Quem tem medo de feedback? — Como se preparar para o momento

Uma das principais dificuldades relacionadas a dar feedbacks está relacionada a evitar que a pessoa entre no modo de “reação a ameaças”, também conhecido como mecanismo de luta ou fuga.

Algumas pessoas costumam reagir com justificativas e podem até ficar na defensiva: evitam o contato visual, cruzam os braços e demonstram, pela linguagem corporal, que não estão confortáveis no momento.

Essa postura pode indicar que o resultado desejado dificilmente será alcançado. Então, o que podemos fazer a fim de evitar que isso aconteça?

Cultive o relacionamento

Estabelecemos as bases para um feedback eficaz desenvolvendo um relacionamento ao longo do tempo. A conexão facilita até as conversas mais difíceis. John Gottman fala sobre “qualidade da amizade” e cita vários passos que podem ser dados para desenvolver um relacionamento de qualidade.

• Faça a pessoa sentir que você a conhece, pessoal e profissionalmente. Veja a pessoa como um indivíduo, além da relação profissional, e mostre interesse genuíno.
• Responda até mesmo aos pequenos pedidos de atenção. Um pedido pode ser uma pergunta, um gesto, um olhar, um toque, qualquer expressão que demonstre que a pessoa quer se conectar com você.

É sempre bom procurar melhorar nossas habilidades como ouvintes.

• Manifeste admiração com regularidade. Gottman aponta que a proporção entre interações positivas e negativas em uma relação bem sucedida é de 5:1, mesmo em períodos de conflitos.

Prepare o cenário

O primeiro ponto de atenção relacionado ao cenário é o agendamento do horário em que o feedback será dado. Evite horários antes ou depois de situações estressantes.

Aliado a isso temos a duração, é necessário considerar o tempo adequado para que a conversa flua. Reservar uma boa faixa de horário transmite a mensagem de que aquele momento é importante — e isso reforça os laços de confiança. A localização em que se dará a reunião também é importante, atenção para não gerar uma sensação de estresse ou intimidação.

Por fim, temos a proximidade. Sentar em lados opostos de uma mesa, cria uma distância física que reforça os papéis de autoridade. Se a ideia é fortalecer a conexão, sente-se próximo. Nesse caso, talvez fazer uma caminhada ou ir a ambientes mais descontraídos ajude.

Fatos, não suposições

Concentre-se na mensagem que deseja transmitir. É importante que o feedback se concentre no desempenho da pessoa baseado nos objetivos e metas que estabeleceram juntos no início do período a ser avaliado.

Permaneça do seu lado da rede, evite tentar traçar suposições ou tirar conclusões sem ter todos os fatos. Se tem alguma dúvida ou quer saber algo, pergunte de forma objetiva. Procure entender como a pessoa enxerga os fatos, qual a ótica dela, e deixe ela entender a sua. Os conceitos da CNV — Comunicação Não Violenta podem ser úteis nesse momento.

CNV é um modo de se expressar, desenvolvido pelo psicólogo Marshall B. Rosenberg, que busca aprimorar os relacionamentos interpessoais, nos ligando as nossas necessidades e as dos outros, com a finalidade de falar sem machucar e ouvir sem se ofender. Trata-se de uma abordagem que pode ser aplicada a todos os níveis de comunicação, nos mais variados contextos.

Elabore um plano de ação

A preparação do feedback precisa ser bem estruturada. Ir para uma reunião sem planejamento anterior diminui as chances do momento ser eficaz e valioso. É fundamental estar atento a alguns pontos importantes: levantar os dados, analisar essas informações, estabelecer um diagnóstico e elaborar um plano de ação. Registre o feedback e pontos importantes que precisam ser abordados, não confie apenas na memória.

Atenção: Se preparar para o feedback é importante, mas não podemos esquecer que escutar e levar em consideração o que a outra pessoa fala é tão importante quanto. Tudo que é preparado com antecedência é para ajudar e não para ser imposto sem levar em consideração o que acontece no momento da reunião.

Não entregue apenas o feedback, mas estabeleça o apoio. Pergunte para o seu colaborador “em que eu posso te ajudar? O que você espera de mim?”. Quando tem essa relação, é mais confortável para o outro receber até um feedback com o objetivo de mudar um comportamento.

Administre as emoções

Emoções são importantes, pois transmitem ênfase e permitem que os outros saibam que são valorizados. As experiências emocionais duram mais na memória e são mais fáceis de relembrar.

Um fato importante é que nem sempre o feedback é transmitido de forma consciente, e o inconsciente, como as expressões faciais e a postura corporal, deve sempre ser levado em consideração. Evite cruzar os braços, procure olhar sempre nos olhos e manter toda a sua atenção na conexão com a outra pessoa.

Lembre-se: O que você fala precisa ser coerente com o que seu corpo expressa. A comunicação precisa ser clara.

Ensaie e repita

É importante criar o hábito de dar e receber feedbacks para fazê-lo com eficácia. Portanto, tenha mais momentos de feedbacks, constantes ou formais, com seus liderados ou pares e peça por feedbacks também. Em casos de conversas difíceis, treine bastante e com antecedência.

Qual é a hora de dar o feedback?

Como regra geral, se a pessoa espera por um feedback pode ser o momento de dá-lo. Além disso, o feedback é valioso para reforçar comportamentos ou ações, por exemplo quando o trabalho é bem feito ou alguma iniciativa é bem vista.

O feedback também é útil para impulsionar ou ajudar a direcionar a carreira do colaborador, nesse momento, entender os objetivos profissionais da pessoa é essencial.

Por fim, o feedback é necessário quando um problema ou um erro que aconteceu não pode ser ignorado.

E quando evitar o feedback?

O primeiro passo é entender se você conhece todo o contexto e se está com fatos nas mãos ou apenas suposições, feedbacks sem fundamento geram atritos e perca de confiança, então cuidado.

Um ponto importante é evitar feedbacks, principalmente negativos, se a pessoa estiver emocionalmente vulnerável ou se você pretende abordar fatores ou comportamentos que não podem ser modificados facilmente.

O próximo passo é se certificar que você tem um plano de ação ou solução eficiente para o que vai ser apontado. Por fim, procure fazer isso apenas quando tiver com tempo e paciência para tratar a situação.

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• Como dar más notícias e como reconhecer um trabalho de forma significativa? Vamos enquadrar o feedback e ajudar as pessoas a crescer.

Referências

A arte de dar feedback — Harvard Business Review, 2019

Guia Prático para A Comunicação Não Violenta: Link

Feedback sem tabu: Link

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