Como melhoramos a experiência de onboarding remoto no PicPay em meio a uma pandemia?
Olá! Primeiramente gostaríamos de cumprimentar você por querer saber mais sobre o assunto. Isso mostra bastante interesse em receber cada vez melhor as pessoas que farão parte do seu time. Parabéns e estamos torcendo para ajudar você :)
Para quem é esse artigo?
Pensamos inicialmente na recepção de novos designers em empresas de pequeno e médio porte, mas o legal é que são processos tão simples e práticos que você pode usar para qualquer pessoa que for entrar na empresa.
A INICIATIVA
O primeiro ponto é que o nosso time de Design observou algumas dores que estavam acontecendo internamente e formou um R.A.C.I, que, resumidamente, seria uma matriz de distribuição de responsabilidades. E uma delas seria receber melhor os designers do time com a iniciativa de onboarding.
Nos desafiamos a aplicar os conceitos de design thinking para propor a melhor experiência da entrada de um designer iniciando com a pergunta:
Como podemos melhorar a experiência de onboarding dos novos designers, no cenário de pandemia?
CONTEXTO
Com o crescimento acelerado, 2020 foi um ano de muitas contratações no PicPay em todas as áreas da empresa. No time de produto tivemos a contratação de inúmeros designers ao longo do ano, alguns ainda presencialmente, mas em sua grande maioria, contratados após o período de pandemia.
Desde março de 2020, o home office foi estabelecido pela empresa em prol de cuidar de seus funcionários. Esse contexto deixou claro para nós que alguns processos relacionados ao onboarding dos novos designers estavam defasados e, se não cuidássemos disso, as informações se perderiam e o processo de adaptação seria bem difícil. Tudo o que a gente não queria!
Formação do time
8 designers (Ana Luiza Prata Ramos, Bruno Marques, Carolina Sales, Felipe Ramos, Gustavo Marinho, Luana Sena, Natasha Kavaliauska Zito e Rafael Cruvello) se voluntariaram para tocar essa iniciativa, se dividindo entre as tarefas diárias das squads, com o intuito de melhorar a experiência de onboarding dos próximos colegas que forem entrar.
Entendendo o problema
O desafio começa entre nós: o time de Design do PicPay é bem grande e mesmo entre os próprios designers que se voluntariaram para o projeto, percebemos que cada um não apenas começou sua jornada na empresa em momentos diferentes (2019, 2020, presencial, remoto, mês X, mês Y), como tivemos experiências diferentes de onboarding. Então entendemos que deveríamos começar mapeando o que havia em comum entre nós e as principais diferenças. Como ponto de partida fizemos uma dinâmica de “que bom, que pena, que tal” em uma ferramenta gratuita de planejamento colaborativo. A partir disso decidimos os próximos passos que seriam tomados.
Posteriormente, criamos um mapa de stakeholders, onde elencamos todas as pessoas e áreas do nosso ecossistema que possuem interação com os designers, desde a sua contratação até o ingresso nos squads. Dessa maneira, foi possível estruturar um mapeamento dos nossos fluxos e processos operacionais internos, que precisaríamos compreender com o objetivo de propor melhorias.
A partir desse mapeamento, elencamos os stakeholders mais influentes e impactados pelo ingresso de novos designers e realizamos uma dinâmica de criação de uma matriz CSD, onde levantamos nossas dúvidas e suposições sobre o tema para o desenvolvimento de um roteiro de pesquisa que visava entender o que cada um esperava que o designer que entrasse absorvesse no primeiro mês.
EMPATIZAR
Com o mapeamento feito, conseguimos entender quem seriam os pontos focais para fazermos as nossas entrevistas de aprofundamento. A ideia (de uma forma bem macro) era entender com os entrevistados quais eram seus papéis, o que eles esperariam das primeiras semanas dessa nova pessoa (que de início foram apenas os designers, mas foi expandido para Writers e Researchs).
Falamos então com os Heads, com o time de P&C (o nosso RH), com Leads, Buddys (entraremos mais para frente no papel dessa pessoa aqui), recrutadora, Ops, Writers, Researchs e também aproveitamos para entrevistar os últimos designers que chegaram para o time.
Todas as entrevistas foram feitas com roteiro, gravação e tabulação, tudo conforme o padrão de qualidade que queremos manter.
Em paralelo a essas entrevistas qualitativas, disparamos um formulário para entender os pontos e percepções dos designers que já estavam dentro do time. Descobrir o que eles pensavam a respeito do onboarding foi essencial para alimentarmos ainda mais o “Que bom, que pena e que tal” que havíamos construído.
Com as informações reunidas e organizadas, conseguimos identificar dores durante todo o processo de contratação: do recrutamento ao início do novo designer em seus squads.
Tendo em mão tantas informações importantes, construímos uma jornada do novo tripulante estruturando por etapas quais suas percepções e sentimentos, baseado com o que as lideranças esperavam dos primeiros meses de jornada.
Encontramos então as 3 principais dores nesse processo:
- Há muita informação para ser absorvida em pouco tempo
- Não se sabe ao certo com quem e como pode tirar dúvidas
- Com os distanciamentos, as pessoas demoravam para se sentir pertencentes ao time, o que às vezes gerava atrito pela ausência de comunicação espontânea.
Para cada uma dessas dores, criamos algumas hipóteses:
IDEAR
Há muita informação para ser absorvida em pouco tempo
Com a hipótese formulada, colocamos a mão na massa e, com pesquisas e dinâmicas, levantamos os conteúdos mais relevantes e essenciais para os primeiros passos do novo funcionário dentro do time de Design do PicPay.
