Um novo ecossistema à vista
As mudanças necessárias na rotina, nos planos e nos ambientes de trabalho do MPRJ.
A pandemia causada pela COVID-19 impôs aos órgãos públicos e às entidades privadas uma adaptação relâmpago, impulsionando-os na direção de uma inovação forçada, na qual os espaços e os processos de trabalho precisaram ser repensados de forma criativa.
No Ministério Público do Estado do Rio de Janeiro (MPRJ), processos foram digitalizados, fluxos de trabalho remoto foram criados, novos sistemas foram desenvolvidos, sucessivas resoluções passaram a reger o dia a dia das equipes. As reuniões passaram a ser realizadas pela tela do computador. Os ofícios passaram a ser assinados eletronicamente. Os ambientes físicos de trabalho, nos quais antes circulavam um número imenso de pessoas, passaram a ficar vazios.
Enfim, o MPRJ foi obrigado a se modernizar.
Lógico que tudo voltará ao normal. Mas a um novo normal. As audiências voltarão a ser presenciais, mas os processos continuarão eletrônicos. As pessoas voltarão aos seus postos de trabalho, embora conscientes de que apenas uma parcela ínfima das suas funções precisa necessariamente ser executada fisicamente.
Isso é a inovação pedindo passagem. É a inovação nos impondo uma racionalização do trabalho, dos ambientes, dos custos e dos processos. Precisamos, pois, abraçar a oportunidade que a pandemia nos deu para, analisando o custo-benefício das adaptações concretizadas, manter (ou melhorar) aquelas que ainda fazem sentido.
É pelo início que se começa!
E, para isso, não é preciso ir longe. Cada Promotoria de Justiça pode começar com as inovações nas suas próprias Ordens de Serviço. Por meio dessa norma responsável por organizar os trabalhos da equipe, grandes avanços já podem ser concretizados em um piscar de olhos.
Como exemplo podemos mencionar a priorização de soluções digitais pela equipe; a utilização de arquivos em nuvem, permitindo a edição simultânea dos documentos; a criação de pastas e planilhas digitais; a concessão de vista e/ou cópias de procedimentos preferencialmente de forma virtual às partes; o envio de ofícios e de outras requisições pela via digital; etc.
Dessa forma — pelo menos até que a Administração crie normas gerais sobre o tema — , tais medidas são ótimos pontos de partida para as Promotorias de Justiça que buscam inovação e eficiência. A diversidade de diretrizes criadas pode, inclusive, servir como experimento para reunir evidências do que funciona ou não, orientando a futura minuta da norma geral.
Segundo o que se experimentou até agora, para além da economia de recursos públicos (em um órgão de execução que adota essas soluções, a média de uso de papel é de apenas 200 folhas por mês, ou cerca de 9 folhas por dia trabalhado), medidas simples como estas vem aumentando a eficiência da atividade-fim por meio de inovações da atividade-meio.
Por que parar por ai?
Contudo, é preciso que as mudanças transbordem os limites formais de uma Ordem Serviço. É preciso mudar o próprio ecossistema existente nos órgãos públicos, tal qual já ocorreu no Inova_MPRJ. Antes mesmo da Pandemia, o Laboratório deu início a um experimento de sucesso sobre uma nova forma de trabalho, utilizando o espaço físico em busca de ganhos de funcionalidade de um coworking.
E, segundo Bem Waber, Ph.D. pelo M.I.T., autor do livro “People Analytics” e funcionário da Google (reconhecida como um dos melhores lugares para se trabalhar no mundo), esse aspecto ambiental não é irrelevante quando o assunto é ganho de produtividade:
“O espaço físico é a maior alavanca para incentivar a colaboração. (…). Para que isso aconteça, você também precisa formar uma comunidade. Isso significa que se você está estressado, há alguém para ajudar, para compensar. Se você está cercado de amigos, você é mais feliz, você é mais leal, você é mais produtivo. O Google analisa isso de forma holística. É a antítese do antigo modelo de fábrica, onde as pessoas eram apenas engrenagens de uma máquina”
Por isso, o “pós-pandemia” parece ser o momento adequado para replicar esse formato inovador para além das (poucas) paredes de um dos poucos órgãos do MPRJ que experimentou uma organização de espaço diferente — o Laboratório de Inovação (Inova_MPRJ).
Com essa finalidade — e na qualidade de parceiro do Laboratório (integrante do Programa Fagulha) — , propus à Administração do MPRJ o projeto Replica!. Seu objetivo é servir de experimento para transformar o gabinete e a Secretaria das Promotorias de Justiças em ambientes menos hostis, mais integrados, intuitivos e criativos.
Propostas na mesa
As inovações propostas pelo Replica! buscam orientar reflexões e testes sobre layout das dependências, equipamentos e mobiliários dos órgãos de execução do MPRJ com vistas à racionalização do espaço físico e dos gastos públicos.
A primeira mudança proposta é a substituição dos desktops por laptops pessoais para toda a equipe, com a criação de postos de trabalho móveis e compartilhados (modelo de coworking). Com isso, permite-se maior mobilidade da equipe, inclusive para trabalhar em modo de Força Tarefa com outros times, sempre que preciso e aonde for mais produtivo.
Outras inovações propostas refletem um desafio até mesmo para os setores de arquitetura, logística e tecnologia da informação do MPRJ. É o caso da adoção de um layout inovador no workspace da equipe, mais integrado e colaborativo, sem segregação de funções, por meio do qual se incentiva a comunicação, a criatividade e, consequentemente, gera o aumento da produtividade dos seus integrantes.
Menos prateleiras, mais espaços criativos. Prateleiras e outros mobiliários congêneres serão extintos em breve. O Poder Judiciário vem sendo totalmente digitalizado e, logo logo, não haverá mais papel tramitando entre os atores processuais. Por isso, o Replica! busca a criação de ambientes criativos que estimulem o desenvolvimento do conhecimento e a criatividade para encontrar soluções novas para desafios antigos.
Por fim, propôs-se a criação de locais para atendimento das partes e advogados menos hostis e formais, com a utilização de mesas redondas, poltronas e sofás em espaços apropriados e compartilhados, reduzindo a necessidade de grandes ambientes capazes de suportar um local de atendimento para cada órgão de execução.
Conclusão
A mudança não será imediata, tampouco geral. Mas não se pode negar o momento propício para escalar o experimento iniciado no Inova_MPRJ para um órgão de execução, colocando os resultados à prova com métricas preestabelecidas.
Afinal, é para frente que se anda. E abandonar por completo as inovações impostas pela pandemia da COVID-19 certamente seria fechar os olhos para oportunidades de ganhos de custo-efetivade que surgiram.
Estamos aqui para prospectar o futuro. E é com esse Projeto que se espera, daqui a alguns anos, mudar a forma de pensar a rotina, os planos e os ambientes de trabalho do MPRJ.
