Consejos para tener reuniones de trabajo más productivas

Si has tenido la oportunidad de trabajar conmigo en algún momento, sabrás que odio las reuniones de trabajo. ¿Por qué? La mayoría de las ocasiones son sesiones improductivas e inconclusas, suman a personas que no deberían de estar sentadas ya que no aportaron nada en toda la reunión y peor aún, se pasan del tiempo programado.

¿Por qué lo seguimos haciendo? Es parte de la cultura corporativa. Creemos que todo problema se resuelve teniendo una reunión. ¿Alguna vez te ha pasado? Me imagino que no estoy solo aquí.

¿Qué hago yo? Evitar las temibles reuniones de trabajo a toda costa. No lo confundan con poco interés de trabajar, sino todo lo contrario, me distrae del objetivo.

Pero comprendo que no siempre se pueden evitar, existen casos donde sí se requiere la participación grupal para resolver un tema. Para eso, les comparto cinco prácticas que utilizo para tener reuniones más productivas.

Crea una agenda antes de tiempo

Ya sea vía whatsapp o mediante un documento en la nube, crea una agenda con los temas a tratar. Establece cuál debería ser el orden ideal de los temas y asignarle una duración máxima a cada uno. De este modo, todos los participantes saben de qué va la reunión y llegarán más preparados.

El tamaño del equipo ideal no debería superar las dos pizzas

Quizás ya habrán escuchado esta frase de Jeff Bezos, fundador de Amazon, que dice que los equipo ideales son aquellos que puedes alimentarlos con máximo dos pizzas. Más que esto, y te asegura que la reunión será menos productiva.

Envía material antes de tiempo

También una buena práctica en Amazon, es la de enviar previo a la reunión un material resumen de los temas a tratar. Ya sea para ser leído previo a la reunión o en los primeros minutos de la reunión. Esto evita que utilicemos buena parte de la sesión haciendo presentaciones para poner a todos al día, y más bien la aprovechemos para concentrarnos en la discusión.

Documenta y comparte todo

Lo mejor es tomar nota de todas las cosas importantes que se dijeron y de los compromisos que se acordaron, por dos motivos principalmente.

El primero, por qué la memoria es frágil. Sin tener malas intenciones, uno puede incumplir a lo que se comprometió.

Lo segundo, al comunicarlo con el resto del equipo, aquellos que no participaron, puede que surjan oportunidades donde alguien tiene la información que se buscaba y/o ayude en uno de los compromisos establecidos.

Designa un facilitador

Es muy fácil y normal saltar un tema de la agenda o quedarte en un punto por mucho tiempo. Para eso, es aconsejable que uno de los participantes tenga el rol de facilitador. Esta persona tendrá como objetivo ver que todos participen, que se cumplan los puntos y se respeten los tiempos de la agenda, y que los otros participantes no ataquen las ideas de los demás.

¿Te suena lógico todo lo mencionado anteriormente? Pero, ¿cuántas veces te ha pasado que la reunión se extiende más allá de la hora?, ¿qué alguien de la reunión sólo critica las ideas de los demás? o ¿qué por el exceso de personas es difícil participar? Yo en varias ocasiones he experimentado estas situaciones, donde desafortunadamente estaba fuera de mi control implementar las sugerencias que propongo. Pero si tú eres el organizador, hazle el favor a los asistentes e implementa estas cinco sugerencias.

Si tienes algún consejo que te gustaría compartir con la comunidad, compártela en la sección de comentarios. ¡Gracias!

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