Separamos esse conteúdo em 5 macro tópicos:
- Nossa estrutura: onde explicamos nossos conceitos de verticais, horizontais e tribos.
Nesse tópico também detalhamos a estrutura interna dos squads e o papel que cada cadeira desempenha.
- Conteúdos úteis: onde documentamos e concentramos as informações sobre as frentes de research, design system, ux writing, processo de design, entre outros conteúdos relevantes.
- Guia de ferramentas: elencamos todas as ferramentas utilizadas no dia-a-dia e as separamos em 4 grandes grupos: ferramentas de design, ferramentas de análise de dados, ferramentas de pesquisa e ferramentas organizacionais.
Para cada uma delas, criamos uma breve explicação, um guia de solicitação de acesso e em alguns casos, um tutorial de uso, que ainda pouco-a-pouco estamos construindo.
- Processos e cerimônias: elencamos os ritos do nosso time de design, reuniões recorrentes e explicamos o objetivo e importância de cada um deles.
- Links úteis: criamos um catálogo com links importantes do PicPay, para gestão de banco de horas, agendamento de férias, etc.
Não se sabe ao certo com quem e como pode tirar dúvidas
O papel de Buddy já era algo que existia no PicPay, porém enfatizamos o seu papel e sua responsabilidade em apoiar e acompanhar o novo designer. Ele não precisa ser o lead, ou um designer da mesma vertical, mas a pessoa que vai estar presente para auxiliar no dia a dia.
Um papel com tamanha responsabilidade também precisa de ajuda, não é mesmo? Com isso, criamos o guia para o buddy com os passos a passos e dicas para que ele não tenha que lembrar de tudo, afinal a ideia também não é sobrecarregar ninguém :)
O guia consiste check-lists, sugestões de como mandar mensagem, ideias para as primeiras reuniões e responsabilidades de informações que ele precisará passar com os links para facilitar na hora de mandar para o designer recém-chegado.
Com os distanciamentos, as pessoas demoravam para se sentir pertencentes ao time, o que às vezes gerava atrito pela ausência de comunicação espontânea
Lembra que falamos que fizemos algumas dinâmicas? Pois é, com elas conseguimos muitas ideias maravilhosas que acabamos usando aqui. Nós já temos o hábito de, a cada nova pessoa que entrar, fazemos uma thread no slack com as boas-vindas para recepcionar a pessoa. Isso é legal, mas pouco pessoal e pouco se usa da criatividade (risos). Então, vimos algumas sugestões que seriam muito interessante aplicar:
- Workspace do Figma com boas vindas dos Designeres;
- Fotos/Bilhetinhos no slack/whatsapp/email para a pessoa, bilhetinhos nas ferramentas internas que usamos.
O figma é uma das principais ferramentas de trabalho, e gostamos da ideia de juntar isso com boas-vindas calorosa. Nisso surgiu o “figma de boas-vindas”, onde o buddy manda para todos preencherem antes do novo designer embarcar no melhor time de design que existe 💚 ! E claro que como uma competição saudável, pedimos para que o novato eleja qual recadinho foi o seu favorito.
Isso foi muito bem visto pelo o time como um todo, pois trouxe um ar de leveza e descontração. Ponto para nós!
Além disso, reservamos um horário recorrente na agenda de todos os designers, toda quinta às 9h da manhã, quando termina o onboarding do novo designer, para um café virtual. É uma agenda sem pauta, onde utilizamos esse espaço para bater-papo e nos conhecermos melhor e, claro, conhecer o rostinho novo que entrou na semana.
VALIDAÇÃO
Com o novo formato de onboarding rodando desde setembro de 2020, criamos um formulário de avaliação, onde acompanhamos a percepção dos novos designers sobre seu ingresso no PicPay em dois principais pontos:
- Facilidade de obter informação
- Índice de bem-estar
Essa pesquisa é enviada pelo buddy no final do primeiro mês do designer e possui campos de sugestões e melhorias, trazendo novos insumos para o nosso RACI e, assim como produto é algo a ser melhorado constantemente 🚀
Gostou?
Conta para gente o que você faz na sua empresa e que seria uma boa sugestão para nós e, claro, caso tenha se inspirado na gente, nos fale como foi.
Vamos adorar saber ✨
Interessado em participar do melhor time de Design do MUNDO? ( 👀 )Vamos adorar receber você, acesse o vagas PicPay e venha pintar o Brasil de verde com a gente.
Curiosidades
Batizamos nossa iniciativa de Discovery — Beyond, fazendo referência ao nosso objetivo de ajudar os novos tripulantes do time de Design a iniciar sua jornada no PicPay de forma descomplicada.
E porquê Discovery Beyond?
Seguindo a busca do nosso Moonshot, pensamos como poderíamos nomear esse momento tão importante de descoberta, adaptação e evolução dos novos designers. Foi aí que surgiu o nome do ônibus espacial mais inovador e inclusivo até hoje.
Alguns aspectos importantes do Discovery:
- Completou 39 missões, mais do que qualquer outra nave espacial;
- Levou o primeiro astronauta afro-americano a realizar uma caminhada espacial;
- Foi o primeiro ônibus espacial a ser pilotado e comandado por uma mulher;
- Pôs em órbita o telescópio espacial Hubble.
Finalizada por: Luana Sena e Ana Luiza Prata Ramos
Primeira revisão por: Gustavo Marinho, Bruno Marques e Natasha Kavaliauska Zito
Imagens recomendadas: Gustavo Marinho
Revisão final por: Ana Clara
