeuttamalla kokeilu olemassa oleviin suunnitelmiin ja käynnissä oleviin tekemisiin, kokeiluun voidaan sitouttaa mukaan paras mahdollinen asiantuntemus.
5. Rohkeuteen, luovuuteen ja yhdessä tekemiseen kannattaa luottaa. Ne auttavat sekä haastamaan olemassa olevia malleja että keksimään uusia ratkaisuja, joihin yksin ei pystyisi.

Lue lisää:

• Q&Alenteri on nähtävillä vielä muutaman kuukauden ajan osoitteessa: qalenteri.fi
• Jos haluat tietää kokeilun toteutettamisesta, käy lukemassa aiempi Mediumin artikkeli
• Jos haluat tietää lisää Kokeilukiihdyttämöstä

Kirjoittajat: Pia Laulainen & Mariana Salgado