Como um workshop ajudou o time de Hardware da SumUp a ter métricas ágeis relevantes

Escrito por Ana Carolina Lopes e Glauber Vicari.

Ter métricas ágeis acionáveis e efetivas é (ou deveria ser) o sonho de todo time de engenharia e produto. Metrificar é uma maneira de monitorar a forma como desenvolvemos software e ajudar a identificar gargalos e oportunidades. Como já dizia um antigo ditado, “quem não mede não gerencia”.

Embora seja algo positivo, falar sobre métricas pode ser polêmico às vezes, já que não são necessariamente óbvias para todo mundo. Além disso, quando usadas sem um objetivo específico, fica difícil entender sua relevância.

Pra quem conhece o livro “Lean Startup” (“A Startup Enxuta”), do Eric Ries, vai lembrar do que ele chama de “métricas de vaidade”. Em resumo, métricas de vaidade são aquelas que não trazem necessariamente “respostas corretas”, mas que validam algum de nossos vieses. Um exemplo pode ser o número de acessos no seu website: isso não significa necessariamente que você ganhou mais clientes, ou que eles geraram algum tipo de valor pro seu produto ou serviço.

Antes de qualquer coisa, a motivação

Há algum tempo vínhamos discutindo a utilidade das nossas métricas no time de hardware aqui na SumUp. Alguns times tinham métricas estabelecidas (como throughput e cycle time), mas não estavam usando esses dados para nenhuma discussão relevante, o que fazia com que o processo todo parecesse inútil.

Depois de um tempo, pareceu que falar sobre elas e revalidá-las fazia sentido. Mas como? A resposta foi ir em busca do entendimento “do que elas respondem” e se essa “resposta” é importante pro time. E foi daí que surgiu a ideia de fazer um “workshop de métricas”.

Como organizamos?

Antes de começar a organização em si, concluímos que o resultado esperado deveria ser a resposta de alguma “pergunta relevante” para o dia-a-dia do time.

Depois, acabamos concordando que, se o time fosse capaz de gerar uma métrica ao final do exercício, isso já seria suficiente para o trimestre seguinte. Uma métrica que funciona vale mais do que várias que ninguém usa!

Outro combinado importante foi ter a certeza de que a discussão sobre a métrica fosse possível durante uma sessão já existente do time, como uma “review” ou “retrospectiva”, a fim de o time manter seu tracking e monitoramento.

Mas chega de papo e vamos ao que interessa. Como fizemos?

Dividimos nosso workshop em algumas fases. Vamos a elas:

Parte 1: O que é mais importante?

De forma a guiar a escolha das métricas para as respostas desejadas e não para as métricas em si, na primeira parte do workshop, oferecemos uma lista de “afirmações” relacionadas às práticas de “Produto & Design”, “Tech” e “Processos e Pessoas”.

Pedimos que as pessoas do time classificassem individualmente quais afirmações consideravam mais relevantes sob seu ponto de vista, através de uma votação. Para a votação, usamos a ferramenta do Miro, que contabilizou os votos, e ajudou a fazer com que ninguém tentasse “manipular” o resultado votando 3 vezes na mesma opção

Achamos que seria mais produtivo oferecer opções pré-prontas, com dores coletadas em conversas ao longo do tempo, mas deixamos a opção de adicionar novos cards, caso o time lembrasse de outra coisa.

Com o resultado em mãos, conseguimos descobrir o que é mais importante pro time e seguimos pro próximo passo.

Parte 2: Definindo a prioridade

Aqui, a ideia foi colocar (pelo menos) as 3 afirmações mais votadas em destaque e posicioná-las numa matriz de “importância vs facilidade de coleta de dados”, ilustrada na imagem abaixo.

Nessa etapa foi necessária uma discussão entre o time para alinhar o entendimento sobre o significado da afirmação e a decisão da posição que melhor representava o tema.

Os eixos são “Importância” e “Facilidade de coleta”, justamente para que o time consiga focar primeiro no que consiga trazer valor perceptível.

Em nosso exemplo, o item do quadrante 2 representa o que deveria receber mais atenção do time, pois é fácil de coletar e tem muita importância.

Parte 3: Descobrindo as métricas

Nessa parte, descobrimos quais perguntas gostaríamos de responder. Com isso, a discussão entrou em uma questão mais prática: Como medir?

Aqui valia trazer métricas conhecidas, como um “Throughput” ou mesmo inventar a sua própria métrica, com sua própria fórmula.

O importante é que a métrica responda a afirmação de forma objetiva.

Parte 4: De onde podemos coletar essas métricas?

Para concluir o workshop, os times identificaram de onde poderiam coletar essas métricas, se já existia alguma ferramenta disponível ou se teriam que construir algo.

Além disso, foi o momento de recapitular alguns outros pontos importantes, como a fórmula e o objetivo final ao acompanhar aquela métrica.

Feedbacks e resultados obtidos

Os feedbacks sobre a dinâmica foram positivos e muito relacionados à oportunidade de discutir as dores do time. Assim, foi possível encontrar algo que fizesse sentido pro contexto de cada time e não usar métricas em vão.

Todos os times conseguiram chegar a pelo menos uma métrica, compartilhada com os demais ao final do workshop.

Como próximos passos, acompanharemos as métricas nas sessões de retrospectivas e compartilharemos avanços e aprendizados, para que possamos introduzir aos poucos novas métricas de acordo com a necessidade.

Conclusão

Nem sempre uma métrica que é importante para um time é também para o outro. Por isso, é preciso identificar que perguntas querem ser respondidas. Só assim, o time consegue definir as métricas relevantes em seu contexto.

Pode ser mais valioso acompanhar uma única métrica que seja significativa para o contexto do time do que inúmeras métricas que não trazem nenhum valor agregado para as discussões sobre melhorias.

E se você quiser aprender um pouco mais sobre métricas ágeis, fica a indicação de alguns conteúdos legais para começar:

• “Métricas Ágeis: Obtenha melhores resultados em sua equipe” — Raphael Albino
• “Lean Startup” (“A Startup Enxuta”) — Eric Ries