O (agora ainda mais) importante papel das intranets
A massificação instantânea do trabalho à distância, que se vive em muitas organizações nas últimas semanas, veio revelar de forma contundente a importância de todas as ferramentas de colaboração e comunicação internas. Entre essas ferramentas, as intranets, enquanto plataformas de trabalho colaborativo, destacam-se com um papel muito relevante em várias dimensões.
A inovação nas intranets tem permitido revolucionar a forma de trabalhar, permitindo que todos os colaboradores utilizem o mesmo ponto de partida para aceder a informação, serviços ou interagir com os seus pares. Tornaram-se ferramentas essenciais de colaboração, podendo funcionar como centro de comunicação interna e como espaço de partilha de conhecimento. Adicionalmente facilitam a formação de comunidades (internas, temáticas e sociais) e a implementação de processos de trabalho colaborativo. Assim, funcionam hoje como um verdadeiro Digital Workplace. E são por isso capazes de fazer tudo isto mesmo quando estamos todos a trabalhar à distância.
O que deve ter uma boa intranet?
A Innovagency tem uma larga experiência em intranets, trabalhando estas plataformas de colaboração há muito tempo e com vários clientes de vários sectores. Dessa experiência resultam um conjunto de dicas e recomendações que devem ser consideradas quando se pretende construir uma intranet:
· Criar uma marca para a intranet, que deve ser memorável, fácil de pronunciar e ter significado para os colaboradores;
· Apostar numa boa pesquisa, que facilite a todo o momento a localização de conteúdos e funcionalidades na intranet e, se possível, em outras aplicações complementares usadas pelos colaboradores;
· Permitir a criação de áreas de trabalho colaborativo, com partilha de documentos e informações, gestão de permissões, atribuição de tarefas, publicação de notícias ou comunicações para outros utilizadores;
· Utilizar ferramentas sociais, como redes sociais internas, fóruns, blogs, idealmente com capacidades de gestão de notificações;
· Centralizar o acesso a aplicações do dia-a-dia, que os colaboradores utilizam para realizar tarefas específicas, como registo de faltas, licenças e férias, avaliação, registo de horas, entre outras;
· Dar visibilidade ao organograma — “Quem é Quem” — e contactos dos vários colaboradores.
A intranet deve fazer parte de uma estratégia completa de comunicação interna, deve ser de livre acesso a todos os colaboradores e estar disponível para utilização por todos os departamentos, sempre ao serviço dos interesses da organização.
Neste momento desafiante queremos usar toda esta nossa experiência e conhecimento ao serviço dos nossos clientes e parceiros. #contemconnosco
